IV. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán xác định KQKD
2. Nội dung hoàn thiện
2.1. Hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu:
Hạch toán ban đầu là việc theo dõi ghi chép hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của DN, làm cơ sở để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Các hoạt động diễn ra trong các DN đều hớng tới mục tiêu lợi nhuận do đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc kế toán phản ánh để xác định xem lãi hay lỗ. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán ban đầu ở các bộ phận là rất quan trọng để thu nhận những thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cho các giai đoạn hạch toán tiếp theo. Công tác hạch toán ban đầu cần phải thực hiện những nội dung sau:
- Xuất phát từ những thông tin kinh tế phát sinh trong DN kế toán căn cứ vài hệ thống chứng từ theo qui định của Bộ tài chính để lập danh mục các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở từng bộ phận.
Đối với kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận thì những thông tin ban đầu thờng là những thông tin về doanh thu, chi phí và các thông tin liên quan đến quá trình phân phối thu nhập nh: việc nộp thuế thu nhập DN, thuế vốn, phân phối lợi nhuận vào các quỹ . . .
- Phân công cụ thể và quy định rõ trách nhiệm của từng ngời trong việc ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu phù hợp.
- Phòng kế toán của DN có trách nhiệm hớng dẫn việc ghi chép ban đầu củ tất cả các bộ phận trong DN và trách nhiệm xây dựng các chơng trình luân chuyển chứng từ thích hợp đối với từng loại chứng từ ban đầu.
Với nội dung của công tác hạch toán ban đầu và những thông tin kinh tế phát sinh trong kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận, kế toán phải xây dựng hệ thống chứng từ phản ánh những thông tin đó.
Chứng từ kế toán là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đồng thời nó còn là phơng tiện thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý.
Chứng từ phải đợc lập theo đúng quy định, ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đặc điểm của kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận là kế thừa số liệu kế toán của các nghiệp vụ trớc nh: kế toán bán hàng, kế toán chi phí kinh doanh, kế toán các hoạt động khác . . . nên khi phát sinh các nghiệp vụ này kế toán vừa sử dụng những thông tin về thu nhập và chi phí trên các chứng từ gốc vừa sử dụng các chứng từ tự lập.
Chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đủ số liên qui định, phải đợc ghi chép rõ ràng trung thực, đầy đủ các yếu tố. Kế toán trởng và thủ trởng đơn vị tuyệt đối không đợc ký tên vào chứng từ trắng, chủ tài khoản không đợc ký séc trắng.
Sau khi đã lập chứng từ, kế toán phải xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ cho phù hợp. Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ từ khâu lập đên khâu đa vào lu trữ. Quá trình này nếu hợp lý sẽ cung cấp thông tin kinh tế cho DN một cách kịp thời, chính xác đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.
2.2. Vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán:
Phơng pháp chứng từ kế toán mới chỉ cung cấp những thông tin mang tính chất rời rạc về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nh vậy mới chỉ đáp ứng một phần yêu cầu quản lý. Trong đó công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận nói riêng đòi hỏi những thông tin mang tính chất tổng hợp. Với yêu cầu đó, kế toán không chỉ dừng lại ở khâu hạch toán ban đầu mà phải tiếp tục tiến hành hạch toán tổng hợp.
Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép, phản ánh giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách tổng hợp trên cơ sở các chứng từ cung cấp từ khâu hạch toán ban đầu tạo ra các thông tin tổng hợp trong quá trình quản lý.
Tổ chức hợp lý hệ thống tài khoản kế toán là khâu không thể thiếu đợc trong quá trình hạch toán. Tài khoản kế toán là hình thức biểu hiện của phơng
thức tài khoản, đợc sử dụng để phản ánh, kiểm tra, giám sát từng đối tợng kế toán cụ thể trong DN và đợc mở theo đối tợng kế toán có nội dung riêng biệt. Hệ thống tài khoản kế toán DN đợc ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và đã đợc sửa đổi bổ xung. Hiện nay hệ thống tài khoản kế toán có 74 tài khoản cấp I với nhiều tài khoản cấp II và có 7 tài khoản ngoài bảng.
Trên cơ sở các thông tin về: Doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN và các thông tin về phân phối lợi nhuận nh: nộp thuế thu nhập DN, nộp thuế vốn, trích lập các quỹ xí nghiệp . . . Kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận nghiên cứu hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh các thông tin trên cho thật khoa học.
Việc phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài khoản tổng hợp vẫn cha đủ. Trong quá trình sản xuất kinh doanh việc hạch toán chi tiết kết quả kinh doanh theo từng nhóm hàng, mặt hàng, từng hợp đồng là rất cần thiết giúp cho cán bộ quản lý biết đợc kết quả kinh doanh cụ thể của từng nhóm hàng, từng mặt hàng. Từ đó giúp DN có những phơng án kinh doanh mới.
Để theo dõi chi tiết kết quả kinh doanh theo từng nhóm hàng, mặt hàng, từng hợp đồng kinh tế kế toán phải xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để phản ánh bằng cách mở các tài khoản cấp 3, cấp 4. Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng DN mà kế toán nghiên cứu hệ thống tài khoản chi tiết cho thật khoa học và phù hợp.
Chẳng hạn TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” có thể mở chi tiết cho từng loại hoạt động (hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng . . .) trong đó lại đợc theo dõi chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng nhóm hàng, mặt hàng, từng đối tác . . . Hoặc với TK 511 “Doanh thu bán hàng” kế toán có thể mở chi tiết theo từng nhóm hàng, mặt hàng, từng hợp đồng kinh doanh bằng cách mở thêm các tài khoản cấp 3,4 . . . Tơng tự đối với các TK 632, 641, 642, 711, 811, 821.
Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra rất đa dạng, phong phú và đợc phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực và chính xác vào các bảng chứng từ kế toán. Tuy nhiên những thông tin trên các chứng từ chỉ là các thông tin riêng biệt về từng hoạt động kinh tế tài chính trong DN, các thông tin này phải đợc phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong tờ sổ kế toán phù hợp.
Sổ kế toán là những tờ sổ đợc xây dựng theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với nhau để sử dụng ghi chép, hệ thống hoá thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng phơng pháp kế toán nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. Vì vậy, có thể nói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách kế toán là khâu công việc quan trọng, là trong tâm trong kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận nói riêng.
Hiện nay, vấn đề sổ sách kế toán cũng vẫn còn nhiều tồn tại cần lu ý. Sổ sách là hình thức biểu hiện của tài khoản kế toán do đó hoàn thiện tài khoản kế toán phải đi đôi với hoàn thiện sổ sách. Thực trạng phổ biến trong việc thực hiện chế độ sổ sách kế toán là công tác ghi sổ còn rờm rà, phức tạp, mở và ghi chép sổ kế toán không đúng với nguyên tắc và phơng pháp kế toán, dẫn đến số liệu kế toán nhiều khi không đầy đủ, chính xác và trung thực. Do đó, hoàn thiện sổ sách kế toán là:
- Phải áp dụng một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi trong công việc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về tất cả các mặt, đáp ứng yêu cầu quản lý. Kết cấu sổ phải đáp ứng nh cầu của cơ chế thị trờng, phù hợp cho việc tính toán các chỉ tiêu cần thiết phục vụ cho quả trị DN bên ngoài.
- Phải tuỳ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị cũng nh yêu cầu cần theo dõi chi tiết từng tài khoản mà mở thêm các sổ chi tiết để theo dõi cho chặt chẽ.
- Ghi chép sổ sách phải kịp thời, kế toán phải đảm bảo ghi chép vào sổ kế toán toàn bộ các chứng từ phát sinh trong ngày theo đúng nguyên tắc và chế độ đảm bảo bho chất lợng các chỉ tiêu báo cáo kế toán và các thông báo số liệu kinh tế khác.
Đối với kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận, kế toán cần phải mở hệ thống sổ sách theo dõi thật khoa học, đảm bảo cung cấp đợc những thông tin tổng hợp và chi tiết về các chỉ tiêu kinh tế nh: doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập bất thờng, chi phí bất thờng, lợi nhuận gộp, thuế thu nhập DN, lợi nhuận ròng . . . Đây là những thông tin rất cần thiết và quan trọng trong mỗi DN. Đòi hỏi kế toán phải sử dụng hệ thống sổ sách theo dõi thật hiệu quả.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, khả năng trình độ của nhân viên kế toán, mức độ trang bị phơng tiện kỹ thuật cho công tác quản lý của từng đơn vị mà kế toán áp dụng cách ghi sổ theo 1 trong 4 hình thức sau:
- Hình thức nhật ký chung
- Hình thức nhật ký- chứng từ
- Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức nhật ký sổ cái.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lợng kết cấu, trình tự, phơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Các loại sổ kế toán thờng dùng:
+ Sổ kế toán tổng hợp: sổ nhật ký, sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác. + Sổ kế toán chi tiết bao gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng DN mà kế toán có thể tự xây dựng một hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết phù hợp với DN của mình.
