III. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lơng tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật
c. Thủ tục trích BHXH, BHYT phải trả CNV.
Quỹ BHXH là khoản tiền đóng góp của ngời sử dụng lao động và ngời lao động cho tổ chức xã hội đã để trợ cấp trong cả trờng hợp họ mất đi khả năng lao động nh ốm đau, thai sản, mất sức .…
Theo chế độ hiện hành BHXH đợc hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp thờng xuyên của ngời lao động
thực tế trong kỳ hạch toán. Những khoản trợ cấp thực tế cho ngời lao động tại doanh nghiệp trong các trờng hợp họ bị ốm, tai nạn, nghỉ đẻ Đ… ợc tính toán trên cơ sở mức lơng ngày của họ và thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi ngời lao động nghỉ hởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng ngời và từ các phiếu nghỉ BHXH kế toán lập bảng thanh toán BHXH. BHXH trích đợc trong kỳ sau khi trừ đi các khoản phụ cấp cho ngời lao động tại doanh nghiệp phần còn lại phải nộp vào quỹ BHXH.
Theo quyết định số 1141 ngày 1/11/1994 của Bộ tài chính chứng từ kế toán BHXH gồm:
- Biên bản xác nhận tai nạn lao động… - Phiếu nghỉ hởng BHXH
- Thanh toán trợ cấp BHXH… ….
Căn cứ vào các chứng từ tính BHXH theo chế độ quy định kế toán tập hợp thanh toán trợ cấp BHXH cho từng công nhân viên theo từng mức lơng và tỷ lệ % trợ cấp BHXH đợc hởng.
Quy định về mức hởng BHXH ở công ty nh sau:
* Đối với trợ cấp ốm đau: Khi có xác nhận của y tế vì lý do ốm đau của ngời lao động:
- Quy định về thời gian hởng trợ cấp ốm đau trong 1 năm nh sau:
Tại các phòng ban: Nếu ngời lao động đóng BHXH dới 15 năm thì đợc nghỉ 30ngày/năm. Nếu đóng BHXH trên 15 năm thì đợc nghỉ 45 ngày/năm.
Tại các phân xởng công trờng sản xuất nặng nhọc thì nghỉ 40 ngày nếu ng- ời lao động đóng BHXH dới 15 năm. Còn nghỉ 60 ngày/năm nếu đóng BHXH trên 15 năm.
Mức trợ cấp trong khoảng thời gian trên là 75% lơng cơ bản.
Mức trợ cấp = Lơng cơ bản x Số ngày nghỉ x 75% 26
- Về thời gian nghỉ: nghỉ 15 ngày đối với con dới 36 tháng tuổi, nghỉ 12 ngày đối với con trên 36 tháng tuổi. Mức trợ cấp 75% lơng cơ bản.
- Thời gian nghỉ: nghỉ khám thai 3 lần, mỗi lân 1 ngày. Trờng hợp đặc biệt nghỉ 60 ngày, nếu thai trên 3 tháng nếu sinh đôi nghỉ 120 ngày, đối với khối phòng ban. Còn nghỉ 150 ngày đối với các đội sản xuất. Nếu sinh 1 lần nhiều con thì từ con thứ 2 ngời mẹ đợc nghỉ thêm 39 ngày.
Mức trợ cấp 100% lơng cơ bản.
Ngời lao động nếu có 20 năm đến 30 năm đóng BHXH đợc cấp 1 tháng l- ơng, nếu đóng BHXH từ 30 đến 50 năm đợc hởng trợ cấp 2 tháng lơng, nếu BHXH trên 35 năm đợc hởng trợ cấp 3 tháng lơng.
- Mức trợ cấp đợc hởng mỗi tháng là 55% trên lơng đóng BHXH bình quân năm. Cứ thêm 1 năm đóng BHXH đợc cộng thêm 2% và tối đa là bằng 75% lơng đóng BHXH bình quân.
Để thanh toán tiền lơng và tiền công hàng tháng kế toán phải lập các bảng trừ vào lơng của ngời lao động toàn Công ty. Khi ngời lao động nghỉ ốm hay nghỉ đẻ, ban y tế cơ quan thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị thì lập Giấy chứng nhận nghỉ hởng BHXH để làm căn cứ xác định số ngày đợc nghỉ của ngời lao động để tính trợ cấp BHXH trả thay lơng theo chế độ quy định.
Trợ cấp ốm đau thai sản khi ngời ốm đau thai sản nghỉ việc thanh toán trợ cấp giữa ngời lao động gián tiếp hay trực tiếp theo quy định của BHXH.
Trờng hợp thanh toán cho chị Hng nhân viên phòng hành hcính của Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật nghỉ việc do thai sản sẽ đợc thực hiện nh sau:
Phiếu nghỉ hởng BHXH
Họ tên: Nguyễn Thị Hơng Tuổi: 25
Tên cơ quan ytế Ngày đến khám Lý do Số ngày nghỉ Xác nhận y tế Y tế bộ phận Từ Đến Tổng số
Bệnh viện nhi 30/3/03 Sinh con
2/4/04 2/6/04 2tháng
Phần trợ cấp BHXH
Họ và tên: Nguyễn Thị Hng Nghề nghiệp: nhân viên
Tiền lơng đóng BHXH : 423.400đ
Số ngày nghỉ: 2tháng
Mức trợ cấp: 100%
Tổng số tiền trợ cấp: 423.400 x 2= 846800đ
Bằng chữ: (tám trăm bốn mơi sáu nghìn, tám trăm đồng)
Ngời lĩnh tiền
Kế toán
Ngày . tháng . năm… …
Thủ trởng đơn vị
Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí các phiếu hởng BHXH lên phòng kế toán và tiến hành lập bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH để thanh toán BHXH cho ngời lao động.
Quá trình hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lơng ngoài TK334 còn có TK338 và các tài khoản chi tiết của TK này.
Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: đ
Chứng từ Nội dung Số hiệu Số tiền
Số Ngày Nợ Có 31/3/04 BHXH trả thay lơng 334 846.800 338 846.800 Cộng 846.800 846.800 Ngời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào bảng thanh toán lơng kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ để dựa vào chứng từ ghi sổ lập sổ cái TK334 và TK338.
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Mẫu số: S03 SKT/DNN–
Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính
Sổ cái
Năm 2004
Tên tài khoản: phải trả CNV
TK: 334
Ngày GS Chứng từ Diễn giải SHTK
ĐƯ
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
D đầu kỳ 500.000.000
30/1/04 01 29/1 Trả lơng T1 cho đội 1 111 50.410.000 30/1/04 02 29/1 Trả lơng T1 cho các ban 111 30.097.650 25/2/04 04 20/2 Tạm ứng lơng cho đội số 9 141 50.000.000 31/3/04 59 31/3 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lơng 338 1.060.008 31/3/04 61 31/3 - Chi lơng T3 cho CNV
….. 111 217.631.505 111 217.631.505 Cộng 400.000.000 Số d cuối kỳ 100.000.000 Ngày …… tháng…… năm Ngời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật Mẫu số: S03 – SKT/DNN Ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 của
Bộ tài chính
Sổ cái
Năm 2004
Tên tài khoản: phải trả CNV
TK: 338
Ngày GS Chứng từ Diễn giải SHTK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có D đầu kỳ 90.000.000 21/1/04 01 18/1 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 111 10.586.990 1.060.008 30/1/04 03 29/1 Khấu trừ BHXH, BHYT ….. 334 1.060.008
30/3/04 59 30/3 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lơng 334 4/4/04 62 30/3 Nộp BHXH, BHYT ….. 111 41.551.387 Cộng 60.000.000 Số d cuối kỳ 20.000.000 Ngày …… tháng…… năm Ngời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) d. Hạch toán các khoản thu nhập của ngời lao động.
Trong quá trình lao động không chỉ có nguyên khoản lơng đợc hởng hàng tháng tơng ứng với sức lao động của mình bỏ ra mà còn có một số khoản thu nhập khác nh: khen thởng. v. v. các khoản này sẽ là đòn bẩy kinh tế khuyến khích lao động hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả lao động.
Ngoài chính sách khen thởng thì còn phải nói đến chính sách xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động. Do không làm triệt để quá trình xây dựng nên phân phối lợng công việc bị trì trệ dẫn đến thất thoát nguồn tài chính của công ty.
Đối với khối cơ quan công ty nếu nghỉ nhiều ngày không có lý do thì ngời lao động phải chịu số tiền phạt theo quy định. Nếu nghỉ quá số ngày giới hạn cao nhất ngời lao động có thể bị đình chỉ công tác buộc phải thôi việc. Khi nghỉ quá
chức hành chính, phòng này theo dõi quy định phát và lập biên bản xứ lý với sự có mặt của ngời lao động làm chứng và dựa vào đó để định mức phạt, ghi só tiền phạt vào biên bản. Khi lập biên bản và các thủ tục xong, trởng phòng TC-HC ký tên và nộp lên phòng tài vụ công ty để tiến hành thanh toán khấu trừ vào lơng của ngời lao động. Vì quyền lợi của mình nên ngời lao động luôn phải tuân theo quy định, chế độ làm việc nghiêm túc của công ty đề ra.
Việc hạch toán ghi sổ các tài khoản phạt với ngời lao động đợc tiến hành t- ơng tự với trình tự hạch toán các khoản trích theo lơng với nguyên tắc ghi giảm l- ơng ngời lao động và ghi tăng các khoản thu cho công ty.
Tóm lại việc tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật đợc tiến hành ở phòng tài vụ của công ty, kế toán ở các đội cũng tham gia vào việc hạch toán tiền lơng nhng có vai trò nh một kế toán chi tiết tiền lơng ở từng đơn vị. Việc ghi sổ sách tập trung tại phòng tài vụ công ty tiện cho việc kiểm tra đối chiếu so sánh số liệu kế toán trên công ty. Đồng thời công ty luôn phải chỉ đạo, đôn đốc các đội trực thuộc để tránh tình trạng xấu đối với quá trình hoạt động của công ty.
Phần IV
Phân tích và phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng nầng cao hiệu quả sử dụng lao động ở công
ty cổ phần Hoa Việt
