II. Một số biện pháp kiến nghị góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán
3. Kế toán và quản lý sử dụng các quỹ tập trung của Tổng công ty
3.2. Quỹ hỗ trợ trồng rừng thuộc quỹ khen thởng tập trung
Trong năm qua có những khoản chi: ứng svốn cho TTNC cây NL Giấy, Cty Giấy Vĩnh Phú, Cty Giấy Đồng Nai, ghi giảm quỹ hỗ trợ trồng rừng. Nh vậy:
- Quỹ hỗ trợ trồng rừng đã không đợc sử dụng đúng mục đích nh là quỹ khen thởng cho hoạt động lâm sinh.
- Kế toán đã ghi sai bút toán. Với những khoản chi có tính chất tơng tự nh trên kế toán nên hạch toán vào tài khoản 411 (4113).- Nguồn vốn rừng, hoặc theo nh đúng chế độ đối với doanh nghiệp có hoạt động khai thác và chế biến lâm sản thì hạch toán bằng cách ghi giảm quỹ đầu t phát triển:
Nợ TK 414 (41412): 3.076.271.361đ - Quỹ đầu t phát triển tập trung. Có TK 112: 3.076.271.361đ
Tại văn phòng Tổng công ty ở phía Bắc và phía Nam nên tập hợp chi phí quản lý chi tiết hơn cho TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tức là những khoản chi phí quản lý đợc kết chuyển cuối kỳ vào TK 451 “Quỹ quản lý cấp trên” phải đợc tổng hợp riêng và những khoản chi phí quản lý đợc kết chuyển vào TK 911 “Kết quả kinh doanh” tổng hợp riêng, hoặc kế toán phải phân bổ cho bộ phận sản xuất kinh doanh. Bởi vì cơ quan Tổng công ty có hoạt động kinh doanh XNK nên những khoản chi phí quản lý cho hoạt động kinh doanh phải đợc hạch toán cụ thể, chính xác và phải đợc kết chuyển vào TK 911 đến cuối kì, cụ thể là việc xác định đối tợng tập hợp chi phí và các nghiệp vụ phát sinh chi phí cho phòng XNK của Tổng công ty và các chi phí khác có liên quan đến XNK. Hiện nay ở Tổng công ty không có bút toán kết chuyển TK 642 vào TK 911 mà chỉ có bút toán kết chuyển vào TK451 nh vậy là không đúng theo chế độ kế toán. Việc không kết chuyển một phần chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK911 làm cho số lãi của cơ quan TCTy hàng năm đợc xác định là không chính xác (làm tăng lãi). Vì vậy kế toán phải kết chuyển cuối kỳ nh sau:
Nợ TK 911.
Có TK 642: Chi phí quản lý cho hoạt động XNK. Và:
Nợ TK 451.
Có TK 642: Chi phí quản lý cho bộ máy TCTy.
Trờng hợp kế toán không tập hợp trực tiếp đợc các khoản chi phí quản lý liên quan trực tiếp đến hoạt động XNK thì kế toán phải phân bổ chi phí theo phơng pháp phân bổ gián tiếp. Thực chất quản lý là quản lý con ngời, bên cạnh đó phòng xuất nhập khẩu là phòng có số lợng nhân viên đông nhất trong cơ quan TCTy, vì thế kế toán nên lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ là chi phí nhân công trực tiếp. Trong trờng hợp này là số tiền lơng thực tế của nhân viên phòng XNK. Công thức xác định số chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển vào TK 911 nh sau:
Cụ thể trong năm 2002, tổng chi phí tập hợp trên sổ TK 642 là: 4.420.996.860đ, tiền lơng của toàn cơ quan TCTy trong quý là: 5.680.954.395đ trong đó tiền lơng của phòng XNK là: 991.644.000đ. Ta có số chi phí quản lý doanh nghiệp phải kết chuyển vào TK 911 quý IV là:
Nh vậy quỹ quản lý cấp trên thực sự mới đợc quản lý tốt và sử dụng đúng mục đích và sổ chi tiết TK451- từ 1/10/2002 đến 31/12/2002 đợc ghi lại nh sau:
Sổ chi tiết TK 451. Quỹ quản lý cấp trên.
Từ ngày 1/10 đến 31/12.
ĐVT: đồng
Ngày
tháng SốHCT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có
D đầu kỳ 2.987.082.623
10/10 20021874 NL Đồng Nai nộp 112 150.000.000
15/11 20021885 Giấy Việt Trì 111 150.000.000
22/11 20021890 Giấy Tân Mai 111 950.000.000
18/12 20022013 CT giấy ĐN 112 250.000.000
31/12 Kết chuyển 642 1.918.247.122
Cộng PS 1.918.247.122 1.500.000.000
Cuối kỳ 2.161.907.741
Ngày...tháng... năm 2002.
