2. Thực trạng tổ chức kế tóan nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công
2.3.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Với đặc điểm là một công ty sản xuất thiết bị phị tùng máy móc công nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và nguồn nhập chủ yếu là do mua ngoài. Hệ thống khách hàng cung cấp của Công ty lên tới vài trăm và mỗi một khách hàng đợc mở một sổ riêng để theo dõ, quản lý. Phần lớn các nhà cung cấp đều gần công ty nên rất thuận tiện cho việc vận chuyển bốc xếp nguyên vật liệu, đảm bảo đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất chế tạo. Căn cứ vào từng nguồn nhập nguyên vật liệu, kế toán hạch toán cho từng trờng hợp.
Sự đa dạng của các nhà cung cấp trên thị trờng giúp cho Công ty nhanh chóng lựa chọn đợc những nhà cung cấp có uy tín với giá cả phù hợp. Xuất phát từ tiến độ, thời gian sản xuất chế tạo sản phẩm của công ty ban kinh tế kế hoạch và cán bộ vật t lập bảng vật t dự trù cho sản xuất và luôn đảm bảo một lợng vật t dự trữ tối thiểu.
Định kỳ, thủ kho gửi phiếu nhập kho về phòng kế toán, khi nhận đ- ợc các chứng từ kế toán tiến hành phân loại kiểm tra tính chất hợp lý hợp pháp tiến hành nhập trực tiếp chứng từ vào máy, máy tự động vào các sổ liên quan nh sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK152, sổ cái TK152, 331 và các báo cáo có liên quan. Việc ứng dụng phần mềm kế toán đã giảm thiểu đợc nhiều công việc kế toán và cùng một màn hình nhập chứng từ bạn có thể nhập vào nhiều chứng từ mà không bị sự cố.
Nguyên tắc chung để nhập chứng từ phát sinh.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty đợc cập nhật thống nhất trên một cửa sổ nhập chứng từ kế toán nhng chơng trình phần mềm kế toán sẽ cho phép bạn xem các báo cáo theo một trong bốn phơng pháp ghi sổ của chế độ kế toán hiện hành: nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái.
- Các bút toán sẽ đợc phản ánh linh hoạt, có thể là một nợ- nhiều có, nhiều nợ- một có hoặc nhiều nợ- nhiều có (trừ các bút toán kết chuyển) và chỉ cần ghi sổ một lần các báo cáo tài chính và quản trị sẽ đợc tự động cập nhật ngay sau khi ghi chứng từ.
- Chơng trình sẽ chỉ cho ghi các chứng từ theo đúng nguyên tắc cân bằng nợ- có đối với các tài khoản.
- Cửa sổ nhập chứng từ đợc phân chia thành 9 loại để cập nhật các chứng từ khác nhau: tổng hợp, nhập vật t, xuất vật t, bán hàng, kết chuyển, tăng tài sản, giảm tài sản, đánh giá tài sản, trích khấu hao. Để thuận tiện cho việc nhập chứng từ, ngời sử dụng cần phân loại chứng từ tr- ớc khi nhập sau đó chọn ô chứng từ tơng ứng.
- Ngời sử dụng khai báo các thông tin của chứng từ: ngày, tháng, năm phát sinh, diễn giải nội dung của chứng từ trong các ô tháng, ngày chứng từ, ngày ghi sổ, diễn giải. Theo chế độ mặc định của chơng trình ngày chứng từ sẽ trùng với ngày ghi sổ, bạn có thể thay đổi ngày chứng từ và ngày ghi sổ theo thực tế của doanh nghiệp.
Để di chuyển giữa các mục cửa sổ nhập chứng từ bạncó thể sử dụng phím tab, con trỏ sẽ tự động di chuyển trên các mục bạn cần phải khai báo thông tin.
Các bớc cơ bản để nhập chứng từ nhập nguyên vật liệu.
Việc ghi nhập chứng từ nhập nguyên vật liệu tơng tự nh chứng từ tổng hợp, bạn cần chú ý các điểm sau:
- Chọn nguồn nhập vật t tại mục nguồn, có thể khai báo bổ sung bằng cách bấm chuột phải và chọn mục nguồn xuất nhập nó rất tiện lợi cho bạn khi theo dõi chi tiết hàng hoá đợc nhập theo từng nguồn hàng ở phần mềm kế toán chi tiết, mục vật t hàng hoá.
- Chọn kho nhập vật t trong mục nguồn hàng - Ghi các phát sinh
Tại dòng nhập phát sinh nhập tài khoản vật t hàng hoá tại cột số hiệu tài khoản, nhập số hiệu vật t vào cột Mã vật t ( khi nhập số hiệu vật t có thể bấm Enter để xem hoặc tìm tìm kiếm nhanh trên bảng danh điểm vật t) ch- ơng trình thông báo ngay số lợng và giá trị tồn kho tại thời điểm nhập chứng từ, nhập số lợng vật t nhập kho tại cột số lơng, khai báo đơn giá cha thuế ở mục đơn giá để chơng trình tự động tính thành tiền tại cột phát sinh Nợ (nhằm mục đích kiểm tra hoá đơn) hoặc nhập thẳng giá trị thành tiền tại cột này sau đó ghi phát sinh bằng cách nhấn nút “*”.
