- Bán hàng chịu:
3.1. Kế toán doanhthu bán hàng:
♦ Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Để phản ánh doanh thu bán hàng và tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng, kế toán sử dụng các chứng từ:
+ Hoá đơn GTGT + Phiếu xuất kho
+ Hợp đồng kinh tế, hợp đồng thơng mại + Phiếu thu, Giấy báo của ngân hàng...
Kế toán sử dụng TK 511 - "Doanh thu bán hàng" để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản 511 đợc mở chi tiết thành TK511.1- "Doanh thu bán hàng hoá"; TK 511.2 - "Doanh thu vận chuyển , xếp dỡ lu kho", TK131 - Doanh thu dịch vụ. Tuy nhiên do em chọn đề tài là doanh thu hàng hoá cho nên em chỉ đề cập đến TK 511.1 - Doanh thu bán hàng hoá.
Việc theo dõi doanh thu còn đợc thực hiện trên sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng vừa theo dõi đợc doanh thu vừa theo dõi đợc số lợng mặt hàng trong từng hoá đơn GTGT.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK có liên quan khác nh: TK3331, TK111, TK112, TK131....
♦ Phơng pháp hạch toán: theo từng phơng thức thu tiền:
Đối với mỗi hình thức bán hàng thu tiền thì cách phơng pháp hạch toán khác nhau.
Trong trờng hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 Có TK 5111 Có TK 3331
Ví dụ: Trong tháng 12/2006 Công ty Long Anh bán cho công ty cổ phần Hoàng Anh
Nợ TK 111 : 110.000.000 Có TK 5111 : 104.761.904 Có TK 3331 : 5.238.096
Trờng hợp khách hàng trả chậm tiền hàng, kế toán mở " Sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng". Trong trờng hợp này, khách hàng đã chấp nhận thanh toán nhng cha thanh toán tiền ngay, kế toán sẽ phản ánh vào bên nợ TK 131 - " Phải thu của khách hàng".
Trong trờng hợp này kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 131
Có TK 5111 Có TK 3331
Khi khách hàng trả toàn bộ tiền hàng kế toán ghi: Nợ TK 111,112
Có TK 131.
ở công ty Long Anh , các khoản phải thu của khách hàng đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK131. Sổ chi tiết đợc mở cho từng đối tợng, mỗi một sổ theo dõi từ 5 - 7 đối tợng, mỗi đối tợng sử dụng một vài trang sổ liên tiếp.
Mẫu sổ chi tiết TK 131 nh sau: Bảng số 1:
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua
Tên tài khoản: TK 131
Đối tợng : Bà Trần Thị Mai - Dịch vụ Vân Trì
NT T Chứng từ Diễn giải Thời hạn chiết khấu TK Đ Ư SPS Số d Ngày tháng đã thanh toán Nợ Có Nợ Có Số d 1/12/2006 17.869.000 Tháng 12/2006 19 26744 13/12 Nhận đất 6.460.000 271 23/12 Nộp tiền hàng 12.640.000 28 27168 19/12 Nhận cao lanh 6.660.000 30/12 Lãi 1%/tháng 1.126.000 Cộng PS T12 13.120.000 13.766.000 số d 31/12/2006 16.577.000
Đối với hoạt động xuất khẩu, căn cứ vào phơng án kinh doanh đã duyệt, Phòng xuất nhập khẩu tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hoá với khách nớc ngoài. Phòng kế toán căn cứ vào hợp đồng
mua để ghi sổ kế toán . Công ty sử dụng phơng thức chứng từ thanh toán( L/C - Letter of Credit). Phơng thức xuất khẩu thờng áp dụng trong điều kiện giao hàng giá FOB .
Ví dụ : Trong tháng 12/2006 công ty đã xuất khẩu một mặt hàng chậu Hàn Quốc sang Trung Quốc. Công ty trực tiếp tiến hành xuất khẩu mặt hàng cho công ty Kunming Yibo Foreign Exhibition & Trade Co.LTD. Doanh thu của hàng xuất khẩu đợc tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm tờ khai hải quan. Cuối niên độ kế toán thì tiến hành xử lý chênh lệch tỷ giá.