Ngời lập biểu Kế toán trởng. Thủ trởng đơn vị.
(Ký) (Ký) (Ký và đóng dấu)
4. Lợi nhuận ch a phân phối.
Trong nhiều năm qua nói chung và năm 2002 nói riêng, số lỗ luỹ kế toàn TCTy là rất lớn. Có nhiều đơn vị liên tục thua lỗ trong mấy năm liền. Vì vậy TCTy nên có chính sách xử lý lỗ cho các đơn vị thành viên nh: trừ vào nguồn
x Tiền lương của
phòng XNK Tổng chi phí QLDN đã tập hợp phân bổ
Tổng tiền lương của VP TCTy
4.420.996.860 5.680.954.395
vốn kinh doanh, hoặc dùng quỹ dự phòng tài chính của các đơn vị thành viên để bù đắp. Cụ thể là có bút toán ghi:
Nợ TK 415.
Có TK 421.
Nếu Tổng công ty có quyết định trừ vào nguồn vốn kinh doanh thì ghi: Nợ TK 411.
Có TK 421
Ví dụ nh Công ty Diêm Hoà Bình năm 2002 lỗ: 678.366.581đ. Nếu Hội đồng quản trị có quyết định số lỗ này đợc bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính thì kế toán ghi:
Nợ TK 415: 678.366.581đ
Có TK 421: 678.366.581đ
Đối với cơ quan TCTy, cùng với việc thực hiện phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho bộ phận XNK, kế toán xác định lại số lỗ, lãi hàng kỳ để đánh giá thực chất lỗ lãi trong kỳ để có biện pháp quản lý, phân phối lợi nhuận.
5. Sổ kế toán và ph ơng pháp ghi sổ kế toán.
TCTy áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tính, nhng trên sổ cái các tài khoản không phản ánh đợc hình thức chứng từ ghi sổ (không phản ánh đợc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống, không có cột chứng từ ghi sổ: số hiệu, ngày tháng).
Mặc dù kết cấu mẫu sổ ảnh hởng bởi phần mềm kế toán nhng nh thế phần mềm kế toán và phơng pháp ghi sổ kế toán cha thống nhất. Vì vậy kế toán nên sử dụng mẫu sổ cái tài khoản nh sau để tiện cho công tác quản lý, kiểm tra thông tin kế toán đợc nhanh, thuận tiện, chính xác.
Sổ cái TK...
Từ ngày... đến ngày... năm... Ngày
ghi
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK
ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số d đầu kỳ ….. …….. ……. ………. ……. ……… …….. Cộng phát sinh …….. ……
Số d cuối kỳ …….. ………. Ngày tháng .năm..… …
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Tổng giám đốc
(Ký) (Ký) (Ký, đóng dấu)
Bên cạnh đó bộ máy kế toán của TCTy đợc chia làm hai nơi: Khu vực phía Nam và văn phòng tại phía Bắc nh thế là rất phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn TCTy. Nhng do cách xa về địa lý và việc nối mạng của hệ thống máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi nên ảnh hởng tới tiến độ lập báo cáo tài chính toàn TCTy vào cuối quý, cuối niên độ kế toán. Vì vậy, TCTy nên thực hiện nối mạng giữa các trung tâm máy tính ở các phòng tài chính kế toán với nhau. Để làm đợc việc đó ở các đơn vị thành viên phải đảm bảo sự đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ kế toán, tự động hoá trong tính toán và hệ thống hoá, việc cung cấp thông tin phải đợc thực hiện tự động và đồng bộ trên máy tính theo các chơng trình phần mềm đã cài đặt.
Kế toán nguồn vốn và các quỹ của TCTy do kế toán tổng hợp văn phòng theo dõi nên hiện tợng “quá tải” trong công việc vào cuối kỳ kế toán dẫn đến sự chậm trễ tổng hợp số liệu chuyển cho kế toán tổng hợp toàn ngành là thờng xảy ra. Để khắc phục tình trạng này không chỉ có sự nỗ lực của bản thân kế toán tổng hợp văn phòng mà cần có sự phối kết hợp với các đơn vị thành viên và các bộ phận kế toán trong TCTy.
Kết luận
Tổng công ty giấy Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn, do Thủ tớng Chính phủ quyết định thành lập, đợc sử dụng vốn và các quỹ của Tổng công ty để phục vụ kịp thời các nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn vốn và có hiệu quả. Từ khi thành lập đến nay, Tổng công ty giấy Việt Nam đã và đang không ngừng hoàn thiện, đổi mới công tác quản lý cũng nh công tác kế toán nhằm thực thiện tốt hơn các mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nớc giao.
Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức kế toán Nguồn vốn chủ sở hữu và quản lý, sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu ở Tổng Công ty giấy, mặc dù thời gian không nhiều nhng đã giúp em hoàn thiện hơn kiến thức đã học trong trờng và có thêm kinh nghiệm thực tế trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguồn vốn chủ sở hữu nói riêng.
Vì thời gian thực tập có hạn, cha có kinh nghiệm thực tế nên bài Luận văn không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình viết. Em rất mong các thầy cô giáo cùng các cán bộ kế toán của Tổng Công ty góp ý kiến để em hoàn thiện hơn nữa khả năng của mình sau khi ra trờng.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Năng Phúc cùng các cô, chú trong phòng Tài chính- kế toán của Tổng công ty giấy Việt Nam đã giúp em hoàn thành bài Luận văn tốt nghiệp này..
Tài liệu tham khảo
1. Các quy định về tổ chức, hoạt động và hớng đổi mới doanh nghiệp Nhà nớc. Nhà xuất bản TP. HCM, 1994.
2. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh (2001). 3. Lý thuyết hạch toán kế toán.
4. Số 149/2001/QĐ-BTC: Quyết định của Bộ trởng Bộ tài chính về việc ban hành và công bố 04 CMKT Việt Nam( đợt 1).
5. Số 89/2002/TT-BTC: Hớng dẫn kế toán thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành theo QĐ số 149/2001/QĐ-BTC.
6. Số 55/2002/TT-BTC Thông t hớng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, áp dụng cho doanh nghiệp tổ chức có vốn nớc ngoài hoạt động tại Việt Nam.
7. Số 144/2001/QĐ-BTC: Quyết định của Bộ trởng Bộ tài chính về việc bổ sung, sửa đổi Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996.
8. Các chuẩn mực kế toán quốc tế. 9. Tạp chí kế toán Số 1/2003.
10. Điều lệ của Tổng Công ty Giấy.
11. Giáo trình kế toán tài chính - Trờng Đại học KTQD.
12. Kế toán đại cơng và tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp - Lê Gia Lục, Nhà xuất bản Thống kê, 1999.
13. Nghị định 52/CP ngày 2/8/1995 của Chính Phủ. 14. Nghị định số 59/CP ngày 3/10/1996 của Chính Phủ.
15. Thông t số 44/TC/TCDN của Bộ Tài Chính ngày 8/7/1997 hớng dẫn xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá trong DNNN.
16. Thông t số 62/1999 TT BTC của Bộ Tài Chính ngày 7/6/1999 hớng dẫn việc quản lý, sử dụng vốn và tài sản trong doanh nghiệp Nhà nớc.
17. Thông t số 64/1999 TT BTC ngày 7/6/1999 hớng dẫn chế độ phân phối lợi nhuận sau thuế và quản lý các quỹ trong DNNN.
18. Báo cáo tài chính năm 2001, 2002 của Tổng công ty Giấy Việt Nam. 19. Hệ thống sổ sách kế toán năm 2002 của Tổng công ty Giấy Việt Nam.
Bảng cân đối kế toán
Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Tổng công ty Giấy Việt Nam
ĐVT: Đồng
Tài sản MS Số đầu năm (đ) Số cuối kỳ (đ)
A B C D
a. Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn 100 280.663.470.246 475.435.911.144
I. Tiền 110 14.193.441.536 25.197.945.662
1. Tiền mặt tại quỹ (gồm cả ngân phiếu) 111 111 708.685.170 786.524.646 2. Tiền gửi ngân hàng 112 112 13.484.756.366 24.411.420.016 3. Tiền đang chuyển 113 113 - -
II. Các khoản đầu t tài chính ngắn hạn 120 5.000.000.000
1. Đầu t chứng khoán ngắn hạn 121 121 - 5.000.000.000 2. Đầu t ngắn hạn khác 128 128 - - 3. Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn 129 129 - -
III. Các khoản phải thu 130 241.801.016.504 404.807.985.217
1. Phải thu của khách hàng 131 131 148.057.985.617 285.708.350.279 2. Trả trớc cho ngời bán 331 132 34.173.221.438 18.011.752.676 3. Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ 133 133 - 737.481.920 4. Phải thu nội bộ 136 134 - - - Vốn kinh doanh ở đơn vị phụ thuộc 1361 135 - - - Phải thu nội bộ khác 1368 136 - - 5. Các khoản phải thu khác 138 138 60.453.151.655 101.889.552.692 6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 139 139 (883.342.206) (1.539.152.350)
IV. Hàng tồn kho 140 24.568.854.050 38.853.569.046
1. Hàng mua đang đi đờng 151 141 - - 2. Nguyên liệu, vật liệu tồn kho 152 142 - - 3. Công cụ, dụng cụ trong kho 153 143 - - 4. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 154 144 - - 5.Thành phẩm tồn kho 155 145 634.950.218 - 6. Hàng hoá tồn kho 156 146 24.216.214.350 19.301.614.033 7. Hàng gửi đi bán 157 147 - 19.551.955.013 8. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 159 149 (282.310.518) -
V. Tài sản lu động khác 150 100.158.156 1.576.411.219 1. Tạm ứng 141 151 100.158.156 385.881.219 2. chi phí trả trớc 1421 152 - - 3. Chi phí chờ kết chuyển 1422 153 - - 4. Tài sản thiếu chờ xử lý 1381 154 - - 5.Các khoản cầm cố, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn 144 155 - 1.190.530.000
VI. Chi sự nghiệp 160 - -
1. Chi sự nghiệp năm trớc 1611 161 - - 2. Chi sự nghiệp năm nay 1612 162 - -
Trong đó: + chi sự nghiệp - -
+ Chi đề tài, dự án - -
I. Tài sản cố định 210 6.434.067.725 8.445.720.955 1. Tài sản cố định hữu hình 211 6.434.067.725 8.445.720.955 - Nguyên giá 211 212 13.748.805.097 17.311.187.549 - Giá trị hao mòn luỹ kế 2141 213 (7.314.737.372) (8.865.466.594)
2. Tài sản cố định thuê tài chính 214 - -
- Nguyên giá 212 215 - - - Giá trị hao mòn luỹ kế 2142 216 - -
3. Tài sản cố định vô hình 217 - -
- Nguyên giá 213 218 - - - Giá trị hao mòn luỹ kế 2143 219 - -
II. Các khoản đầu t tài chính dài hạn 220 8.800.543.460 18.277.850.275
1. Đầu t chứng khoán dài hạn 221 221 1.000.000 9.478.306.815 2. Góp vốn liên doanh 222 222 8.799.543.460 8.799.543.460 3. Các khoản đầu t dài hạn khác 228 228 - - 4. Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn 229 229 - -
III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 241 230 324.735.126 2.565.009.406
IV. Các khoản ký quỹ, ký cợc dài hạn 244 240 - -
Tổng cộng tài sản 250 296.222.816.557 504.724.491.780
Nguồn vốn MS Số đầu kỳ Số cuối kỳ
A B C D
a. Nợ phải trả 300 256.452.214.767 434.275.001.302
I. Nợ ngắn hạn 310 227.238.168.894 217.844.225.575
1. Vay ngắn hạn 311 311 182.351.816.687 121.236.384.959 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 315 312 - - 3. Phải trả cho ngời bán 331 313 28.399.712.310 78.114.637.611 4. Ngời mua trả tiền trớc 131 314 104.158.824 3.174.767.359 5. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc 333 315 7.152.299.534 6.876.398.566 6. Phải trả công nhân viên 334 316 1.288.495.710 1.078.596.122 7. Phải trả các đơn vị nội bộ 336 317 - - 8. Các khoản phải trả phải nộp khác 138,338 318 7.941.685.829 7.363.440.956
II. Nợ dài hạn 320 27.345.801.029 201.498.995.568 1. Vay dài hạn 341 321 27.345.801.029 201.498.995.568 2. Nợ dài hạn 342 322 - - III. Nợ khác 330 1.686.244.844 14.931.780.159 1. Chi phí phải trả 335 331 1.686.244.844 14.931.780.159 2. Tài sản thừa chờ xử lý 3381 332 - - 3. Nhận ký cợc, ký quỹ dài hạn 344 333 - - b. nguồn vốn chủ sở hữu 400 39.770.601.790 70.449.490.478 I. Nguồn vốn Quỹ– 410 39.273.277.009 66.652.232.508
1. Nguồn vốn kinh doanh 411 411 26.117.258.793 49.689.686.155 2. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412 412 - - 3. Chênh lệch tỷ giá 413 413 2.784.100 - 4. Quỹ đầu t phát triển 414 414 7.850.991.160 11.351.430.306 5. Quỹ dự phòng tài chính 415 415 - 304.945.091 6. Lãi cha phân phối 421 416 (928.000) -
7. Nguồn vốn đầu t XDCB 441 417 5.303.170.956 5.303.170.956
II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 420 497.324.781 3.797.257.970
1. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 416 421 - 76.236.272 2. Quỹ khen thởng phúc lợi 431 422 136.610.149 649.343.423 3. Quỹ quản lý của cấp trên 451 423 353.562.965 2.933.618.743 4. Nguồn kinh phí sự nghiệp 461 424 - - - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trớc 4611 425 - -