Qua quá trình nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại TCTy Giấy nói chung và thực trạng tổ chức kế toán, tình hình quản lý sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu nói riêng, trong giới hạn khả năng nghiên cứu, xin trình bày một số nhận xét sau:
1. Ưu điểm.
+ Tổng Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức công tác kế toán nguồn vốn chủ sở hữu một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo đợc những yêu cầu của công tác kế toán. TCTy đã sớm tiếp cận với khoa học kỹ thuật, đa máy tính
vào phục vụ công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ phân công quản lý mang lại hiệu quả cao, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.
+ Trong điều kiện chế độ tài chính, chế độ kế toán có sự thay đổi, đặc biệt là việc sửa đổi bổ xung chế độ quản lý tài chính đối với các doanh nghiệp nhà nớc nh hiện nay, TCTy đã triển khai thực hiện chế độ có kết quả tốt. TCTy cũng đã chú trọng công tác tập huấn, hớng dẫn, bồi dỡng việc thi hành chế độ mới cho bộ máy kế toán nhằm thực hiện tốt chế độ Nhà nớc ban hành. Bên cạnh đó, công tác bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao trình độ quản lý cũng nh trình đọ tiếp cận khoa học kỹ thuật đợc coi trọng và triển khai tốt.
+ Việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu từ khâu lập chứng từ, cập nhật chứng từ ban đầu đến lập báo cáo tài chính đợc TCTy triển khai tơng đối hợp lý, khoa học vừa đảm bảo tính tuân thủ theo chế độ Nhà nớc ban hành vừa thể hiện tính phù hợp với điều kiện, đặc điểm, quy mô hoạt động SXKD của TCTy. Điều đó thể hiện tính linh hoạt góp phần tạo điều kiện quản lý và sử dụng tốt, có hiệu quả nguồn vốn và các quỹ của TCTy vừa bảo toàn vốn vừa nâng cao chất lợng hiệu quả kinh doanh.
+ Mọi thành viên trong bộ máy kế toán TCTy đều thấy đợc trách nhiệm chức năng và không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để xây dựng bộ máy kế toán thực sự có hiệu quả.
2. Hạn chế và những tồn tại cần giải quyết .
Bên cạnh những mặt làm đợc kể trên, tổ chức kế toán nguồn vốn chủ sở hữu và việc quản lý sử dụng vốn chủ sở hữu ở TCTy Giấy còn bộc lộ nhỉều mặt hạn chế nh sau:
+ TCTy Giấy Việt Nam là doanh nghiệp cấp trên, trong quá trình hạch toán có phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến thanh toán nội bộ với các đơn vị cấp dới. Tuy nhiên, khi có QĐ của HĐQT về điều chuyển vốn kinh doanh cho đơn vị cấp dới, kế toán công ty lại phản ánh bằng bút toán:
Nợ TK 411:
Việc hạch toán nh trên là sai với chế độ kế toán quy định vì khi tiến hành điều chuyển vốn kinh doanh bằng TSCĐ hoặc TSLĐ thì nguồn vốn kinh doanh không giảm mà chỉ có giảm TSCĐ hoặc TSLĐ đó. Việc hạch toán sai này sẽ dẫn đến số liệu phản ánh trên báo cáo tài chính (cụ thể nhất là BCĐKT) bị sai lệch, từ đó kéo theo rất nhiều ảnh hởng đến việc ra các quyết định tài chính, thông tin kế toán …
+ Mặt khác, chơng trình kế toán trên máy đợc thiết kế theo hai hệ thống hạch toán là: Hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng VNĐ, nên giữa hai hệ thống này không thống nhất đợc phơng pháp hạch toán. Điều này dẫn đến sự khác nhau trong việc xác định chênh lệch tỷ giá (TK413). Cụ thể là:
- Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ hạch toán theo tỷ giá hạch toán trên cơ sở tổng hợp số d tài khoản từng loại ngoại tệ trên Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo hệ thống hạch toán này.
- Hệ thống hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng VNĐ đợc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ theo tỷ giá thực tế công bố tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ.
