Báo cáo tiêu thụ
2.6.4.4. Hạch toán chi phí kinh doanh.
Đối với doanh nghiệp thơng mại, chi phí kinh doanh phát sinh chủ yếu là chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí thu mua hàng hóa. Nhng việc tách rời những chi phí này tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc gặp rất nhiều khó khăn. Chính vì vậy, Chi nhánh chỉ sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng dùng để phản ánh cả ba loại chi phí trên.
Chi phí kinh doanh tại đơn vị bao gồm những khoản chi phí sau:
+ Chi phí tiền lơng: là toàn bộ những khoản tiền lơng, phụ cấp có tính chất lơng theo quy định hiện hành của nhà nớc. Các cán bộ, công nhân viên trong Chi nhánh đợc hởng bao gồm: những ngời trong bộ máy điều hành công ty (giám đốc, trởng phòng, phó phòng, nhân viên các phòng ban), những ngời lao động bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ (trởng cửa hàng, nhân viên bán hàng), thủ kho, bảo vệ .…
Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lơng và các chứng từ khác (giấy báo nghỉ ốm, ) kế…
toán tiến hành kiểm tra, ghi chép sổ sách và đợc tập hợp trên TK641 (chi tiết cho từng nhóm hàng hóa)
+ Chi phí BHXH,BHYT,KPCĐ: là khoản tiền mà ngời sử dụng lao động phải trích trên cơ sở quỹ tiền lơng của đơn vị để nộp BHXH(15%), BHYT(2%), KPCĐ(2%) cho ngời lao động trong đơn vị
+ Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì: Bao gồm toàn bộ số tiền phân bổ các loại công cụ , dụng cụ, bao bì trực tỉếp sử dụng vào hoạt động kinh doanh.
+ Chi phí khấu hao: là khoản chi phí sử dụng TSCĐ đợc trính trên tỷ lệ khấu hao theo quy định của nhà nớc. Đối với những TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh nào thì đợc hạch toán cho hoạt động kinh doanh đó, còn đối với những tài sản dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì sẽ đựơc tập hợp và thực hiện phân bổ cho từng loại hoạt động kinh doanh theo những tiêu thức cụ thể.
+ Chi phí sửa chữa TSCĐ: Là những chi phí sửa chữa tài sản phát sinh trong quá trình kinh doanh. Do đặc điểm của loại sản phẩm xăng dầu nên chi phí sửa chữa chủ yếu là chi phí sửa chữa thờng xuyên: trùng tu TSCĐ, sơn quét, bảo dỡng, thay thế phụ tùng .…
+ Chi phí bảo quản: Là những khoản chi phí nhằm đảo bảo chất lợng của hàng hóa đã nhập kho, chở tiêu thụ nh chi phí chống cháy nổ, chi phí vệ sinh kho hàng, rửa bồn bể, chi phí chống h hao hàng hóa, chi phí vệ sinh môi trờng, chi phí độc hại .…
+ Chi phí vận chuyển: là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa: Chi phí thuê xe chuyên chở xăng dầu …
+ Chi phí hao hụt: là những chi phí hao hụt tự nhiên , không thể tránh khỏi trong quá trình vận chuyển, giao dịch, bảo quản dự trữ xăng dầu, hàng hóa…
+ Chi phí bảo hiểm: Là những khoản chi phí nhằm tránh những rủ ro đáng tiếc xảy ra.
+ Chi phí dịch vụ thuê ngoài: là những chi phí mua ngoài sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ của Chi nhánh nh: Chi phí điện thoại, chi phí điện nớc và chi phí khác.
+ Chi phí thuế, phí, lệ phí: Đây là những khoản chi phí bắt buộc phải nộp ngoài ý muốn chủ quan của Chi nhánh nh: Phí qua cầu, thuế môn bài, thuế nhà đất…
+ Chi phí văn phòng, công tác: là những chi phí phát sinh cho công tác kinh doanh, chi phí văn phòng: chi phí tiếp khách, hội nghị, tàu xe, công tác phí ..…
+ Chi phí lãi vay: là các khoản chi phí về tiền vay, là khoản tiền Chi nhánh phải trả cho ngân hàng, các tổ chức tín dụng tài chính về các khoản vay ngăn hạn, khoản tiền lãi vay phải trả cho Tổng công ty về các khoản nhận thanh toán tiền hàng nội bộ và khoản lãi vay vốn để đầu t XDCB mà tổng công ty đã cho vay.