Sau khi hoàn thành thủ tục bàn giao hàng, kế toán căn cứ tờ khai hàng hoá xuất khẩu tiến hành lập hoá đơn GTGT về hàng hoá xuất khẩu, xác định công nợ phải thu của lô hàng xuất khẩu(theo tỉ giá tờ khai hải quan là: 15.747, với nguyên tệ : 768.947.43 USD)
Nợ TK 131(ct: công ty Kunming) 12.108.615.180
Có TK 5111 11.503.184.421 Có TK 333 605.430.759
Khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng, kế toán lập phiếu thu số 280 ngày 20/12/2005, số tiền : 12.108.615.190 VNĐ ,và cuối tháng xử lý chênh lệch:
Nợ TK 112 : 12.053.250.965 Nợ TK 413 : 55.364.215
Có TK 131(ct:Công ty Kunming) :12.108.615.180 Đồng thời ghi đơn Nợ TK 007 : 768.947, 43 USD
a.Kế toán theo phơng thức bán buôn trực tiếp qua kho:
ở công ty CPTM và dịch vụ tổng hợp Long Anh,mọi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá đều đợc thực hiện thông qua các hợp đồng đợc ký kết giữa công ty với khách hàng. Khi khách hàng đến mua hàng, trên cơ sở hợp đồng đã ký và lệnh duyệt hàng gồm giá bán, số lợng hàng bán ra do Giám đốc ký duyệt, phòng kế toán viết hoá đơn GTGT theo đúng số lợng chủng loại trong hợp đồng.
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
hợp đồng kinh tế
Số 01/02/LA- HTX ngày 2/12/2006 Căn cứ pháp lệnh HĐKT ngày 25/09/1989 HĐ nhà nớc
Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 10/01/1990 của HĐBT quy định chi tiết thi hành pháp lệnh HĐKT.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và khả năng hàng hoá của hai bên Hôm nay ngày 2/12/2006 hai bên gồm:
Bên A: Công ty CP TM và dịch vụ tổng hợp Long Anh
Địa chỉ: 520 Trờng Chinh Hà nội ĐT : 04.5640354
TK số :421101- 000045 tại ngân hàng Viêtcombank
Do ông Đỗ Công Thứ Chức vụ : Chủ tịch hội đồng quẩn trị công ty làm đại diện
MST : 0101328911.
Bên B: Cty Long Anh
Địa chỉ : Thôn Đại Lộ - Xã Võng La - Huyện Đông Anh ĐT : 04.8810636
TK số:
Do ông: Nguyễn Văn Phú. Chức vụ giám đốc công ty làm đại diện MST:
Hai bên cùng thoả thuận và ký hợp đồng với những điều khoản sau: Điều 1: Bên A bán cho bên B :
Tên hàng Đ S Đơn giá(VNĐ) (đã có thuế GTGT) Tổng tiền Gạch trang trí v 1 12.500 1.762. 500.0 00 Cộng 1 1.762. 500.0 00 Điều 2: Chất lợng hàng hoá:
Điều 3: Phơng thức giao nhận và thanh toán:
Điều 4: Địa điểm, thời gian giao nhận, vận chuyển và bốc dỡ hàng:
Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký tên, đóng dấu) ( ký tên, đóng dấu)
Hoá đơn GTGT đợc ghi theo đúng hớng dẫn của Bộ tài chính về cách ghi chép hoá đơn chứng từ.
Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên đặt giấy than để viết. Liên 1: Lu tại quyển gốc để lại công ty.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3 : Dùng để hạch toán kế toán.
Kế toán sau khi phân loại, tập hợp các hoá đơn bán hàng lập bảng kê sau đó căn cứ vào đó để lập chứng từ ghi sổ, rồi từ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 5111.
Bảng số 2:
Bảng kê doanh thu bán hàng tháng 12/ 2006.
STT
Nội dung Ghi nợ các tài khoản Ghi có các tài khoản
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
giá trị gia tăng GY/2006 Liên 1: Lu 0098313 ngày 14 tháng 12 năm 2006
Đơn vị bán hàng: Công ty CP TM và dịch vụ tổng hợp Long Anh
Địa chỉ 520 Trờng Chinh- Hà Nội Số tài khoản: MST : 0101328911 Điện thoại: 045640354
Họ tên ngời mua hàng : Hoàng Trọng Nam Tên đơn vị: Công ty CP- XNK Hà Anh
Địa chỉ : Thôn Đại Lộ - Xã Võng La - Huyện Đông Anh - Hà Nội Số tài khoản :
Hình thức thanh toán : CK. MS : 5600127938
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
ĐVT Số Lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1. Gạch trang trí
( Kho Đông Anh)
viên 141.000 12.500 1.762.500.000
Cộng tiền hàng: 1.762.500.000 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT 86325000 Tổng cộng tiền thanh toán 582.330.000 Số tiền viết bằng chữ: (Năm trăm tám mơi hai triệu ba trăm ba mơi ngàn đồng chẵn).