Nhập thuế GTGT đợc khấu trừ: tại dòng nhập phát sinh nhập TK 133111 (thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ )tại cột số hiệu TK nhập thuế suất thuế GTGT tại cột tỉ lệ khi đó chơng trình sẽ đa ra số phát sinh bên Nợ của tài khoản này, chọn nút “*” để ghi phát sinh tài khoản. Chơng trình sẽ đa ra bảng thông tin hoá đơn, ngời sử dụng cần điền đầy đủ
các thông tin trong bảng này. Chọn “Ghi”để lu lại nội dung hoá đơn, các thông tin này sẽ đợc cập nhật vào trong các bảng kê thuế, sổ sách, báo cáo có liên quan.
Nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài Công ty có thể trả tiền ngay hoặc mua chịu, thanh toán bằng tiền tạm ứng. . . .
- Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu trong trờng hợp thanh toán chậm(mua chịu)
Công ty TNHH Công nghệ Hoàng Long các nghiệp vụ mua chịu của nhà cung cấp diễn ra một cách thờng xuyên bởi vì không phải lúc nào Công ty cũng có sẵn tiền mặt để thanh toán. Tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của nhà cung cấp mà có thể cho phép thanh toán chậm trong khoảng thời gian đợc ghi trên hợp đồng kinh tế. Với chức năng là một công cụ quản lý kinh tế, kế toán phải theo dõi một cách chặt chẽ các khoản đã trả, cha trả cho nhà cung cấp có kế hoạch thu hồi nợ thanh toán cho nhà cung cấp khi đã đến hạn; có biện pháp cân đối tài chính tránh tình trạng nợ đọng nhiều dẫn đến mất khả năng thanh toán, gây mất lòng tin đối với nhà cung cấp.
Để theo dõi, quản lý các khoản nợ nói chung và các khoản nợ đối với nhà cung cấp nói riêng phần mềm kế toán SAS cho phép bạn phân loại công nợ từ menu hệ thống của chơng trình. Ngời sử dụng có thể thành 2 hoặc 3 cấp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của Công ty nhng cấp cuối cùng vẫn phải là các chi tiết về những thông tin cụ thể (chi tiết cho từng công ty hay cá nhân)
Cách thực hiện phân loại công nợ - Chọn menu Công nợ
- Chọn mục phân loại phân loại Công nợ
- Nhấn chọn nút “thêm”, ấn phím” insert” sau đó khai báo mã phân loại công nợ tại dòng cuối cùng sau đó nhấn nút Ghi.
Sau khi đã phân cấp công nợ ngời sử dụng khai báo các thông tin chi tiết của nhà cung cấp tại danh sách khách hàng ở phần các biểu tợng trong
Phiếu nhập kho 11/PN-TD22 ngày 28/3/2007 nhập kho thép D22 của công ty thong mại Đăng Đạo13214 kg thép, hoá đơn GTGT số 0009810 ngày 28/3/2007 nh sau:
Tổng giá mua cha thuế: 100048479
Thuế GTGT đợc khấu trừ(10%): 10004847, 9 Tổng giá thanh toán: 110053326, 9
Hình thức thanh toán: chậm trả
Sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán tiến hành nhập các dữ liệu vào máy theo các bớc sau đây:
Vào giao diện Nhập chứng từ kế toán Vào Nhập vật t bằng cách tích vào dấu•
Nhập tháng 3/2007
Ngày chứng từ 28/3/2007 Số hiệu 11/PN-TD22
Diễn giải: Nhập kho thép D22 của công ty thơng mại Đăng Đạo Phân loại: Đ Đ- công ty thơng mại Đăng Đạo
Ngày ghi sổ: 28/3/2007 Kho hàng:Kho sắt thép
Tại cột Mã số và Tài khoản nhập vào các tài khoản sau 3310226- công ty thơng mại Đăng Đạo
1520203- Thép D22
133111- Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có thể nhập số hiệu vật t tại cột Mã vật t bằng cách nhấn nút ENTER để xem hoặc tìm kiếm nhanh trên bảng danh điểm vật t lúc đó chơng trình sẽ thông báo ngay số lợng và giá trị tồn kho tại thời điểm nhập chứng từ.
Nhập số lợng vật t tại cột số lợng: 13214 Nhập đơn giá cha thuế tại cột đơn giá:7571, 4 Nhập thuế suất thuế GTGT tại cột tỉ lệ:10%
Nợ TK 1520203 100048479 Nợ TK 133111 10004847, 9 Có TK3310226 110053326, 9
Hoặc có thể nhập thẳng giá trị thành tiền tại cột này sau đó ghi phát sinh bằng cách chọn nút ∗
Nhấn nút ghi ở cuối màn hình máy chấp nhận ghi lại tất cả các dữ liệu đã nhập và tự động in ra các sổ sách có liên quan, tiếp tục nhập các chứng từ khác.