Việc này dẫn đến số liệu tổng hợp của sổ cái TK 413 “Chênh lệch tỷ giá” giữa hai hệ thống là khác nhau, làm cho số liệu tổng hợp trên Bảng cân đối kế toán cha đợc chính xác và việc quản lý nguồn vốn chênh lệch tỷ giá còn gặp nhiều khó khăn.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ, kế toán thờng xác định chênh lệch tỷ giá khi thanh toán hoặc kết thúc hợp đồng (xuất nhập khẩu, mua bán ngoại tệ có kỳ hạn,...) mà không thực hiện đánh giá chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ. Công việc hạch toán theo dõi chênh lệch tỷ giá khi kết thúc hợp đồng, thanh toán mặc dù là thuận tiện, dễ làm và xác định đợc chính xác số chênh lệch tỷ giá nhng lại không đảm bảo nguyên tắc thận trọng và đúng kỳ.
+ Việc quản lý sử dụng các quỹ còn cha đem lại hiệu quả cao và còn có hiện tợng sử dụng quỹ cha đúng mục đích nh việc ứng vốn trồng rừng cho CTy
nguyên liệu giấy Vĩnh Phú từ quỹ hỗ trợ trồng rừng thuộc quỹ khen thởng trong khi đó nguồn vốn kinh doanh đợc mở chi tiết cho nguồn vốn rừng.
+ Đối với các công trình đầu t XDCB thực hiện còn chậm mà nguyên nhân chủ yếu là do tốc độ giải ngân còn chậm, nguồn vốn XDCB của toàn TCTy chủ yếu là nguồn vốn ngân sách cấp còn nguồn vốn tự bổ sung của TCTy trong năm qua là không có, thể hiện tính chủ động, sáng tạo, tự lực của các đơn vị thành viên trong TCTy là cha cao. Điều đó dẫn tới các công trình XDCB không đợc bàn giao sớm hoặc đúng theo kế hoạch, làm cho năng lực sản xuất cha huy động hết.
+ Tổ chức hạch toán quỹ quản lý cấp trên cha đúng với chế độ tài chính quy định. ở văn phòng TCTy có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nhng kế toán không thực hiện kết chuyển một phần chi phí quản lý từ TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” vào TK 911 “Kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ tại văn phòng TCTy.
+ Nhìn chung chơng trình kế toán trên máy ở TCTy cha thực sự hoàn hảo. Việc hạch toán trên máy đã đảm bảo quan hệ ghi chép theo trật tự thời gian và ghi theo hệ thống kết hợp với nhau. Nhng hạn chế là ở chỗ: chơng trình kế toán trên máy lại đợc dựa trên hình thức chứng từ ghi sổ nên gây hạn chế nhất định đến việc xử lý và cung cấp thông tin.
+ Việc phân công lao động cha đợc hợp lý, nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán cha đợc đồng đều, đặc biệt trình độ sử dụng máy vi tính ở một số nhân viên còn cha cao làm ảnh hởng tới tiến độ kế toán chung. Toàn bộ công việc tổng hợp kế toán nguồn vốn chủ sở hữu do kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm. Nh vậy đến cuối kỳ, cuối niên độ kế toán công việc rất nhiều, ảnh hởng tới tính kịp thời của báo cáo tài chính khi các đối tợng sử dụng thông tin có yêu cầu.
II. Một số biện pháp kiến nghị góp phần hoàn thiện kế toán nguồn vốn chủ sở hữu và tình hình quản lý sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu ở TCTy Giấy Việt Nam
1. Kế toán nguồn vốn kinh doanh:
Việc hạch toán giảm vốn kinh doanh khi thực hiện điều chuyển TSCĐ hoặc TSLĐ cho đơn vị cấp dới là không đúng với chế độ kế toán, vì vậy, kế toán TCTy cần phản ánh các bút toán này nh sau:
- Nếu điều chuyển bằng TSLĐ: Nợ TK 1361:
Có TK 111,112, 152… - Nếu điều chuyển bằng TSCĐ: Nợ TK 1361:
Nợ TK 214: GTHM TSCĐ.
Có TK 211,213: nguyên giá TSCĐ
2. Kế toán chênh lệch tỷ giá.
Hệ thống hạch toán kế toán trên máy vi tính của TCTy đợc thực hiện theo hai hệ thống: Hệ thống các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ và hệ thống các nghiệp vụ phát sinh bằng VNĐ. Việc sử dụng tỷ giá hạch toán và tỷ giá thực tế của hai hệ thống đã dẫn đến sự khác nhau khi xác định chênh lệch tỷ giá. Mặc dù hiện nay cha có một phần mềm kế toán nào đợc coi là hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhng cuối kỳ kế toán doanh nghiệp không xử lý chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số d ngoại tệ cuối kỳ là không phù hợp với chính sách chế độ kế toán (cụ thể là thông t số 44/TC- TCDN ngày 8/7/1997 về hớng dẫn xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá trong doanh nghiệp nhà nớc). Hệ thống các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ thực hiện đánh giá số d ngoại tệ các tài khoản cuối kỳ chỉ để làm cơ sở xác định tỷ giá hạch toán cho các nghiệp vụ của kỳ sau.
