thuật xi măng.
Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, việc hạch toán khoản thanh toán với khách hàng trở nên đơn giản hơn rất nhiều do có máy tính hỗ trợ.
Công tác kế toán các khoản phải thu phải thờng xuyên theo dõi công nợ từng khách hàng để thu hồi vốn kịp thời.
* Tài khoản sử dụng:
TK 131 “Phải thu của khách hàng”.
Đối với TK này, công ty xây dựng hệ thống tài khoản theo quy tắc: TK 1311: Phải thu các DN thuộc nội bộ TCT.
TK 1314: Phải thu các DN thành phần kinh tế khác. Đồng thời, tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng thành phần kinh tế khác:
TK 1314101 : Các trung tâm bán xi măng. TK 1314102 : Văn phòng công ty.
…..
Ngoài ra, còn các tài khoản liên quan khác nh: TK 5111, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 9111…
* Trình tự kế toán phải thu của khách hàng.
Hàng ngày, kế toán bán hàng phải theo dõi cập nhật sổ sách tình hình bán hàng toàn công ty
Cuối tháng, khi hạch toán doanh thu bán hàng, máy sẽ chuyển số liệu phản ánh khoản phải thu khi bán hàng vào Sổ cái và Sổ chi tiết của TK 131.
Trong tháng, khi khách hàng thanh toán tiền hàng.
- Đối với tiền khách hàng trả đã nhập quỹ công ty, kế toán tiền mặt lập phiếu thu hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào các chứng từ đó, hai bộ phận kế toán này phản ánh số đã thu vào máy theo quy trình sau:
Phiếu thu Nhập dữ liệu vào máy Máy chuyển số liệu tự động (Giấy báo Có) theo trình tự trên vào Sổ cái và Sổ chi tiết TK131 - Đối với tiền khách hàng đã trả còn đang đi đờng, cuối tháng căn cứ vào Bảng kê tiền khách hàng đã trả còn đi đờng (Biểu 2.14), kế toán tiến hành vào máy nh trình tự trên.
Biểu 2.14
Bảng kê tiền khách hàng đã trả còn đI đờng tại khu vực Hà Nội (Trích)
Tháng 12 năm 2005
Ngày Tên khách hàng Số sec, UNC Số tiền
I Phòng tiêu thụ 1 Công ty xây dựng số 4- TT3 UNC 30.000.000 2 Công ty TNHH Xuân Sơn-TT9 81996 28.023.750 …. ….. 15 Công ty xây dựng số 2- TT5 576879 85.808.250 … …. Cộng 2.541.241.325
Theo TG250 ngày 1/12/05, ngày ghi sổ 1.12/05, thu tiền xi măng (UNC) công ty cổ phần Xuân Sơn do trung tâm 1 bán hàng số tiền 150.000.000.
Kế toán vào máy:
Từ màn hình giao dịên chung, chọn “Nhập chứng từ”, đánh dấu vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo các thông số: về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu, Diễn giải.
Ô “Tài khoản” :Nhập 13141011.
Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ.
Ô “Phát sinh Có” :Nhập số tiền 150.000.000, ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 1121.
Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Nợ” : Máy sẽ tự hiện số liệu. ấn Enter.
Máy sẽ kết xuất số liệu sang sổ chi tiết TK 13141011, sổ cái TK 131. Cuối tháng, kế toán in ra sổ chi tiết và sổ cái để theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng và của toàn công ty.