Cụng tỏc kế toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp cũng đúng một vai trũ rất quan trọng trong cụng tỏc quản lý cũng như trong tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp, nú giỳp xỏc định cỏc khoản chi phớ phục vụ cho vịờc quản lý cỏc hoạt động của doanh nghiệp; phản ỏnh, giỏm đốc kịp thời, đầy đủ, chớnh xỏc cỏc khoản chi phớ phỏt sinh; kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của từng khoản chi phớ từ đú đảm bảo xỏc định chớnh xỏc thu nhập, khắc phục tỡnh trạng “lói giả, lỗ thật”, gúp phần ngăn ngừa hiện tượng tham ụ, lóng phớ trong kinh doanh, giỳp hạ thấp chi phớ và nõng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Cỏc chứng từ liờn quan được sử dụng để hạch toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Phiếu chi, giấy bỏo Nợ của ngõn hàng.
- Bảng tớnh và thanh toỏn tiền lương nhõn viờn. - Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ.
- Húa đơn cỏc dịch vụ như điện thoại, điện, nước… Kế toỏn theo dừi chi phớ quản lý doanh nghiệp của cụng ty bằng TK 642- chi phớ quản lý doanh nghiệp. Chi phớ này bao gồm: chi phớ tiền lương, trớch BHXH, tiền thưởng, phụ cấp…của nhõn viờn quản lý, chi phớ khấu hao tài sản cố định dựng trong quản lý như mỏy tớnh, mỏy photocopy… chi phớ mua đồ dựng văn phũng, chi phớ sửa chữa thường xuyờn tài sản cố định dựng cho văn phũng, cỏc khoản phớ, lệ phớ, chi phớ dịch vụ mua ngoài như trả tiền điện, nước, điện thoại của trụ sở chớnh và cỏc chi phớ bằng tiền khỏc. Bờn cạnh đú kế toỏn cũn hạch toỏn vào TK 642 cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh mua hàng, hạch toỏn vào tài khoản chi tiết là TK 6428.
TK 642 cũn được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2 để theo dừi chi tiết đối với từng khoản chi phớ phỏt sinh liờn quan đến cụng tỏc quản lý:
- TK 6421: Chi phớ nhõn viờn quản lý.
- TK 6422: Chi phớ vật liệu quản lý.
- TK 6423: Chi phớ đồ dựng văn phũng.
- TK 6424: Chi phớ khấu hao tài sản cố định.
- TK 6425: Thuế, phớ và lệ phớ.
- TK 6426: Chi phớ dự phũng.
- TK 6427: Chi phớ dịch vụ mua ngoài.
- TK 6428: Chi phớ bằng tiền khỏc.
Việc hạch toỏn đối với tài khoản này cũng được tiến hành tương tự như đối với TK 641. Từ cỏc chứng từ gốc kế toỏn nhập số liệu vào mỏy. Cuối kỳ mỏy sẽ tự động vào sổ cỏi TK 642 và kết chuyển vào TK 9111 để xỏc định kết quả.
Vớ dụ: ngày 02/12/2007, xuất quỹ tiền mặt để mua giấy và mực in dựng trong văn phũng theo phiếu chi số 213, số tiền chưa cú thuế GTGT là 3.252.750 đồng.
Kế toỏn hạch toỏn nghiệp vụ này theo bỳt toỏn: Nợ TK 6423: 3.252.750
Nợ TK 133: 325.275
Cú TK 111: 3.578.025
Kế toỏn căn cứ vào húa đơn của cụng ty bảo hiểm và phiếu chi số 213 để ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, cuối kỳ, số liệu đú sẽ được đưa vào sổ cỏi TK 642.
Mẫu 2.8. Sổ cỏi TK 642
CễNG TY KỸ THUẬT CễNG NGHIỆP THĂNG LONG
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 642- Chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phỏt sinh
Ngày Số PS nợ PS cú
………. 02/12/200
7
PC 213 Tiền Việt Nam 1111 3.578.025 05/12/200
7
002345 0
Tiền gửi tại NH Đẩu tư Cầu Giấy
1121C G 1.056.450 ………….. 31/12/2007 Lương nhõn viờn 334 14.507.80 0 31/12/2007 KHTSCĐ 214 1.805.275 31/12/2007 - Kết chuyển 911 20.947.550 Tổng phỏt sinh nợ: 20.947.550 Tổng phỏt sinh cú: 20.947.550 Số dư cuối kỳ : 0 Ngày 31 thỏng 12 năm2007
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)