Kế toán là công cụ không thể thiếu đợc trong hệ thống các công cụ quản lý kinh tế. Nó thực hiện nhiệm vụ thu thập xử lý, cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị đồng thời giám sát kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức, quy mô hoạt động và đặc điểm của ngành nghề đơn vị, công ty áp dụng hình thức kế toán là hình thức “Nhật ký chung”
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Sơ đồ 2.2.2: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung tại công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến nhập xuất vật liệu( PNK, PXK, HĐ mua hàng ) đã đ… ợc kiểm tra cần theo dõi chi tiết kế toán ghi
Chứng từ gốc liên quan đến vật liệu
Báo cáo quỹ
hàng ngày Nhật ký chung chi tiết vật liệuSổ thẻ kế toán
Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp
nhập- xuất-tồn vật liệu
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng cân đối kế toán và các BCTC khác
vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan(sổ chi tiết phải trả ngời bán, sổ chi tiết các khoản tạm ứng..), và phản ánh báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung. Căn cứ số liệu trên sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan( sổ cái TK 152, 331,... ). Cuối tháng từ số liệu ở sổ kế toán chi tiết vật liệu lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t. Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm cộng số liệu trên các sổ cái TK152 lập bảng cân đối số phát sinh đồng thời lập bản chi tiết số phát sinh, sau đó đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và số liệu trên bảng tổng hợp để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng phát sinh nợ và phát sinh có trên bảng cân đối kế toán phải bằng tổng số phát sinh bên nợ và bên có của nhật ký chung cùng kỳ.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán là phần mềm kế toán ACCOUNTING SYSTEM của công ty phần mềm UNESCO. Điều này tạo đựơc một số thuận lợi trong việc thu thập thông tin kịp thời, nhanh chóng, đảm bảo sự tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán nói chung và trong kế toán vật liệu nói riêng. Trong phần mềm kế toán máy này doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp giá đơn vị bình quân tại thời điểm.
Đối với hạch toán kế toán trên máy quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý, phân loại chứng từ và định khoản kế toán.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã đợc kiểm tra kế toán nhập dữ liệu vào máy theo các định khoản có liên quan đến TK 152. Với phiếu nhập kho kế toán nhấn vào biểu tợng nhập hàng trên phần mềm kế toán sau đó kê khai các thông tin liên quan tới hàng nhập, với phiếu xuất kế toán nhấn vào biểu tợng xuất hàng và chọn các thông tin thích hợp liên quan đến lô hàng xuất, giá xuất kho do máy tự tính theo phơng pháp bình quân tại thời điểm.
Phần mềm kế toán máy mà công ty Sông Đà Thăng Long đang sử dụng đợc cài đặt các chế độ kế toán áp dụng cho tất cả các DN theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006.
Nói chung khi sử dụng phần mềm kế toán sẽ rất thuận tiện, tiết kiệm thời gian và chi phí đồng thời độ chính xác cao, đảm bảo tính thống nhất trong hạch toán vì các thông tin đều do máy tự xử lý.