Cựng với những mặt tớch cực nờu trờn, nếu đi vào chi tiết, cụng ty vẫn cũn một số điểm hạn chế trong việc thực hiện cụng tỏc kế toỏn.
Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn: Do quy mụ của cụng ty là một cụng ty nhỏ nờn cú sự hạn chế về mặt số lượng nhõn sự của cụng ty. Việc bố trớ nhõn sự của cụng ty khỏ hợp lý, kế toỏn hàng húa và kế toỏn tiền lương là hai phần hành riờng biệt nờn cú thể do một người đảm nhiệm, tuy nhiờn, thủ quỹ của cụng ty thỡ chưa cú sự độc lập cần thiết với bộ mỏy kế toỏn. Thủ quỹ của cụng ty là do nhõn viờn kế toỏn tài sản cố định đảm nhiệm. Khu vực làm việc của thủ quỹ lẽ ra phải được tỏch riờng so với bộ phận kế toỏn thỡ ở đõy, thủ quỹ làm việc ngay tại phũng kế toỏn, khụng được tỏch ra thành bộ phận riờng biệt và chịu sự chỉ đạo của kế toỏn trưởng. Điều này cú thể dẫn tới tỡnh trạng trỏch nhiệm khụng được phõn chia rừ ràng, khi xảy ra sai sút rất khú để quy trỏch nhiệm. Bờn cạnh đú cũn cú thể dẫn đến cỏc tỡnh trạng tiờu cực như thụng đồng, múc ngoặc… Để trỏnh tỡnh trạng này, cụng ty cần cú sự phõn chia rừ về
khu vực làm việc của thủ quỹ và kế toỏn như thủ quỹ cần cú một khu vực làm việc riờng, cần cử riờng một nhõn viờn làm thủ quỹ và nhõn viờn này phải tỏch biệt, khụng cú liờn hệ gỡ với phũng kế toỏn.
Về chứng từ kế toỏn: Theo chế độ quy định thỡ mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toỏn. Tuy nhiờn ở cụng ty, một số nghiệp vụ phỏt sinh với số tiền nhỏ thỡ lại khụng được lập thành chứng từ, húa đơn. Điều đú cú thể dẫn đến thiếu sút một khoản chi phớ hay một khoản thu nào đú, mặc dự nú khụng lớn nhưng cũng cú ảnh hưởng đến việc hạch toỏn của doanh nghiệp. Đồng thời cũng gõy sự khú khăn trong việc kiểm soỏt cỏc khoản chi phớ của doanh nghiệp.
Về mặt trỡnh tự hạch toỏn và sổ sỏch kế toỏn: Do cụng ty ỏp dụng cả kế toỏn mỏy song song với ghi chộp bằng tay mà kế toỏn mỏy cú khỏ nhiều khỏc biệt so với trỡnh tự hạch toỏn thủ cụng. Đỳng theo trỡnh tự chung thỡ kế toỏn phải vào sổ Nhật ký chung sau đú mới vào sổ cỏi. Nhưng khi ỏp dụng kế toỏn mỏy thỡ cú đổi khỏc, tức là những chứng từ gốc song song với việc được nhập vào mỏy thỡ được tổng hợp theo bảng kờ tài khoản. Cỏc bảng kờ đú chớnh là căn cứ để đối chiếu với Nhật ký chung, sổ cỏi và cỏc loại sổ chi tiết. Do thực hiện như vậy nờn khi kiểm tra cụng tỏc kế toỏn, khi so sỏnh đối chiếu cỏc loại sổ tổng hợp và cỏc loại sổ chi tiết hay giữa cỏc loại sổ tổng hợp với nhau người ta khụng dựa trờn số dũng, số cột đó được ghi trờn Nhật ký chung hay sổ cỏi mà chỉ dựa vào số hiệu và ngày thỏng của chứng từ. Điều này khiến cho việc tỡm kiếm khú khăn và mất nhiều thời gian hơn. Hơn nữa việc thực hiện song song cả kế toỏn trờn mỏy và ghi chộp thủ cụng vừa cú ưu điểm như trờn đó núi song nú cũng chớnh là một yếu điểm trong cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp. Việc thực hiện ghi chộp như vậy rất phức tạp và dễ gõy ra
sự nhầm lẫn trong việc ghi sổ của kế toỏn, làm tăng khối lượng cụng việc của nhõn viờn kế toỏn.
Về tài khoản kế toỏn: Doanh nghiệp sử dụng một hệ thống tài khoản khỏ đầy đủ và phự hợp với tinh hỡnh hạch toỏn của cụng ty. Nhưng bờn cạnh đú cú một nhược điểm dễ nhận thấy của doanh nghiệp là về việc hạch toỏn chi phớ mua hàng của cụng ty. Đối với cỏc khoản chi phớ này, cụng ty khụng sử dụng một tài khoản nào để theo dừi riờng giỏ mua và chi phớ thu mua như theo quy định của chế độ. Trong quỏ trỡnh mua hàng, kho phỏt sinh chi phớ thu mua, kế toỏn sẽ hạch toỏn vào Phiếu kế toỏn khỏc rồi định khoản luụn vào TK 642. Kế toỏn làm như vậy là dựa trờn thực tế hoạt động mua hàng của cụng ty, thụng thường với từng đợt nhập mua hàng, doanh nghiệp chỉ nhập một loại hàng húa nờn phõn bổ chi phớ là khụng cần thiết do số chi phớ này phỏt sinh với số lượng nhỏ nờn. Nhưng cỏch lý luận đú là sai lầm và khụng đỳng với chế độ quy định. Bờn cạnh đú cũn cú khỏ nhiều loại chi phớ khụng thể phõn bổ trực tiếp cho từng đợt mua hàng mà là chi phớ tổng hợp của nhiều lần mua hàng như chi phớ điện thoại liờn lạc với đối tỏc, chi phớ lương nhõn viờn phụ trỏch mua hàng… Hiện nay, tất cả cỏc khoản chi phớ đỏng lẽ ra phải được tập hợp riờng rồi cuối thỏng phõn bổ vào giỏ trị hàng mua nhưng tất cả cỏc khoản chi phớ đú cũng đều được hạch toỏn vào TK 642- Chi phớ quản lý doanh nghiệp. Việc làm đú là khụng hợp lý, một mặt nú làm tăng chi phớ quản lý doanh nghiệp, mặt khỏc do khụng phõn bổ chi phớ mua hàng đó làm ảnh hưởng tới TK 632- giỏ vốn hàng bỏn. Điều này cú thể dẫn đến những quyết định sai lầm của nhà quản trị trong cụng tỏc quản lý doanh nghiệp và quyết định kinh doanh.
Một nhược điểm nữa của doanh nghiệp là về việc trớch lập dự phũng. Là một doanh nghiệp thương mại nờn việc quản lý tốt cỏc khoản vốn bị chiếm dụng là vụ cựng quan trọng. Khi xem xột bảng cõn đối kế toỏn của doanh
nghiệp ta thấy khoản mục phải thu khỏch hàng của doanh nghiệp là một khoản mục quan trọng, chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiờn, trong cụng tỏc hạch toỏn thanh toỏn với khỏch hàng thỡ doanh nghiệp lại khụng thực hiện việc đỏnh giỏ và lập dự phũng cỏc khoản phải thu khú đũi. Nếu trong năm cỏc khoản phải thu khụng đũi được doanh nghiệp sẽ hạch toỏn luụn vào TK 642. Điều này là khụng hợp lý, khụng làm rừ được nguyờn nhõn gõy tăng chi phớ dẫn tới việc cung cấp thụng tin kế toỏn khụng chớnh xỏc. Do đú, cuối kỳ cụng ty nờn đỏnh giỏ khả năng thanh toỏn của khỏch hàng và tiến hành trớch lập dự phũng đối với cỏc khoản phải thu được đỏnh giỏ là khả năng thanh toỏn thấp.
Một hạn chế nữa trong cụng tỏc trớch lập dự phũng là cụng ty cũng khụng thực hiện lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Với đặc thự kinh doanh của cụng ty thỡ Hàng tồn kho cũng giống như phải thu khỏch hàng là một phần quan trọng và chiểm tỷ trọng lớn trong quy mụ tài sản của doanh nghiệp. Nếu cú hiện tượng hàng tồn kho bị giảm giỏ cú thể dẫn tới việc hoạt động kinh doanh của cụng ty sẽ bị lỗ. Hiện nay, do cụng ty cho rằng cỏc mặt hàng của mỡnh là đặc thự và cú sự biến động giỏ là khụng đỏng kể nờn khụng trớch lập dự phũng giảm giỏ. Tuy nhiờn, với tỡnh hỡnh Việt Nam mới gia nhập WTO như hiện nay, thị trường sẽ cú nhiều biến động, việc hàng loạt cỏc doanh nghiệp giảm giỏ để canh tranh là khụng thể trỏnh khỏi. Do vậy, để đảm bảo nguyờn tắc thận trọng trong kế toỏn, theo em thỡ cụng ty nờn trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Ngoài ra, về cụng tỏc tiờu thụ hàng húa, đối với một doanh nghiệp thương mại thỡ việc tiờu thụ được càng nhiều hàng húa thỡ càng mang lại doanh số cao từ đú dẫn đến lợi nhuận cao cho doanh nghiờp. Vỡ vậy, doanh nghiệp nờn ỏp dụng hỡnh thức chiết khấu thương mại cho khỏch hàng. Đõy là một chớnh sỏch khuyến khớch khỏch hàng mua hàng với số lượng lớn nhưng
cụng ty lại khụng ỏp dụng chớnh sỏch này, đú là một điểm mà theo em doanh nghiệp nờn chỳ ý và sửa đổi.