IV. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán xác định KQKD
1.Yêu cầu quản lý
1.1. Yêu cầu quản lý kết quả kinh doanh:
Qua nghiên cứu các nội dung trên ta thấy rằng kết quả kinh doanh là một chỉ tiêu kinh tế vô cùng quan trọng. Đó là chìa khoá để giải quyết mọi vấn đề trong doanh nghiệp. Chính điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tổ chức công tác quản lý kết quả kinh doanh sao cho phù hợp và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Việc quản lý tốt kết quả kinh doanh không phải là một công việc đơn giản đòi hỏi kế toán phải tham gia tổ chức quản lý nó một cách chặt chẽ và khoa học.
Muốn công tác quản lý kết quả kinh doanh đạt kết quả cao, trớc hết ta phải quản lý tốt doanh thu và chi phí.
Quản lý có hiệu quả doanh thu bán hàng và các khoản thu nhập khác đòi hỏi kế toán phải thờng xuyên theo dõi và phản ánh một cách kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, bằng cách tổ chức theo dõi hạch toán trên sổ sách một cách hợp lý và khoa học. Kế toán phản ánh đích thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ đó giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt đợc bản chất của từng nghiệp vụ kinh tế. Việc sử dụng đúng đắn các chứng từ cũng rất cần thiết vì chứng từ là cơ sở pháp lý của mọi nghiệp vụ kinh tế. Việc thực hiện đúng quy định về hệ thống chứng từ còn gắn liền với lợi ích của chính doanh nghiệp, chẳng hạn khi xuất bán một lô hàng mà không phản ánh kịp thời lên hóa đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) thì coi nh là hàng đã bán mà không có doanh thu, hoặc nếu khi lập hoá đơn mà không ghi một cách chi tiết giá bán cha có thuế, số thuế GTGT và tổng số tiền ngời mua thanh toán
thì về phía ngời mua sẽ không đợc khấu trừ thuế đầu vào. Vì vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải phản ánh trên các chứng từ kế toán, dù nghiệp vụ đó là lớn hay nhỏ. Nếu hàng hoá có giá trị thấp dới mức quy định phải ghi hoá đơn, hoặc nếu ngời mua yêu cầu không phải ghi hoá đơn thì ngời bán cũng phải ghi vào bảng kê bán hàng theo hớng dẫn của cơ quan thuế. Việc quản lý doanh thu có hiệu quả, đầy đủ, chính xác cũng chính là việc quản lý tốt kết quả kinh doanh.
Quản lý tốt chi phí kinh doanh phát sinh trong doanh nghiệp cũng là một yêu cầu cần thiết. Hiện nay các doanh nghiệp rất quan tâm đến việc làm thế nào để hạ thấp tỉ suất chi phí nhằm tăng kết quả kinh doanh. Tỉ suất chi phí là một chỉ tiêu chất lợng quan trọng phản ánh trình độ quản lý của doanh nghiệp trong đó kế toán là một công cụ quan trọng. Vai trò của kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mà kế toán còn phải giúp DN trong việc quản lý chi phí, đặc biệt là chi phí QLDN. Kế toán cần phải phát hiện và ngăn chặn những chi phí phát sinh bất hợp lý, những chi phí không cần thiết gây ra tình trạng lãng phí cho DN. Các chi phí cần phải đợc phản ánh đúng, đủ, kịp thời vào sổ sách, chứng từ kế toán tránh tình trạng thâm hụt, chi tiêu không có cơ sở.
Để quản lý tốt kết quả kinh doanh của DN ta không thể không nói đến công tác quản lý chi phí và thu nhập ở từng đơn vị bộ phận trong DN. Trong từng bộ phận sản xuất kinh doanh của DN, kế toán cùng với bộ phận quản lý phải lập phơng án quản lý tốt chi phí và thu nhập của bộ phận mình góp phần thực hiện mục tiêu chung của toàn DN. Hàng tháng hoặc hàng quý, kế toán các đơn vị bộ phận phải lập kế hoạch chi tiêu, những khoản chi nào không cần thiết thì không đợc phép chi. Tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng DN mà có biện pháp quản lý chi phí, thu nhập riêng nhng nhìn chung ta phải nhấn mạnh đến vai trò của tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết chi phí, thu nhập theo bộ phận. Nó có tác dụng to lớn trong công tác xác định chính xác chi phí, thu nhập của từng bộ phận từ đó cho ta một kết quả kinh doanh đáng tin cậy.