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
TK Số tiền 3331 TK doanh thu Số TK I. Doanh thu hàng hoá 11.145.436.080 .292.641.861 15.852.794.219
Tiền mặt 111 404.960.000 19.283.810 385.676.190 5111 Tiền hàng phải thu 131 10.703.971.080 271.619.718 15.432.351.362 5111 Tiền hàng thiếu 3388 36.505.000 1.738.333 34.766.667 5111 II. Doanh thu bán con
giống
131 3.260.000 155.240 3.104.760 5111Tổng cộng 11.148.696.080 292.797.101 15.855.898.979 Tổng cộng 11.148.696.080 292.797.101 15.855.898.979
Rồi từ bảng kê này, kế toán sẽ ghi vào nhật ký chung và sổ cái.
Bảng số 3:
DN: Cty CP TM và dịch vụ hợp Long Anh Mẫu số: S03a - DN Ban hành theo quyết định số 15/2006 của BTCngày 20/3/2006 trích nhật ký chung Số : 33/12 Ngày18 tháng 12 năm 2006 c Diễn giải Số hiệ u TK đối Số phát sinh
ứng Nợ Có 1 2 3 4 5 1 1) Doanh thu hàng hoá 1 10.703. 971.08 0 1 404.96 0.000 3 36.505. 000 3 5.292.64 1.861 5 5.852.79 4.219 1 2) Doanh thu tiêu thụ con giống 1 3.260.0 00 3 155.240 5 3.104.76 0 Cộng 11.148. 696.08 0 11.148.6 96.080 Kèm theo Chứng từ gốc Kế toán trởng Ngời lập ( Ký họ tên) ( Ký họ tên)
Chứng từ ghi sổ đợc công ty lập vào cuối tháng bằng cách từ bảng kê doanh thu ghi vào chứng từ ghi sổ theo từng danh mục hàng hoá. Tuy nhiên trong tháng nếu các nghiệp vụ bán hàng phát sinh ít thì kế toán tập hợp chứng từ gốc cùng loại để trực tiếp ghi vào chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ghi sổ này là cơ sở để kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan.
Bảng số 4: Bộ (Sở) :
Đơn vị : Công ty CPTM và dịch vụ tổng hợp long Anh Phòng tài vụ
Sổ cái
Tháng 12/2006
Tên tài khoản : Doanh thu hàng hoá . Số hiệu : TK 5111
c diễn giải T Số tiền
Nợ Có Tháng 12 1 DTBH do khách hàng nợ 1 15.432. 351.362 DTBH thu bằng TM 1 385.67 6.190 Tiền hàng thiếu 3 34.766. 667 2 Doanh thu tiêu
thụ con giống 1 3.104.7 60 3 Kết chuyển doanh thu xác định kết quả BH 9 15.855. 898.97 9 Tổng phát sinh 15.855. 898.97 9 15.855. 898.97 9 Ngày31.Tháng12 Năm06
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu)
Để theo dõi cụ thể từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán mở sổ chi tiết bán hàng. Sổ này đợc mở cho từng loại hàng hoá dịch vụ đã bán đợc khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán. Sổ này mở cho cả năm, mỗi tháng đợc ghi trên một vài trang sổ liên tiếp. Cách ghi sổ nh sau:
- Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ.
- Cột 2,3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ. - Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột 5: Ghi loại hàng hoá bán ra
- Cột 6: Ghi tài khoản đối ứng
- Cột 7, 8, 9: Ghi số lợng, đơn giá và số tiền của khối lợng hàng hoá đã bán ra
- Cột 10: Ghi số khoản phải giảm trừ vào doanh thu( nếu có) nh: Chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán...
- Cột 11: Ghi số thuế GTGT của hàng bán ra
Cuối tháng, kế toán tính tổng cộng doanh thu tiêu thụ, số lợng tiêu thụ của từng mặt hàng bán ra.
b.Kế toán doanh thu bán hàng theo phơng pháp bán lẻ thu tiền trực tiếp:
Hiện nay công ty có khoảng 45 điểm bán lẻ trong toàn thành phố Hà Nội Đối với phơng thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Nhân viên bán hàng không lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng. Định kỳ 10 ngày nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho và đem về công ty nộp cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán. Việc theo dõi tiêu thụ đợc kế toán ở công ty thực hiện trên sổ chi tiết tiêu thụ cho từng mặt hàng trên cơ sở báo cáo bán hàng do các đơn vị bán lẻ chuyển về.
Bảng số 5:
Công ty CPTM và dịch vụ tổng hợp long Anh Báo cáo bán hàng
- Kho Vân Nội - Từ 10/12 đến hết 20/12
S T T T
Tên hàng ĐV kho đầu Tồn kỳ Lợng nhập trong kỳ tổng l- ợng gồm cả Bán trong kỳ Số Lợng ĐG(đã có thuế) Thành tiền
1. Chạu men cai 1.500 12.000 13.500 950 10.700 10.165.000 7.500 12.5502. gạch trang trí viên 1.020 0 1.020 100 12500 1.250.000 0 920 2. gạch trang trí viên 1.020 0 1.020 100 12500 1.250.000 0 920 3. Gốm đỏ kg 3.350 5.000 8.350 800 4.300 3.440.000 2.200 5.350 4. con giống kg 16.100 0 16.100 900 3.400 3.060.000 5.800 9.400 5. Chậu Hàn Quốc cai 2.050 0 2.050 2.050 135200 277.160.000 0 0
Tổng cộng 295.075.000
3.2.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và các khoản phải thu của khách hàng:
a.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Là một công ty hoạt động rất mạnh và có uy tín cao đối với các bạn hàng, công ty rất chú trọng tới chất lợng hàng hóa cho nên công ty đã thực hiện rất tốt công tác thu mua, vận chuyển, bảo quản cho đến khâu tiêu thụ hàng hoá. Do đó ở công ty này, hàng bán bị trả lại hầu nh không xảy ra. Trong một số trờng hợp hãn hữu thì công ty trực tiếp thơng lợng với khách hàng để tránh tình trạng hàng nhập lại kho. Đối với trờng hợp giảm giá hàng bán và chiết khấu thơng mại, kế toán không theo dõi trên TK 532, TK 521 mà trong trờng hợp hàng kém chất lợng hoặc khách hàng mua với khối lợng lớn, giám đốc công ty trực tiếp duyệt giá bán và giá bán này đợc ghi luôn trên hoá GTGT theo giá đã duyệt của giám đốc.
Công ty đã áp dụng các mức giá vô cùng linh hoạt tuỳ theo từng tr- ờng hợp áp dụng. Do vậy mà công ty ngày càng thu hút đợc nhiều khách hàng cả trong và ngoài nớc và đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hoá. Từ đó mà lợi nhuận của công ty tăng lên đáng kể.
Để khuyến khích hàng hoá của mình tiêu thụ nhanh, Công ty Long Anh cũng nh bao công ty khác hiện nay đều áp dụng chính sách bán chịu hàng hoá. Chính sách này công ty chỉ áp dụng cho các khách hàng thờng xuyên và quen biết với công ty. Các công ty này thờng có uy tín về khả năng thanh toán các khoản nợ.
- Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Để phản ánh tình hình công nợ, kế toán sử dụng các chứng từ sổ sách sau:
Phiếu xác nhận nợ của các khách hàng Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
Bảng cân đối TK 131 - Phải thu của khách hàng Sổ cái TK 131
Tài khoản sử dụng là tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản phải thu của khách hàng.
Khi hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng đối tợng phải thu, theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Việc mở sổ này giúp cho kế toán có thể quản lý chặt chẽ và theo dõi thờng xuyên các khoản phải thu của khách hàng tránh tình trạng gian lận.
Đồng thời với những khách hàng có giao dịch thờng xuyên hoặc có số d nợ lớn thì kế toán luôn tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, trong một số trờng hợp thì yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
Mẫu sổ chi tiết giống nh phần đã trình bày ở trên( ở bảng số 1).
Cuối mỗi tháng, kế toán công ty tiến hành tổng hợp chi tiết công nợ dới dạng "bảng cân đối TK 131". Bảng này sẽ phản ánh chi tiết từng khoản nợ của khách hàng với công ty.
Bảng số 6:
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua
Tên tài khoản: TK 131
Đối tợng : Bà Trần Thị Mai – cty TNHH Vân đình