Kế toán chỉ xác định chênh lệch tỷ giá khi kết thúc hợp đồng, hoặc thanh toán các khoản phải thu phải trả mà không thực hiện đánh giá ở cuối kỳ. Cụ thể là nghiệp vụ thanh toán hợp đồng vay ngắn hạn 6 tháng ngân hàng ANZ ngày 11/12/2001. Theo chế độ kế toán ban hành thì ngày 31/12/2001, kế toán phải đánh giá lại số d ngoại tệ của khoản vay ngắn hạn đó nếu chênh lệch tăng thì ghi:
Có TK 311: 2.784.100 đ
Đến đầu năm 2002 ghi ngợc lại bút toán trên để xoá số d. Đồng thời ngày 31/12/2001 kế toán cũng phải đánh giá lại số d ngoại tệ của khoản tiền gửi ngoại tệ tại ngân hàng ANZ nếu chênh lệch tăng ghi:
Nợ TK 112 (1122): 2.784.100đ Có TK 413: 2.784.100đ
Và xử lý số chênh lệch tăng bằng bút toán ghi vào thu nhập hoạt động tài chính (TK 515) nh Thông t số 44 hớng dẫn.
3. Kế toán quỹ và quản lí sử dụng các quỹ tập trung của Tổng công ty.
3.1. Quỹ nghiên cứu KH và đào tạo tập trung; nguồn kinh phí sự nghiệp.
Trớc đây các khoản chi phí nghiên cứu KH và đào tạo của các đơn vị sự nghiệp đợc hạch toán giảm TK 4112 “quỹ nghiên cứu khoa học và đào tạo tập trung” nay đợc hạch toán ghi giảm nguồn kinh phí sự nghiệp TK 461.
Nh vậy để phản ánh đúng kế toán nên lập bảng thống kê chi tiết TK 161 “Chi sự nghiệp” và chi tiết khoản mục chi nghiên cứu khoa học và đào tạo. Những bút toán trớc đây đã ghi giảm quỹ nghiên cứu khoa học và đào tạo kế toán phải thực hiện chữa số theo đúng qui định.
3.2. Quỹ hỗ trợ trồng rừng thuộc quỹ khen th ởng tập trung:
Trong năm qua có những khoản chi: ứng svốn cho TTNC cây NL Giấy, Cty Giấy Vĩnh Phú, Cty Giấy Đồng Nai, ghi giảm quỹ hỗ trợ trồng rừng. Nh vậy:
- Quỹ hỗ trợ trồng rừng đã không đợc sử dụng đúng mục đích nh là quỹ khen thởng cho hoạt động lâm sinh.
- Kế toán đã ghi sai bút toán. Với những khoản chi có tính chất tơng tự nh trên kế toán nên hạch toán vào tài khoản 411 (4113).- Nguồn vốn rừng, hoặc theo nh đúng chế độ đối với doanh nghiệp có hoạt động khai thác và chế biến lâm sản thì hạch toán bằng cách ghi giảm quỹ đầu t phát triển:
Nợ TK 414 (41412): 3.076.271.361đ - Quỹ đầu t phát triển tập trung. Có TK 112: 3.076.271.361đ
Tại văn phòng Tổng công ty ở phía Bắc và phía Nam nên tập hợp chi phí quản lý chi tiết hơn cho TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tức là những khoản chi phí quản lý đợc kết chuyển cuối kỳ vào TK 451 “Quỹ quản lý cấp trên” phải đợc tổng hợp riêng và những khoản chi phí quản lý đợc kết chuyển vào TK 911 “Kết quả kinh doanh” tổng hợp riêng, hoặc kế toán phải phân bổ cho bộ phận sản xuất kinh doanh. Bởi vì cơ quan Tổng công ty có hoạt động kinh doanh XNK nên những khoản chi phí quản lý cho hoạt động kinh doanh phải đợc hạch toán cụ thể, chính xác và phải đợc kết chuyển vào TK 911 đến cuối kì, cụ thể là việc xác định đối tợng tập hợp chi phí và các nghiệp vụ phát sinh chi phí cho phòng XNK của Tổng công ty và các chi phí khác có liên quan đến XNK. Hiện nay ở Tổng công ty không có bút toán kết chuyển TK 642 vào TK 911 mà chỉ có bút toán kết chuyển vào TK451 nh vậy là không đúng theo chế độ kế toán. Việc không kết chuyển một phần chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK911 làm cho số lãi của cơ quan TCTy hàng năm đợc xác định là không chính xác (làm tăng lãi). Vì vậy kế toán phải kết chuyển cuối kỳ nh sau:
Nợ TK 911.