1.2. Yêu cầu quản lý phân phối lợi nhuận:
Sau khi đã xác định và quản lý tốt kết quả kinh doanh thì yêu cầu đặt ra là phải phân phối kết quả kinh doanh đó nh thế nào cho hợp lý, phục vụ tốt mục đích kinh doanh của DN. Ngoài việc phân phối kết quả kinh doanh theo chế độ, kế toán cùng với cán bộ quản lý DN phải biết sử dụng kết quả đó nh thế nào để thu đợc hiệu quả cao nhất tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
Nh vậy quản lý kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận ở các DN nói chung và các DN thơng mại nói riêng là rất cần thiết. Nó góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của DN và giúp DN khẳng định vai trò, vị trí của mình trên thị trờng.
2. Nhiệm vụ kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận:
Trong các doanh nghiệp thơng mại, bộ phận kế toán có chức năng giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi việc sử dụng và bảo quản tài sản của DN. Từ chức năng đó ta có thể xác định đợc nhiệm vụ của kế toán nh sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình lu chuyển và sử dụng các tài sản vật t tiền vốn, các quá trình và kết quả kinh doanh của DN. - Thông qua ghi chép, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản vật t tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hành động tham ô, lãng phí vi phạm chính sách chế độ kỷ luật kinh tế, tài chính của Nhà nớc.
- Cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ tiến hành quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh tế.
Xuất phát từ đặc điểm riêng của hoạt động kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận, ta rút ra nhiệm vụ kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận nh sau:
- Xác định chính xác kịp thời các khoản thu nhập của DN theo quy định của Nhà nớc.
- Tổ chức hạch toán chi tiết theo từng khoản thu nhập, đảm bảo đánh giá đúng đắn hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN.
- Tính toán xác định việc phân chia lợi nhuận rõ ràng theo các nguyên tắc của chế độ kế toán, xác định phản ánh đúng, đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc và đảm bảo lợi ích của DN, lợi ích của ngời lao động.
- Phản ánh đầy đủ kịp thời nghiệp vụ trong quá trình tạm phân phối và phân phối lợi nhuận của DN.
V/ ý nghĩa của việc hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận trong doanh nghiệp th ơng mại:
1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận:
Trong nền kinh tế thị trờng, DN muốn khẳng định đợc vị trí của mình thì cần phải làm ăn có lãi từ đó ngày càng mở rộng quy mô kinh doanh. Muốn vậy DN phải hạch toán lấy thu bù chi, ngoài thu nhập bù đắp chi phí còn phải thu đợc lợi nhuận. Hạch toán kinh tế là nhân tố kích thích sự sáng tạo trong quá trình kinh doanh, nó góp phần đem lại hiệu quả cao nhất cho DN.
Kế toán là một bộ môn khoa học về quản lý, là một bộ phận của hệ thống lý luận quản lý kinh tế tài chính. Vai trò của nó đợc thể hiện nh sau: Kế toán với chức năng của mình sẽ cung cấp đầy đủ toàn bộ các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính tại DN nhằm giúp cho các nhà quản lý điều hành và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính.
Kế toán phản ánh đầy đủ tài sản hiện có cũng nh sự vận động tài sản ở đơn vị qua đó giúp DN quản lý chặt chẽ tài sản.
Kế toán phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh cũng nh kết quả do nó mang lại nhằm kiểm tra việc thực hiện bù đắp chi phí, lợi nhuận trong doanh nghiệp.
Kế toán phản ánh đợc cụ thể từng loại tài sản, nguồn vốn giúp cho việc kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh.
Kế toán phản ánh đợc kết quả của ngời lao động giúp cho việc khuyến khích lợi ích vất chất và xác định trách nhiệm vất chất đối với ngời lao động một cách rõ ràng nhằm khuyến khích ngời lao động nâng cao năng suất lao động.
Nền sản xuất xã hội càng phát triển thì kế toán càng trở nên quan trọng vì vậy để nâng cao hơn nữa vai trò của mình trong quản lý kinh tế đòi hỏi từng bộ phận kế toán phải không ngừng hoàn thiện, đặc biệt là kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận.