Ngoài ra, các chi phí kể trên Chi nhánh còn nhiều các chi phí khác cũng đợc coi là chi phí kinh doanh trong kỳ nh chi phí hoa hồng mô giới, chi phí đào tạo tuyển dụng, chi phí dự phòng…
Tài khoản sử dụng
TK 641: Chi phí bán hàng TK 6411: Hàng hóa
+ TK 64111: Xăng dầu
TK 641113: Chi phí quản lý doanh nghiệp chung TK 641114: Chi phí khâu bán lẻ trực tiếp
TK 641115: Chi phí bán buôn, đại lý + TK 64112: Dầu mỡ nhờn
+ TK 64113: Hóa chất
+ TK 64115: Gas, bếp và phụ kiện
Chứng từ sử dụng
+ Phiếu chi
+ Bảng theo dõi khấu hao TSCĐ
+ Bảng thanh toán lơng của nhân viên quản lý doanh nghiệp và nhân viên bán hàng + Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài nh tiền mua điện, nớc .…
+ Giấy báo Nợ và số phụ của ngân hàng
………
Căn cứ vào các Hóa đơn, chứng từ nh Phiếu chi, Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài (điện, nớc) phục vụ cho hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, Bảng tính khấu hao TSCĐ Kế toán tiến hành ghi số liệu vào…
sổ chi tiểt chi phí bán hàng, Bảng tổng hợp chi phí bán hàng, Bảng kê chi phí bán hàng và cuối tháng ghi số liệu tổng cộng vào Sổ cái TK641. Chăng hạn chi phí bán hàng của Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc của mặt hàng xăng dầu trong tháng 1/2005 nh sau:
Sổ chi tiết bán hàng
TK 64111
chứng từ
SH NT
Chi phí tiền lơng - 63,599,592 191,029,195
Tiền lơng - 63,599,592 191,029,195
Chi phí bảo hiểm 3,555,961 6,022,782 18,996,127
Bảo hiểm xã hội 2,324,931 3,937,769 12,419,902 Kinh phí công đoàn 927,124 1,570,284 4,952,746 Bảo hiểm Y tế 303,905 514,729 1,623,479
Chi phí công cụ, ngyên vật liệu 18,918,646 18,918,646 5,104,759
Công cụ, NVL đồ điện dân dụng 12,238,460 12,238,460 3,302,265 các loại bao bì 6,680,186 6,680,186 1,802,494
Chi phí khấu hao TSCĐ 26,811,189 26,811,189 80,116,256
Khấu hao nhà cửa vật kiến trúc 6,147,074 6,147,074 18,368,472 Khấu hao máy móc thiết bị 5,062,149 5,062,149 15,126,535 Khấu hao phơng tiện vận tải 686,241 686,241 2,050,603 Khấu hao dụng cụ quản lý 1,510,130 1,510,130 4,512,518
Chi phí sửa chữa TSCĐ 13,373,954 101,250 26,584,649
Chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài 371,198 2,810 737,864 Chi phí sửa chữa nhà cửa vật kiến
trúc 11,527,764 87,273 22,914,805
Chi phí sửa chữa máy móc, thiết bị 708,337 5,363 1,408,027 chi phí sửa chữa khác 766,656 5,804 1,523,953
Chi phí bảo quản 1,742,853 505,686 20,475,904
Chi phí bảo quản thuê ngoài 745,726 216,371 8,761,156 Chi phí bảo quản khác 745,726 216,371 8,761,156 Chi phí bảo quản tự làm 125,701 36,472 1,476,796 Chi phí đo lờng kiến định 658 191 7,731 Chi phí bốc xếp 17,862 5,183 209,854 Chi phí bảo quản khác 107,181 31,098 1,259,211
Chi phí vận chuyển 1,085,516 106,945,330 96,518,631
Chi phí vận chuyển thuê ngoài 447,003 44,038,908 39,745,308 Cớc phí vận chuyển 447,003 44,038,908 39,745,308 Chi phí vận chuyển tự làm 95,754 9,433,758 8,514,008 Cớc phí vận chuyển 95,754 9,433,758 8,514,008
Chi phí hao hụt - - -
Hao hụt theo dự kiến kế hoạch - 14,037 43,910,584
Chi phí ĐT, TD và khuyến học 70,225 - 1,080,083
Chi phí đào tạo, tuyển dụng 35,113 - 540,042 Chi phí đào tạo đại học 850 - 13,070 Chi phí đào tạo nghiệp vụ nâng bậc 11,846 - 182,203 Chi phí đào tạo khác 22,416 - 344,769
Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 17,117,409 1,482,591 15,994,187
Chi phí điện, nớc 6,746,957 584,374 6,304,230 Chi phí điện thoại viễn thông, Fax 2,245,981 194,531 2,098,603 Chi phí mua ngoài 5,505,727 476,868 5,144,448 Chi phí khác 2,618,745 226,817 2,446,906
Sau khi lên các Sổ chi tiết chi phí bán hàng kế toán tiến hành vào các bảng kê ghi Nợ các tài khoản 641(chi tiết từng đối tợng). Sau đây là ví dụ bảng kê của TK641113, TK 641114, TK 641115 trong tháng 1/2005 Bảng kê ghi nợ TK64111 Tháng 1/2005 TK Nợ TK Có TK 641113 TK 641114 TK641115 Cộng 3411 - 63,599,592 191,029,195 245,628,787 3383 2,324,931 3,937,769 12,419,902 18,682,602 3382 927,124 1,570,284 4,952,746 7,450,154 3384 303,905 514,729 1,623,479 2,442,113 152 18,918,646 18,918,646 5,104,759 42,942,051 21412 6,147,074 6,147,074 18,368,472 30,662,620 21413 5,062,149 5,062,149 15,126,535 25,250,833 21414 686,241 686,241 2,050,603 3,423,085 21415 1,510,130 1,510,130 4,512,518 7,532,778 ……… ……….. ……….. ………. Tổng cộng 141,093,696 232,189,784 524,455,422 897,738,902
Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê và sổ chi tiết của tài khoản chi phí bán hàng. Đây là Sổ cái TK 641114 Sổ cái TK 641114 TK 641114 Số d đầu năm Nợ Có
Ghi có các TK ghi nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 …………
3411 63,599,5923383 3,937,769 3383 3,937,769 3382 1,570,284 3384 514,729 152 18,918,646 21412 6,147,074 21413 5,062,149 21414 686,241 21415 1,510,130 ……… ……….. Cộng số phát sinh Nợ 232,189,784 Cộng số phát sinh Có 232,189,784 Số d cuối tháng 0
Báo cáo Chi phí bán hàng và QLDN
Tháng 1/2005
STT Tên chỉ tiêu Tổng cộng Xăng dầu Hóa dầu Gas
Giá trị %DT Giá trị %DT Giá trị %DT Giá trị %DT
Tổng chi phí bán hàng và QLDN 959,329,935 100 895,933,688 100 27,943,610 100 35,452,637 100
1 Chi phí tiền lơng 302,199,368 31.50 254,628,787 28.42 20,490,029 73.33 27,080,552 76.392 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ 33,105,241 3.45 28,574,871 3.19 1,944,126 6.96 2,586,245 7.29 2 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ 33,105,241 3.45 28,574,871 3.19 1,944,126 6.96 2,586,245 7.29 3 Chi phí công cụ. NVL 24,236,897 2.53 24,023,405 2.68 25,500 0.09 187,992 0.53 4 Chi phí khấu hao TSCĐ 107,643,069 11.22 106,927,445 11.93 - - 715,624 2.02 5 Chi phí sửa chữa TSCĐ 40,108,686 4.18 40,059,852 4.47 25,000 0.09 23,833 0.07 6 Chi phí bảo quản 29,600,569 3.09 22,724,443 2.54 4,988,890 17.85 1,887,237 5.32 7 Chi phí vận chuyển 204,549,477 21.32 204,549,477 22.83 - - - - 8 Chi phí hao hụt 43,924,621 4.58 43,924,621 4.90 - - - -
9 Chi phí bảo hiểm 496,792 0.05 496,792 0.06 - - - -
10 Chi phí hoa hồng mô giới 1,781,737 0.19 1,436,679 0.16 - - 345,058 0.9711 Chi phí đào tạo tuyển dụng 1,150,308 0.12 1,150,308 0.13 - - - - 11 Chi phí đào tạo tuyển dụng 1,150,308 0.12 1,150,308 0.13 - - - - 12 Chi phí mua ngoài 34,629,794 3.61 34,594,188 3.86 - - 35,606 0.10 13 Chi phí văn phòng và CP công tác 19,238,264 2.01 18,981,142 2.12 257,122 0.92 - - 14 Chi phí theo chế độ cho ngời lao động 60,000,009 6.25 57,601,759 6.43 212,944 0.76 2,185,307 6.16 15 Chi phí quảng cáo tiếp thị, giao dịch 28,441,296 2.96 28,441,296 3.17 - - - - 16 Chi phí thuế, phí, lệ phí 28,223,808 2.94 27,818,625 3.10 - - 405,183 1.14
Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán hàng