2.3.1.1.Thủ tục nhập vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch đã đặt ra của nhu cầu cung ứng vật t cho các hợp đồng sản xuất, xí nghiệp đã tổ chức mua các loại vật t phục vụ cho nhu cầu vật t của các hợp đồng.
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng mua về, ngời phụ trách vật t lập phiếu vật t thành 3 liên. Ngời phụ trách vật t kí tên vào phiếu và chuyển cả 3 liên xuống kho
làm căn cứ để thủ kho kiểm nhận vật t. Hoá đơn của ngời bán đợc chuyển lên phòng kế toán để kế toán theo dõi và làm thủ tục thanh toán cho ngời bán.
Căn cứ vào phiếu nhập kho của ngời phụ trách vật t, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho ghi số lợng thực nhập vào phiếu và cùng ngời giao hàng kí tên vào cả 3 liên.
Phiếu nhập sau khi có chữ kí của ngời giao hàng, thủ kho tiến hành gửi một liên lên phòng kế toán để theo dõi và làm căn cứ ghi sổ kế toán, một liên đợc thủ kho giữ lại ghi vào thẻ kho số thực nhập.
Khi nhận đợc hoá đơn kèm theo phiếu nhập kho, kế toán định khoản bút toán nh sau:
Nợ TK 152
Có TK (111,112,331)
Đối với vật t nhập trả kho, bộ phận phụ trách vật t tiến hành viết phiếu nhập nh đối với vật t mua về.
Để làm thủ tục nhập kho cần phải có hoá đơn GTGT ( gọi là hoá đơn đỏ) của đơn vị bán và kiểm tra chất lợng, định kì hàng tuần thủ kho lên phòng kế toán làm hạch toán kịp thời.
Ví dụ: Khách hàng -Đặng Vũ Tờng mua hàng của công ty Tân Viễn Đông theo hoá đơn GTGT số 044184 ngày 29/12/2001, giá trị ghi trên hoá đơn nh đối với tên hàng hoá:
Keo 2502:
1540kg * 15451 + 5% * 23799160 = 24989118 đồng Mat 450 :
150kg * 22727 + 5% * 3409050 = 35795025 đồng ( 5% là thuế suất thuế GTGT)
Chi phí vận chuyển bốc dỡ do công nhân chịu
Trích số liệu chứng từ nhập kho vật liệu ( biểu 2, 3 ), hoá đơn giá trị gia tăng (biểu 1 )
Nợ TK 152 Nợ TK 133(13312)
Có TK (331,111,112)
Ví dụ trong trờng hợp ở biểu 2, đối với sản phẩm là keo 2502 kế toán định khoản:
Nợ TK 152 : 23799160 đ
Nợ TK 133(13312): 23799160*5%=1189985 đ Có TK 331: 24989118 đ
Đối với trờng hợp hoá đơn về, hàng cha về thì hàng hoá cho vào tài khoản 151- Hàng mua đang đi đờng.
Ví dụ với sản phẩm Mat 450 thì kế toán định khoản: Nợ TK 151: 3409050
Nợ TK 133: 171452,5
Biểu 1
Mẫu số : 01 GTKT- LL
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2( Giao cho khách hàng ) Ngày 29/12/2001
Đơn vị bán hàng: Công ty Tân Viễn Đông :... Địa chỉ : Trờng Chinh:...Số tài khoản:... Điên thoại :...Mã số:... Họ và tên ngời mua hàng : Đặng Vũ Tờng... Đơn vị : Xí nghiệp vật liêu hoá chất... Địa chỉ : Nghĩa Đô - Cầu Giấy-HN:...Số tài khoản:... Hình thức thanh toán : Séc, tiền mặt...MS:...
stt Tên hàng
hoá,dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
a B c 1 2 3=1*2 1 Keo 2502 kg 1540 15454 23799160 2 Mat 450 Kg 150 22727 3409050 3 Mat 300 Kg 540 22727 12272580 4 Đóng rắn Kg 30 43636 1309080 5 Gelcoast trong Kg 40 35454 1418160 6 Styren Kg 18,2 18181 330894 7 Wat 8 Hộp 12 136363 1636356 Cộng tiền hàng : 44175280 Thuế suất GTGt : 5%, Tiền thuế GTGT 4417528 Tổng cộng tiền thanh toán 48592808
Số tiền viết bằng chữ : Bốn mơi tám triệu năm trăm chín mơi hai nghìn tám trăm linh tám nghìn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu 2
Đơn vị: XNVLHC phiếu nhập kho Địa chỉ:... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 91
Nợ : Có :
-Họ tên ngời giao hàng : Đặng Vũ Tờng
-Theo HĐ số 044184 ngày 29 tháng 12 năm 2001 của công ty Tân Viễn Đông....