Để đáp ứng đợc nhu cầu hiện nay, Đảng và nhà nớc đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 1141/TC/QĐ ngày 01/11/1995 và qua một số lần sửa đổi bổ xung hiện tại đợc áp dụng theo thông t số 120/1999/TT- BTC, ban hành ngày 7/10/1999. Hệ thống kế toán mối đợc ban hành đã đáp ứng đợc yêu cầu quản lý trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên nó vẫn còn không ít các vớng mắc, khó khăn. Đặc biệt là công tác kế toán kết qủa kinh doanh và phân phối lợi nhuận luôn luôn có sự thay đổi ràng buộc với chế độ kế toán và cơ chế quản lý của Nhà nớc. Trên thực tế kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận trong các DN hiện nay vẫn còn nhiều nhợc điểm cần khắc phục. Chẳng hạn nh chất lợng của tài liệu không đợc đảm bảo, thiếu chính xác và kịp thời, việc lập chứng từ kế toán cha đầy đủ, cha hợp lý, hợp lệ, ghi chép sổ sách không cập nhật đầy đủ, hiện tợng gian lận để ngoài sổ, các phơng pháp phân bổ chi phí không rõ ràng, không đúng chế độ, thiếu trung thực, xác định kết quả sai lệch hòng trốn thuế, công nợ dây da, phân phối thiếu công bằng. Tình trạng “lãi giả lỗ thật” để tránh bị phá sản hoặc “lỗ giả lãi thật” để trốn tránh nghĩa vụ với Nhà nớc vẫn diễn ra khá phổ biến. Chính vì vậy việc hoàn thiện kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận là rất cần thiết và phải đợc các cơ quan quản lý và các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
2. Nội dung hoàn thiện: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1. Hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu:
Hạch toán ban đầu là việc theo dõi ghi chép hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của DN, làm cơ sở để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Các hoạt động diễn ra trong các DN đều hớng tới mục tiêu lợi nhuận do đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc kế toán phản ánh để xác định xem lãi hay lỗ. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán ban đầu ở các bộ phận là rất quan trọng để thu nhận những thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cho các giai đoạn hạch toán tiếp theo. Công tác hạch toán ban đầu cần phải thực hiện những nội dung sau:
- Xuất phát từ những thông tin kinh tế phát sinh trong DN kế toán căn cứ vài hệ thống chứng từ theo qui định của Bộ tài chính để lập danh mục các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng bộ phận.
Đối với kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận thì những thông tin ban đầu thờng là những thông tin về doanh thu, chi phí và các thông tin liên quan đến quá trình phân phối thu nhập nh: việc nộp thuế thu nhập DN, thuế vốn, phân phối lợi nhuận vào các quỹ . . .
- Phân công cụ thể và quy định rõ trách nhiệm của từng ngời trong việc ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu phù hợp.
- Phòng kế toán của DN có trách nhiệm hớng dẫn việc ghi chép ban đầu củ tất cả các bộ phận trong DN và trách nhiệm xây dựng các chơng trình luân chuyển chứng từ thích hợp đối với từng loại chứng từ ban đầu.
Với nội dung của công tác hạch toán ban đầu và những thông tin kinh tế phát sinh trong kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận, kế toán phải xây dựng hệ thống chứng từ phản ánh những thông tin đó.
Chứng từ kế toán là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đồng thời nó còn là phơng tiện thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý.
Chứng từ phải đợc lập theo đúng quy định, ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đặc điểm của kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận là kế thừa số liệu kế toán của các nghiệp vụ trớc nh: kế toán bán hàng, kế toán chi phí kinh doanh, kế toán các hoạt động khác . . . nên khi phát sinh các nghiệp vụ này kế toán vừa sử dụng những thông tin về thu nhập và chi phí trên các chứng từ gốc vừa sử dụng các chứng từ tự lập.
Chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đủ số liên qui định, phải đợc ghi chép rõ ràng trung thực, đầy đủ các yếu tố. Kế toán trởng và thủ trởng đơn vị tuyệt đối không đợc ký tên vào chứng từ trắng, chủ tài khoản không đợc ký séc trắng.
Sau khi đã lập chứng từ, kế toán phải xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ cho phù hợp. Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ từ khâu lập đên khâu đa vào lu trữ. Quá trình này nếu hợp lý sẽ cung cấp thông tin kinh tế cho DN một cách kịp thời, chính xác đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.
2.2. Vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán:
Phơng pháp chứng từ kế toán mới chỉ cung cấp những thông tin mang tính chất rời rạc về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nh vậy mới chỉ đáp ứng một phần yêu cầu quản lý. Trong đó công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận nói riêng đòi hỏi những thông tin mang tính chất tổng hợp. Với yêu cầu đó, kế toán không chỉ dừng lại ở khâu hạch toán ban đầu mà phải tiếp tục tiến hành hạch toán tổng hợp.
Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép, phản ánh giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách tổng hợp trên cơ sở các chứng từ cung cấp từ khâu hạch toán ban đầu tạo ra các thông tin tổng hợp trong quá trình quản lý.
Tổ chức hợp lý hệ thống tài khoản kế toán là khâu không thể thiếu đợc trong quá trình hạch toán. Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phơng
thức tài khoản, đợc sử dụng để phản ánh, kiểm tra, giám sát từng đối tợng kế toán cụ thể trong DN và đợc mở theo đối tợng kế toán có nội dung riêng biệt. Hệ thống tài khoản kế toán DN đợc ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và đã đợc sửa đổi bổ xung. Hiện nay hệ thống tài khoản kế toán có 74 tài khoản cấp I với nhiều tài khoản cấp II và có