Đối với kế toán chi tiết vật liệu, việc ghi chép trên sổ chi tiết vật liêụ, kế toán tiến hành ghi vào cuối tháng. Nh vậy không đảm bảo đợc chức năng của kế toán. Vì vậy việc ghi sổ kế toán chi tiết này kế toán nên tiến hành ghi hàng ngày hoặc hàng tuần. Để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán nên lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn về mặt giá trị của từng thứ vật liệu. Cơ sở số liệu căn cứ vào số liệu cộng cuối tháng trên sổ chi tiết vật liệu.Số liệu này đợc lấy để đối chiếu với số liệu trên sổ tổng hợp TK 152. Bảng này có thể lập nh sau:
Biểu 15: bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu
3.2.3.ý kiến về việc phân loại và lập danh điểm vật liệu
Việc hạch toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất là rất phức tạp, bởi vật liệu ở xí nghiệp có rất nhiều loại, mỗi loại lại có những qui cách, phẩm chất và kích cỡ khác nhau. Việc hạch toán kế toán vật liệu muốn đợc chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải đợc phân loại khoa học hợp lí. Sau khi phân loại vật liệu, phải lập danh điểm vật liệu phù hợp, danh điểm của các vật liệu cũng sẽ đợc ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các thẻ khác. Nhờ vậy công việc hạch toán sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm bớt đợc thời gian khi có công tác kiểm kê, kiểm tra. Đây còn là một điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cơ giới hoá công tác kế toán bằng máy vi tính. Trong sự đổi mới chung của cả nớc, các doanh nghiệp của nớc ta đang dần dần đa công nghệ thông tin hiện đại vào sử dụng phổ biến. Bằng máy vi tính nh hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng là rất khoa học và thuận tiện cho viẹec quản lí kế toán.
Công ty nên đầu t bằng máy vi tính ngày càng nhiều vào quá trình quản lí kế toán.
Với sự trợ giúp của máy vi tính thì công tác kế toán trở nên đơn giản và gọn nhẹ
stt Tên vật liệu Nhập Xuất Tồn
1 Keo 2502 161030680 82748443 79858545 2 Mat 450 11363500 10227150 5113575 3 Mat 300 16817980 14772550 6818100 4 Đóng rắn 8727200 7854480 2181800 ... Cộng 261420040 279777505 427031562
mất nhiều thời gian. Nó nh một công cụ quản lí vật liệu một cách hữu hiệu và làm giảm bớt khối lợng ghi chép của kế toán vật liệu.
Kế toán vật liệu có thể mở từng tệp để quản lí từng loại, nhóm, thứ vật liệu đó. Hàng ngày máy tính sẽ tính số liệu nhập - xuất - tồn kho. Vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời chính xác số liệu bất cứ lúc nào có nhu cầu cần thông tin.
Để đáp ứng yêu cầu quản lí, kế toán có thể phân loại vật liệu nh sau: Vật liệu chính : keo, mát, chì, kem, sơn chống nóng...
Vật liệu phụ :gỗ, axit, bột tan...
Kế toán xây dựng một sổ danh điểm vật liệu thống nhất. Để lập một sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng một bộ mã vật liệu và xắp xếp theo đúng thứ tự. Bên cánh đó xây dựng bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ những mã số mới để bổ sung khi cần thiết.
Xí nghiệp có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào những đặc điểm sau đây: • Dựa vào tài khoản NVL và chi tiết tài khoản NVL
• Dựa vào loại NVL công ty đang sử dụng • Dựa vào nhóm NVL trong mỗi loại • Dựa vào thứ tự NVL trong mỗi nhóm.
• Dựa vào quy cách, phẩm chất của từng vật liệu trong mỗi thứ Phơng pháp lập:
- Trớc hết bộ mã vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu.
Ví dụ : TK 152 (nguyên vật liệu ) bao gồm: • 1521- Nguyên vật liệu chính
• 1522- Vật liệu phụ • 1523- Phế liệu thu hồi • 1524- Nhiên liệu
Có thể lập danh sách điểm vật liệu nh mẫu sau (Biểu 13) Biểu 13
Số danh điểm vật liệu
Kí hiệu Tên, nh n hiệu, quy cáchã
vật liệu đơn vị tính Nhóm Danh điểm
vật liệu
152-1 152-1-01 Kẽm thỏi Trung Quốc 99.99% Kg
152-1-02 Kẽm thỏi 99,95% Kg
152-2 152-2-01 Keo 2502 Kg
152-2-02 Keo 5044 Kg
152-3 152-3-01 Sơn chống nóng insultee Kg
152-3-02 Sơn chống nóng insultee clear Kg
Khi có các chứng từ nhập, xuất vật liệu kế toán tự xác định loại và nhóm vật liệu. Sau đó căn cứ vào sổ danh mục vật liệu để xác định những con số còn lại và lên danh sách.