-Nhập kho tại ; Tân Lập ( xởng CPS )
Nhập ngày 29 tháng 12 năm 2001 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu) tt Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập 1 Keo 2502 kg 1540 15454 23799160 2 Mat 450 Kg 150 22727 3409050 3 Mat 300 Kg 54 22727 12272580 4 Đóng rắn Kg 30 43636 1309080 5 Gelcoast trong Kg 40 35454 1418160
Biểu 3
Đơn vị: XNVLHC phiếu nhập kho Địa chỉ:... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 15
Nợ : Có :
-Họ tên ngời giao hàng : Bùi DoãnToản ( nhập lại của sản xuất lán pháo ) -Theo phiếu xuất kho số 141 ngày 23 tháng 12 năm 2001 của đồng chí Bùi Doãn Toản...
-Nhập kho tại ; Tân Lập ( xởng CPS )
Nhập ngày 29 tháng 12 năm 2001 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu )
2.3.1.2.Thủ tục xuất vật liệu
Trên cơ sở tính toán kế hoạch sản xuất cũng nh nhu cầu vật t của từng bộ phận sử dụng, bộ phận phụ trách vật t tiến hành làm phiếu xuất kho với số lợng theo yêu cầu của từng bộ phận sản xuất. Tất cả các phiếu xuất kho đợc đánh số thứ tự và theo dõi cho từng loại sản phẩm hoặc từng đơn đặt hàng.
TT Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập 1 Keo 2502 kg 10 15454 154540 2 3 4
Phiếu xuất vật t đợc giao theo yêu cầu của từng bộ phận sản xuất đợc lập nh biểu 4 , gồm 3 liên. Trong đó một liên do thủ kho giữ, một liên do thủ quỹ giữ, liên còn lại đợc bộ phận vật t lu lại.
Biểu 4
Đơn vị: XNVLHC phiếu xuất kho Địa chỉ:... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 141
Nợ : Có :
-Họ tên ngời nhận hàng : Bùi DoãnToản ...Địa chỉ(bộ phận)...SX... -Lí do xuất kho: Làm lán pháo
-Nhập kho tại : Tân Lập ( xởng CPS )
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu) TT Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực xuất 1 2 3=1*2 1 Keo 2502 kg 165 15454 2549910 2 Mat 450 Kg 30 22727 681810 3 Gelcoast Kg 05 35454 177270 4 Chổi to Kg 05 4000 20000
2.3.2. Kế toán chi tiết vật liệu
Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất đợc tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Phơng pháp hạch toán chi tiết đợc áp dụng là phơng pháp ghi thẻ song song.
Khái quát quá trình hạch toán chi tiết NVL theo hình thức ghi thẻ song song tại xí nghiệp hoá chất.
Ghi hàng ngày Ghi định kì
Quan hệ đối chiếu
2.3.2.1.Tại kho
Thủ kho phải bảo quản toàn vẹn số lợng, chất lợng và chủng loại của từng thứ vật liệu để sẵn sàng cấp phát cho các bộ phận.
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất phát sinh thủ kho vào thẻ kho để ghi chép hàng ngày theo dõi về số lợng vật t. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho của từng thứ vật liệu và chuyển lên phòng kế toán. Kế toán đối chiếu với phiếu nhập kho, xuất kho xem thủ kho đã ghi đúng cha và kiểm tra số tồn
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn kho NVL Kế toán tổng hợp
kiểm tra sẽ mất nhiều thời gian và công sức. Xí nghiệp chỉ tổng kiểm kê vào cuối năm. Mỗi thẻ kho đợc theo dõi riêng cho một loại vật t thiết bị, bộ thẻ kho này kế toán quản lí và lu giữ. Ngoài ra, thủ kho lập bảng kê nhập, xuất vật t gửi lên cho kế toán phụ trách xởng để kế toán theo dõi.
Biểu 5
Doanh nghiệp XNVLHC thẻ kho Tên kho: Tân Lập Ngày lập thẻ: Tờ số
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t, sản phẩm, hàng hoá Keo 2502... Đơn vị tính...kg...Mã số
Hàng tuần, thủ kho lập bảng kê tổng hợp nhập xuất vật t trong tuần và số l- ợng vật t tồn để bộ phận quản lí vật t cũng nh kế toán phụ trách theo dõi và có kế hoạch mua vật t bổ sung. Bảng kê đợc sử dụng khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật kí- Sổ Cái đợc. Số liệu của chứng từ gốc đợc ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của bảng kê đợc chuyển vào Nhật Kí- Sổ Cái có liên quan. Bảng kê có thể mở theo vế
Chứng từ Diễn giải Số lợng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 102
211 Xuất làm khuôn cầu trợt 22 80
212 Xuất làm nhà pháo 62,5 17,5
3/12 Nhập kho Tân Viễn Đông 880 897,5 213 Xuất làm nhà pháo 105 792,5 214 Xuất làm nhà pháo 150 642,5 215 Xuất làm nhà pháo 152 490,5 ...