2.4. Hoàn thiện việc lập báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính là những báo cáo đợc lập dựa trên phơng pháp kế toán theo các chỉ tiêu tài chính phát sinh tại thời điểm hoặc thời kỳ nhất định. Các báo cáo tài chính phản ánh một cách hệ thống tình hình tài sản đơn vị tại thời điểm kết thúc hoạt động kinh doanh và tình hình sử dụng vốn trong thời kỳ
nhất định. Đồng thời đợc giải trình giúp cho các đối tợng sử dụng thông tin tài chính nhận biết đợc thực trạng tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị để ra quyết định thích hợp.
Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống báo cáo tài chính gồm có:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Thời hạn lập các báo cáo và gửi là do các cơ quan Nhà nớc quy định, cụ thể: Đối với “Bảng cân đối kế toán” và “Báo cáo kết quả kinh doanh” phải đợc lập vào ngày cuối lỳ của quý, năm. Bản “Thuyết minh báo cáo tài chính” lập vào thời điểm 31/12, thời gian công bố công khai chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày lập và gửi báo cáo tài chính. Đối với kế toán kết quả kinh doanh thì ngoài việc lập báo cáo tài chính theo chế độ báo cáo tài chính, tức là tổng hợp kết quả kinh doanh toàn DN của tất cả các hoạt động, các DN cần phải lập báo cáo kết quả kinh doanh theo từng đối tợng chi tiết (báo cáo quản trị). Việc lập báo cáo chi tiết về kết qủa kinh doanh dựa vào các sổ kế toán chi tiết của tài khoản 911, các sổ kế toán liên quan và tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng DN. Báo cáo kế toán liên quan tới phân phối lợi nhuận đợc lập trên cơ sở số liệu chi tiết của TK 421, về thuế thu nhập đối chiếu với TK 3334 để lập vào chỉ tiêu “thuế thu nhập DN” ở báo cáo kết quả kinh doanh.
Báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định các phơng án tối u của DN. Vì vậy công tác hoàn thiện việc lập báo cáo tài chính là rất cần thiết.
3. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận trong doanh nghiệp thơng mại:
Hạch toán kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế đắc lực, là bộ phận không thể thiếu đợc trong mỗi DN. Tổ chức hợp lý và đúng đắn việc hạch toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận có ý nghĩa to lớn đối với DNTM:
- Tổ chức tốt công tác kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận sẽ giúp cho công tác kế toán đợc gọn nhẹ, bộ máy kế toán hài hoà chặt chẽ đảm bảo cho báo cáo kế toán chính xác, nhanh nhạy.
- Giúp cho các nhà quản lý nắm đợc những thông tin chính xác cụ thể về kết quả kinh doanh của DN mình, giúp cho việc xử lý các thông tin đợc nhanh chóng từ đó đề ra biện pháp kế hoạch để tăng thu nhập cho DN.
- Các thông tin chính xác về kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận thể hiện trên các báo cáo tài chính của DN là các thông tin đáng tin cậy cho các đối tợng quan tâm đến tình hình tài chính của DN nh: ngân hàng, cơ quan thuế, ngời lao động, các nhà đầu t . . .
Thấy đợc ý nghĩa của kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận, nhân viên kế toán phải có trách nhiệm trong việc thu thập và xử lý số liệu, không ngừng học hỏi, nghiên cứu để tìm ra phơng pháp hạch toán kế toán thật rõ ràng, khoa học. Kế toán là một bộ phận của quản lý trong doanh nghiệp, ngời làm kế toán không chỉ đơn thuần là những ngời ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm ra các số liệu thống kê mà còn phải là những ngời có khả năng phân tích, tổng hợp, có khả năng dự báo đợc tơng lai giúp cho các nhà quản lý có các quyết định chính xác trong các hoạt động kinh doanh của toàn DN.
Tình hình thực tế công tác kế toán kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận tại công ty thơng mại hà nội
I/ Giới thiệu tổng quan về công ty:
1. Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
1.1. Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty Thơng Mại Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập ngày 20/06/1960 theo quyết định số 337/ QĐ - NT của Bộ Nội Thơng ( nay là bộ Thơng Mại ). Khi mới thành lập, công ty có tên gọi là Bách hoá tổng hợp Hà