CHƯƠNG 3 XÁC LẬP HỆ THỐNG MỚ
3.1. Các yêu cầu của hệ thống mớ
Từ thực tế đã trình bày ở trên, nhu cầu xây dựng một hệ thống kế toán doanh nghiệp mới cho công ty trên nền hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên dụng và khả năng truyền nhận dữ liệu giữa các phân hệ kế toán là hết sức cấp bách và cần thiết. Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, hệ thống mới phải được triển khai trên mạng cho phép nhiều người cùng có thể truy cập. Những người dùng này có thể làm việc với nhau trong cùng một hệ thống này mặc dù họ hoàn cách xa nhau về mặt địa lý. Việc đa người dùng như vậy là một yêu cầu mới đối với hệ thống nhưng cũng đặt ra cho nó một số vấn đề : hệ thống cần phải xây dựng hệ CSDL tập trung, việc bảo đảm tính bảo mật của hệ thống cần phải được quan tâm. Hệ thống mới cũng phải cho phép người dùng sao lưu, backup dữ liệu thuộc quyền hạn của họ. Ngoài ra sẽ có bảng ghi lại các hành động của người dùng khi truy cập vào hệ thống, điều này giúp cho hệ thống dễ tìm ra nguyên nhân khi có sự cố xảy ra. Mục đích của hệ thống là phải làm thế nào góp phần tăng hiệu quả quản lý kinh tế, do đó mà việc kinh doanh của công ty sẽ thuận lợi và phát triển hơn. Ngoài ra, hệ thống này còn có thể kết hợp với các hệ thống khác tạo nên một môi trường thống nhất, hiệu quả cho việc quản lý, phát triển kinh doanh, đồng thời giảm bớt lãng phí về tài nguyên và nguồn lực của công ty… Do đó các yêu cầu đối với hệ thống mới là :
• Xây dựng một hệ thống kế toán giải quyết dược nhiều vấn đề, tạo ra môi trường quản lý thuận lợi và chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu thực tại của công ty.
• Xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp gồm nhiều phân hệ kế toán. Mỗi phân hệ có các chức năng khác nhau, hoạt động độc lập nhau và cùng được điều hành bởi Admin.
• Xây dựng một kho dữ liệu tập trung và đồng nhất nhằm cung cấp thông tin chính xác, tức thời, cập nhật liên tục và có tính bảo mật cao.
• Các phân hệ trong hệ thống phải được liên kết chặt chẽ với nhau thông qua CSDL tập trung.
• Cần có hệ thống báo cáo, thống kê đầy đủ và liên tục về tình hình tài chính của doanh nghiệp, về công nợ, về tồn kho vật tư… giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt các thông tin trong việc quản lý.
• Xây dựng hệ thống đảm bảo dễ dàng phát triển lên đáp ứng những nhu cầu thực tế sau này.
Trong các yêu cầu trên thì yêu cầu về CSDL tập trung là quan trọng nhất vì nó sẽ giúp cho các ứng dụng có thể liên kết với nhau, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn, nhất quán, bảo mật về dữ liệu.