Nhập kho Tân Viễn
Đông 1540 6361,5
141 Xuất làm lán pháo 165 6196,5
...
có hoặc vế nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh cả số d đầu tháng ...phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và chuyển số d cuối tháng.
Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi sổ cái. Trong bảng kê nhập xuất vật t đợc thực hiện trong ngày, số lợng vật t còn lại chính là số vật t tồn đọng trong kho sau khi xuất hoặc nhập vật t.
Từng loại vật t đợc đánh giá thứ tự. Chẳng hạn nh keo 2502 với số thứ tự là 1, với số lợng nhập vào 1540 kg, số tồn đọng 6361,5 kg. Bảng kê vật t có tác dụng lớn trong việc kiểm kê hàng ngày.
Tại xí nghiệp vật liệu hoá chất, bảng kê nhập, xuất vật t đợc theo dõi trên bảng kê số 8
Biểu 6
Bản kê nhập, xuất vật t trong ngày 23/12/2001(Kho Tân Lập)
Sau khi lập bảng kê theo dõi từng ngày, thủ kho tiến hành xắp xếp các loại chứng từ, Hàng tuần chuyển chứng từ cho phòng kế toán , cuối tháng thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu tình hình nhập- xuất - tồn kho vật t.(Biểu 7)
tt Tên vật t đvt Nhập Tồn Xuất Tồn 1 Keo 2502 Kg 1540 6361,5 165 6196,5 2 Mat 450 Kg 150 170 30 140 3 Mat 300 Kg 540 454 0 545 4 Đóng rắn Kg 30 30,5 01 29,5 5 Gelcoast Kg 40 145 05 140 6 Styren Kg 18,2 18,5 0 18,2 7 Wat 8 Hộp 12 13 01 12
Biểu 7
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
bảng kê nhập - xuất -tồn vật t
Tuần từ 16 đến 23/12/2001
2.3.2.2.Tại phòng kế toán
Định kì thủ kho gửi các phiếu nhập, xuất vật t và thẻ kho lên cho kế toán phụ trách.
Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất ,tồn của từng thứ vật liệu cả về số lợng và giá trị. Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho từng thứ vật liệu, mỗi loại vật liệu dợc ghi trên từng tờ sổ. Ngày mở sổ là ngày đầu tiên của năm,
stt Tên vật t đvt D đầu kì Nhập Xuất Tồn 1 Keo 2502 Kg 6659,3 1540 2002,8 6156,5 2 Mat 420 Kg 250 150 260 140 3 Sắt 20*40 Cây 0 06 06 0 4 Màu vàng Kg 13,6 0 7,8 5,8 5 Gelcoast Kg 251,8 40 151,8 140 6 Mat 300 Kg 300 540 295 545 7 Wat 8 Hộp 5 12 5 12 8 Styren Kg 7,8 18,2 7,8 18,2 9 đóng rắn Kg 24,5 30 25 29,5 10 Chổi to Cái 25 90 76 39 11 ...
ngày ghi sổ là ngày kế toán tập hợp đợc các phiếu nhập, xuất kho thờng là ngày cuới mỗi tháng.
♦ Cách lập
Căn cứ vào các phiếu nhập do thủ kho chuyển lên kế toán ghi số lợng nhập vào cột số lợng, còn cột giá trị kế toán NVL căn cứ vào bảng tổng hợp ghi có TK 111, ghi có TK 112, ghi có TK 131, ghi có TK 331 với các chứng từ gốc nh hoá đơn bán hàng
Chi phí vận chuyển để ghi số tiền theo giá nhập thực tế (bảng kê ghi có TK 111, 112 do kế toán tổng hợp đa sang, bảng kê ghi có TK 331do kế toán theo dõi).
Mỗi phiếu nhập kho đợc ghi thành một dòng trên sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết NVL đợc mở cho từng loại vật t. Trên sổ chi tiết NVL, kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp ghi có TK 111, 112, 131, 331 để ghi vào cột thống kê đối ứng với cột giá trị. đòng thời ghi vào sổ chi tiét thanh toán với ngời bán.
Trong tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kết toán chi tiết vật liệu vào sổ chi tiết vật liệu ở cột lơng. Đến cuối tháng, mới tính giá thực tế theo giá đích danh.
Mỗi loại NVL kết toán mở mở mọt tờ chi tiết NVL riêng biệt để theo dõi sổ đợc mở cho cả năm. Kết toán ghi chép và phản ánh tình hình xuất --nhập tồn kho của vật t cả về số lợng và giá trị (trích sổ chi tiết NVL - biểu 8 ) sau đó tính ra tổng số lợng xuất và số tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho.