* Kiến nghị 1:
Trong hình thức sổ tổng hợp, công ty chỉ mở sổ NKC mà không mở các Nhật ký đặc biệt. Trong phần hành kế toán tiêu thu và xác định kết quả kế toán (KT) nên mở Nhật ký bán hàng. Việc mở Nhật ký này sẽ giúp cho kế toán cập nhật tình hình tiêu thu hàng hoá thành phẩm theo hình thức bán chịu đợc kịp thời. Đồng thời giúp cho việc quản lý công nợ tốt hơn.
Sổ Nhật ký bán hàng (NKBH), dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng, theo hình thức thu tiền sau (bán chịu). Trờng hợp ngời mua trả tiền trớc thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này. Số tiền ghi vào sổ này là số tiền cha có thuế GTGT (đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).
Là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh phơng thức bán chịu là chủ yếu thì việc mở NK đặc biệt là rất cần thiết, gọn nhẹ, phù hợp.
VD: Nhật ký bán hàng tháng 3 đợc ghi nh sau: Nhật ký bán hàng Tháng 3 năm 2003 Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Phải thu từ ngời mua (nợ
tk131)
Ghi có tài khoản doanh thu Số hiệu Ngày tháng Hàng hoá Thành phẩm 070051 Bán thành phẩm 157.300.000 157.300.000 Bán thành phẩm 150.700.000 150.700.000 Cộng chuyển sang trang sau
Kiến nghị 2: Mở sổ theo dõi tổng hợp doanh thu và sổ chi tiết bán hàng theo từng phơng thức tiêu thụ
Hiện nay để theo dõi doanh thu công ty sử dụng 3 tài khoản cấp II. - tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hoá
- Tài khoản 5112: Doanh thu bán hàng thành phẩm - Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Mỗi một tài khoản cấp II đợc mở một sổ chi tiết bán hàng. Sổ cái TK 511 theo dõi chung, nhng cách theo dõi cha khoa học mà chỉ sao chép lại các sổ chi tiết. Để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, giúp cho nhà điều hành nhìn nhận tổng hợp về tình hình doanh thu chi phí đợc thuận lợi hơn công ty nên mở sổ tổng hợp theo dõi nh sau:
Tháng Tổng doanh
thu Thành phẩm Chia raHàng hoá Dịch vụ
Tháng 1 Tháng 2
Tháng 3 3.034.528.253 668.444.000 2.260.810.710 105.273.543 Cộng
- Cùng với việc lập sổ tổng hợp doanh thu, để theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm. Công ty nên theo dõi riêng doanh thu theo từng phơng thức tiêu thu. Việc theo dõi doanh thu theo từng phơng thức tiêu thụ này sẽ cung cấp cho lãnh đạo có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tiêu thụ của công ty. Đồng thời có ph- ơng hớng tìm kiếm những phơng thức bán hàng nào đem lại hiệu quả, mang lại doanh thu cao, và loại bỏ đợc những phơng thức bán hàng không tối u.
Cụ thể từ sổ Nhật ký chi tiết bán thành phẩm, công ty có thể chia thêm cột để thuận lợi cho việc theo dõi
Chứng từ Diễn giải Số hiệu
TK ĐƯ Tổng Phơng thức tiêu thụ Trực
tiếp đại lýQua Bán lẻ
2 3 4 5 6 7 8 9
BCBH 04/03 Doanh thu cửa hàng
bán lẻ 1111 1.480
070058 15/03 Doanh thu đồng phục
QLB 131 70.000 70.000
TTĐL 25/03 Doanh thu sơ mi nam 131 8100 8100
Cộng 78.100 70.00 8100 1480
Ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
* Kiến nghị 3: Mở sổ chi tiết theo dõi số lợng thành phẩm công ty gửi bán, kế toán nên sử dụng một loại sổ nữa bên cạnh sổ cái TK 157 (Hàng gửi bán). Sổ này sẽ theo dõi chi tiết tình hình tiêu thu thành phẩm ở từng đại lý, sau đó cuối tháng, kế toán tổng hợp lại thành bảng kê. Bảng kê này sẽ giúp cho công ty quan sát toàn bộ diễn biến của quá trình tiêu thụ ở tất cả các đại lý:
Bảng tổng hợp tình hình hàng gửi bán
Tháng năm
Tên đại lý Số d đầu kỳ Ghi nợ TK 157 Ghi có TK 157 Số d cuối kỳ
Cộng
* Kiến nghị 4: Mở sổ chi phí sản xuất kinh doanh cho TK chi phí BH và chi phí QLDN
Nh trên đã trình bày việc mở các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để theo dõi các khoản chi phí QLDN là trùng lặp không khoa học khiến cho việc ghi chép nhiều lần, vừa tốn thời gian vừa không đáp ứng đợc việc cung cấp thông tin nhanh. Để khắc phục những đặc điểm trên công ty nên mở sổ chi phí sản xuất kinh doanh theo mẫu dới đây thay cho việc mở sổ cái và sổ chi tiết nh công ty đang sử dụng
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Tài khoản 641: chi phí bán hàng
Ngày thán g ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải Tên TK ĐƯ
Ghi nợ các tài khoản Số hiệu Ngày thán g Tổng số tiền Chia ra 6411 6412 6413 6414 6417 6418 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số d đầu kỳ Cộng số PS Ghi có TK 641 Số d cuối kỳ