Có TK 642: Chi phí quản lý cho hoạt động XNK. Và:
Nợ TK 451.
Có TK 642: Chi phí quản lý cho bộ máy TCTy.
Trờng hợp kế toán không tập hợp trực tiếp đợc các khoản chi phí quản lý liên quan trực tiếp đến hoạt động XNK thì kế toán phải phân bổ chi phí theo phơng pháp phân bổ gián tiếp. Thực chất quản lý là quản lý con ngời, bên cạnh đó phòng xuất nhập khẩu là phòng có số lợng nhân viên đông nhất trong cơ quan TCTy, vì thế kế toán nên lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ là chi phí nhân công trực tiếp. Trong trờng hợp này là số tiền lơng thực tế của nhân viên phòng XNK. Công thức xác định số chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển vào TK 911 nh sau:
Cụ thể trong năm 2002, tổng chi phí tập hợp trên sổ TK 642 là: 4.420.996.860đ, tiền lơng của toàn cơ quan TCTy trong quý là: 5.680.954.395đ trong đó tiền lơng của phòng XNK là: 991.644.000đ. Ta có số chi phí quản lý doanh nghiệp phải kết chuyển vào TK 911 quý IV là:
Nh vậy quỹ quản lý cấp trên thực sự mới đợc quản lý tốt và sử dụng đúng mục đích và sổ chi tiết TK451- từ 1/10/2002 đến 31/12/2002 đợc ghi lại nh sau:
Sổ chi tiết TK 451. Quỹ quản lý cấp trên.
Từ ngày 1/10 đến 31/12.
ĐVT: đồng
Ngày
tháng SốHCT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có
D đầu kỳ 2.987.082.623
10/10 20021874 NL Đồng Nai nộp 112 150.000.000
15/11 20021885 Giấy Việt Trì 111 150.000.000
22/11 20021890 Giấy Tân Mai 111 950.000.000
18/12 20022013 CT giấy ĐN 112 250.000.000
31/12 Kết chuyển 642 1.918.247.122
Cộng PS 1.918.247.122 1.500.000.000
Cuối kỳ 2.161.907.741
Ngày...tháng... năm 2002.
Ngời lập biểu Kế toán trởng. Thủ trởng đơn vị.
(Ký) (Ký) (Ký và đóng dấu)
4. Lợi nhuận ch a phân phối.
Trong nhiều năm qua nói chung và năm 2002 nói riêng, số lỗ luỹ kế toàn TCTy là rất lớn. Có nhiều đơn vị liên tục thua lỗ trong mấy năm liền. Vì vậy TCTy nên có chính sách xử lý lỗ cho các đơn vị thành viên nh: trừ vào nguồn
x Tiền lương của
phòng XNK Tổng chi phí QLDN đã tập hợp phân bổ
Tổng tiền lương của VP TCTy
4.420.996.860 5.680.954.395
vốn kinh doanh, hoặc dùng quỹ dự phòng tài chính của các đơn vị thành viên để bù đắp. Cụ thể là có bút toán ghi:
Nợ TK 415.
Có TK 421.
Nếu Tổng công ty có quyết định trừ vào nguồn vốn kinh doanh thì ghi: Nợ TK 411.
Có TK 421
Ví dụ nh Công ty Diêm Hoà Bình năm 2002 lỗ: 678.366.581đ. Nếu Hội đồng quản trị có quyết định số lỗ này đợc bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính thì kế toán ghi:
Nợ TK 415: 678.366.581đ
Có TK 421: 678.366.581đ
Đối với cơ quan TCTy, cùng với việc thực hiện phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho bộ phận XNK, kế toán xác định lại số lỗ, lãi hàng kỳ để đánh giá thực chất lỗ lãi trong kỳ để có biện pháp quản lý, phân phối lợi nhuận.
5. Sổ kế toán và ph ơng pháp ghi sổ kế toán.
TCTy áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tính, nhng trên sổ cái các tài khoản không phản ánh đợc hình thức chứng từ ghi sổ (không phản ánh đợc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống, không có cột chứng từ ghi sổ: