Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực Thương mại nên số lượng Tài khoản sử dụng nhiều, nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn nên công tác quản lý thông tin kế toán là rất khó khăn. Vì thế, Công ty đã ứng dụng hệ thống kế toán máy vào công tác kế toán. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Weekend Acounting, bản quyền của Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam.
Công việc hàng ngày của kế toán bao gồm việc xử lý chứng từ kế toán, tính toán trên chứng từ và nhập chứng từ vào phần mềm trên máy vi tính.
Chứng từ sau khi được chuẩn hóa xong, được kế toán lập dữ liệu vào máy. Người lập thông tin vào máy sẽ căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và các yêu cầu từ màn hình nhập để gõ dữ liệu vào, đối với các thông tin dạng mã đòi hỏi phải nhập chính xác và theo quy định của chương trình.
Quy trình nhập dữ liệu có thể khái quát như sau:
Cuối tháng, tiến hành kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập vào máy và thực hiện các nghiệp vụ xử lý cuối kỳ như: tính giá vốn, phân bổ, kết chuyển, xác định kết quả…và khai thác tất cả các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng.
Quy trình vận dụng phần mềm kế toán Weekend Acounting được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ứng dụng phần mềm kế toán Weekend Acounting
Nhập dữ liệu đầu vào từ chứng từ gốc, các chứng từ
đã được xử lý vào phần mềm
Xử lý tự động theo chương trình. Phần mềm này sẽ thực hiện lên các báo cáo,
sổ sách
Chứng từ ban đầu: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu
chi…
In: Sổ cái, Sổ chi tiết, Báo cáo
PHẦN III. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI HOÀNG HÀ
3.1 : Đánh giá chung về tổ chức kế toán của Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà
Thứ nhất: Ưu điểm
Trong những năm gần đây Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà đã trưởng thành và đạt được những thành tựu đáng khâm phục. Là một doanh nghiệp tự chủ trong kinh doanh, Công ty luôn thích ứng linh hoạt với thay đổi của thị trường và không ngừng tìm cho mình một chỗ đứng quan trọng trên thị trường, quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng, doanh thu ngày càng tăng từ đó đóng góp cho ngân sách nhà nước ngày càng nhiều, đời sống nhân viên ngày càng cải thiện, nâng cao.
Để đạt được những kết quả trên một trong những yếu tố quan trọng quyết định đó là tổ chức công tác kế toán. Công ty đã thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước về chế độ kế toán theo chuẩn mực kế toán của Bộ Tài chính ban hành.
Công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công ty đã áp dụng tiến bộ của khoa học công nghệ thông tin vào công tác quản lý và phần mềm kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên nâng cao hiệu quả công việc nhằm thu thập thông tin kịp thời cho Ban Giám đốc ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong điều hành Công ty nói chung, điều hành lĩnh vực tài chính kế toán nói riêng để từ đó xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường. Cũng nhờ công nghệ thông tin mà giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán và ghi chép. Từ
đó, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và phát hiện ra những sai sót để sửa chữa kịp thời.
Đội ngũ kế toán của Công ty có trình độ nghiệp vụ vững vàng, với tinh thần trách nhiệm cao và nhiệt tình trong công việc, thành thạo trong việc ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác hạch toán.
Về công tác tổ chức kế toán tập trung rất phù hợp với mô hình kinh doanh thương mại. Mô hình kế toán tập trung dễ cho việc kiểm tra, giám sát.
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty đang sử dụng chứng từ đúng như biểu mẫu do Bộ tài chính quy định như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT,…Chứng từ đều được ghi chính xác đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh theo đúng thời gian, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận có liên quan và đúng với chế độ tài chính kế toán quy định, điều này rất quan trọng trong việc kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu thực tế với các số liệu trên sổ sách kế toán. Giữa các phòng ban, bộ phận có sự kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn chỉnh chứng từ nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi từng bộ phận liên quan.
Về tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản kế toán công ty áp dụng là hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006. Cho đến nay việc áp dụng vẫn được triển khai tốt và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, đáp ứng được yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Công ty đã vận dụng một cách linh hoạt đầy đủ hệ thống tài khoản kế toán vào công tác kế toán đồng thời công ty cũng mở thêm một số tài khoản chi tiết đặc trưng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty như TK 156 chi tiết cho từng loại mặt hàng, từ đó phản ánh chính xác được doanh thu, chi phí, kết quả của từng loại tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị của Công ty.
Về việc tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, hình thức này khá đơn giản về quy trình hạch toán và công việc được phân đều trong tháng thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Việc mở sổ theo dõi chi tiết từng khách hàng, từng nhà cung cấp rất phù hợp và đã phản ánh một cách trung thực, khách quan mọi hoạt động diễn ra trong khâu thanh toán của khách hàng đối với Công ty và Công ty với nhà cung cấp.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động hàng hóa,…trên các mặt tiêu thụ, dự trữ, và cung ứng tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hóa cả về mặt số lượng và giá trị.
Về báo cáo tài chính: Công ty đã tuân thủ theo đúng quy định của chế độ kế toán lập đầy đủ (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính) đảm bảo việc cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước, cho cơ quan thuế cho các nhà đầu tư, cho khách hàng và người cung cấp.
Hơn nữa, Công ty có tiến bộ vượt bậc trong việc lập báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cho ban giám đốc về tình hình kinh doanh để có những quyết định những phương hướng cụ thể cho quá trình kinh doanh phù hợp với thị trường, với nhu cầu của khách hàng.
Thứ hai: Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì việc tổ chức kế toán tại Công ty cũng còn tồn tại một số hạn chế:
-
- Về quản lý doanh thu bán hàng: Việc hạch toán vào TK 511 không chi tiết cho các mặt hàng chủ yếu nên việc theo dõi doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng không được rõ ràng nên công tác quản trị cũng bị hạn chế.
- Công ty nên tách rời thủ quỹ với kế toán ngân hàng để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán.
- Công ty chưa sát sao trong chính sách thanh toán của khách hàng. Việc khách hàng thanh toán chậm làm cho số vòng quay nợ phải thu khách hàng lớn, Công ty bị chiếm dụng vốn lớn khiến cho Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc quay vòng vốn và trong công tác kế toán.
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên cũng có một số hạn chế nhất định do phần mềm phụ thuộc vào kỹ thuật của người lập trình và trình độ của người kế toán.
3.2. Định hướng phát triển tổ chức kế toán
Trước sự gia tăng của các doanh nghiệp cùng ngành và sự mở cửa của nền kinh tế thi trường, đòi hỏi các doanh nghiệp càng phải hoàn thiện bộ máy tổ chức nói chung, bộ máy tổ chức kế toán nói riêng.
Mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng là lợi nhuận. Do đó, để tối đa hóa lợi nhuận thì doanh nghiệp cần nâng cao doanh thu và hạ thấp chi phí.
Để đạt được mục tiêu đó thì ngoài việc phát huy những ưu điểm, Công ty còn cần nhanh chóng khắc phục những nhược điểm nêu trên:
- Nên theo dõi doanh thu chi tiết theo mặt hàng để biết được mặt hàng nào là thế mạnh, mặt hàng nào còn ít được tiêu thụ để có biện pháp mở rộng và tìm kiếm thị trường. Hơn nữa, để tăng doanh thu, Công ty có thể áp dụng các chính sách bán hàng như tăng cường công tác quảng cáo tiếp thị, khuyến mại, giảm giá hàng bán cho những khách hàng mua nhiều,…
- Công ty nên tuyển thêm thủ quỹ để tách riêng kế toán ngân hàng và thủ quỹ để đảm bảo tính khách quan, chính xác.
- Kiểm tra theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng để đảm bảo việc thu hồi Nợ đầy đủ và đúng kỳ hạn, hạn chế các trường hợp khách hàng
chiếm dụng vốn của Công ty làm giảm khả năng thanh toán cho nhà cung cấp, cho nhân viên cũng như khả năng quay vòng vốn kinh doanh. Để tránh tình trạng này, Công ty nên thực hiện chính sách thanh toán như chiết khấu thanh toán cho khách hàng trả tiền trước và đúng hẹn.
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ứng dụng công nghệ thông tin, bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán cho nhân viên để đảm bảo Công ty có một đội ngũ nhân viên có trình độ cao. Hoàn thiện và nâng cao phần mềm kế toán để tạo điều kiện cho công tác kế toán được hoàn thiện, đảm bảo cho thông tin kế toán được đưa ra một cách nhanh chóng kịp thời chính xác phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.
KẾT LUẬN
Trong xu thế hội nhập và phát triển của nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp cần phải tìm cho mình một chỗ đứng vững chắc. Để đạt được điều đó, doanh nghiệp cần phải có được một bộ máy tổ chức quản lý hiệu quả cùng với những phương án kinh doanh phù hợp, tiết kiệm chi phí.
Tổ chức công tác kế toán có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế. Một bộ máy kế toán tốt sẽ giúp cho việc xử lý thông tin kế toán nhanh và hiệu quả, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho các cấp quản lý. Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà đã tổ chức bộ máy và công tác kế toán phù hợp, giúp Công ty quản lý có hiệu quả nguồn Tài chính cũng như quá trình kinh doanh. Giai đoạn thực tập tổng hợp đã giúp em hiểu thêm về tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán để hoàn thiện thêm về kiến thức, biết kết hợp giữa lý luận và thực tiễn. Đó chính là cơ sở giúp em thêm tự tin bước vào công việc của một người kế toán.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ của Thầy giáo
Phan Trung Kiên cùng Ban lãnh đạo và Phòng Kế toán Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hoàng Hà đã giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập tổng hợp này.
Hà Nội, tháng 4 năm 2010.
Sinh viên