Giao diện Nhập chứng từ vật t đợc trình bày ở trang sau:
- Công ty mua nguyên vật liệu về nhập kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt cho nhà cung cấp. Căn cứ vào hoá đơn GTGT của nhà cung cấp và phiếu chi do thủ quĩ lập để nhập dữ liệu vào máy.
Phiếu nhập kho 21/PN-Đ12ngày 5/3/2007 Công ty nhập inox vuông 22x22x1.2 ly x1m9 của công ty TNHH Tiến Đạt 956 kg theo hoá đơn GTGT số 01GTKT-3LL KV/2007B 0092902
Tổng giá mua cha có thuế GTGT: 16341500 Thuế GTGT đợc khấu trừ 5%: 817075
Tổng giá thanh toán: 17158575
Thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu chi số 476 ngày 5/3/2007
Sau khi kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chnng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy theo trình tự sau:
Vào giao diện Nhập chứng từ kế toán Vào Nhập vật t bằng cách tích vào dấu•
Ngày chứng từ 5/3/2007 Số hiệu 21/PN-D1x2
Diễn giải: Nhập kho đá xay của công ty TNHH Tiến Đạt Phân loại: QH- công ty TNHH Tiến Đạt
Ngày ghi sổ 5/3/2007
Tại cột Mã số và Tài khoản nhập vào các tài khoản 1111- Tiền mặt
1520301- inox vuông 22x22x 1.2 ly x 1m9 133111-Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có thể nhập số hiệu vật t tại cột Mã vật t bằng cách bấm ENTER để xem hoặc tìm kiếm nhanh trên bảng Danh điểm vật t.
Nhập số lợng tại cột số lợng 245
Nhập đơn giá cha có thuế tại cột đơn giá 66700 Nhập thuế suất thuế GTGT tại cột tỉ lệ 5%
Chơng trình tự động tính ra thành tiền tại cột phát sinh Nợ, phát sinh Có(nhằm mục đích kiểm tra hoá đơn)
Nợ TK 1520301 16341500 Nợ TK 133111 817075
Có TK1111 17158575
Nhấn nút Ghi ở màn hình, máy chấpnhận ghi lại tất cả các dữ liệu đã nhập và tự động in ra các sổ có liên quan: sổ chi tiết 111, 152. . .
Đối với các loại nguyên vật liệu cát, đá, sỏi, vôi. . . nhập với khối l- ợng lớn việc lập phiếu nhập kho chỉ là hình thức bởi vì chúng mua về đến đâu đợc xuất dùng ngay đến đó không qua kho nh các loại nguyên vật liệu khác.
- Nếu Công ty mua nguyên vật liệu của ngời bán trả bằng tiền gửi ngân hàng thông qua chuyển khoản vào tài khoản của nhà cung cấp, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy báo nợ của ngân hàng kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bớc nh trên.
Nợ TK152- nguyên vật liệu Nợ TK 133- VAT đợc khấu trừ Có TK 112 - tiền gửi ngân hàng
- Nếu cán bộ vật t xin tạm ứng để mua nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho, giấy đề nghị tạm ứng và số tiền thực chi trên giấy thanh
toán tạm ứng kế toán tiến hánh nhập dữ liệu vào máy tính theo đúng trình tự, máy tự động in ra các sổ liên quan: sổ chi tiết TK 141, TK152. . .
Nợ TK152- nguyên vật liệu Nợ TK 133- VAT đợc khấu trừ
Có TK141 - tạm ứng (chi tiết ngời tạm ứng) nhập kho kế toán ghi:
- Nếu ngời mua tự chịu trách nhiệm vận chuyển nguyên vật liệu về đến tận kho thì chi phí vận chuyển bốc xếp đợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung ( TK 6272) để thuận tiện cho việc hạch toán trong điều kiện ứng dụng kế toán máy, kế toán chỉ cần nhập đơn giá và số lợng máy sẽ tự động tính ra số tiền. đợc thể hiện qua sổ chi tiết tài khoản trang sau
∗ Trờng hợp nguyên vật liệu xuất dùng không hết đem nhập lại kho Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của nguyên vật liệu thừa và phiếu xuất kho lúc xuất dùng, mục đích xuất dùng để hạch toán.
- Nếu đem nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho thi công các công trình sử dụng không hết đem nhập kho, kế toán hạch toán làm giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:’
Nợ TK 152 - nguyên vật liệu
Có TK 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Nếu nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý công ty không hết đem nhập kho kế toán ghi giảm chi phí quản lý công ty.
Nợ TK 152 - nguyên vật liệu
Có TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nếu nguyên vật liệu xuất dùng cho quảnlý chung của các đội hoặc cho toàn Công ty không hết đem nhập lại kho, kế toán ghi giảm chi phí sản xuất chung:
Nợ TK 152 - nguyên vật liệu
Có TK 627 - chi phí sản xuất chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên đợc kế toán trực tiếp nhập dữ liệu vào máy tính, máy tự động vào sổ liên quan: nhật ký chung, sổ cái