I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán
1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
AASC là một trong hai tổ chức đầu tiên và lớn nhất của Việt Nam hoạt động độc lập trong lĩnh vực dịch vụ về kế toán, kiểm toán và t vấn tài chính, thuế.
AASC cũng là Công ty kiểm toán đầu tiên đợc Chủ tịch nớc tặng thởng Huân chơng lao động. Công ty hiện nay có hơn 300 nhân viên, cộng tác viên.
Mục tiêu hoạt động của AASC là góp phần giúp các doanh nghiệp trong n- ớc và các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, các tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam nắm bắt và tận dụng hợp lý các điều kiện thiên nhiên, xã hội của Việt Nam để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, nắm bắt và vận dụng kịp thời các phơng pháp quản lý, các quy trình công nghệ tiên tiến để đạt hiệu quả tối u trong hoạt động của mình.
-Kiểm toán -Kế toán
-Công nghệ thông tin
-T vấn tài chính, quản trị kinh doanh -T vấn thuế
-Đầo tạo và hổ trợ tuyển dụng -Giám định tài chính, kế toán
Trong đó dịch vụ kiểm toán là một trong các hoạt động truyền thống và có thế mạnh của Công ty. Qua hơn 10 năm hoạt động, dịch vụ này đã đợc hoàn thiện và phát triển về phạm vi và chất lợng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và tiến trình hội nhập quốc tế.
Công ty AASC luôn đảm bảo chất lợng dịch vụ của Công ty trong mọi lĩnh vực. Phơng châm dịch vụ của AASC là làm theo yêu cầu của khách hàng chứ không phải những dịch vụ gì mình đang có. Tại AASC các nhân viên của Công ty hiểu vai trò của kiểm toán viên trong hoạt động của mình đó là: độc lập, trung thực, khách quan và bảo mật, tuân thủ các quy định của nhà nớc Việt Nam cũng nh các chuẩn mực của kiểm toán quốc tế đợc chấp nhận chung. Bên cạnh đó Công ty AASC luôn nhận thức đặt lợi ích hợp pháp của khách hàng lên hàng đầu.
Sự am hiểu sâu sắc và kinh nghiệm thực tiễn về quản lý tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế giúp Công ty phục vụ với chất lợng tốt nhất bất kỳ dịch vụ chuyên ngành nào mà khách hàng yêu cầu.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc
công ty
Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phó giám đốc 3
Chi nhánh Thanh Hoá Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh Chi nhánh Vũng Tàu Chi nhánh Quảng Ninh Phòng tư vấn Phòng kiểm toán các dự án Phòng kiểm toán các ngành SXVC Phòng đào tạo Phòng kiểm toán các ngành TM & DV Phòng kiểm soát chất lư ợng Phòng công nghệ thông tin Phòng kiểm toán XDCB Phòng hành chính tổng hợp Phòng kế toán tài chính
* Ban giám đốc
Ban Giám đốc là bộ phận quản lý cao nhất trong Công ty, Ban Giám đốc gồm có: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc.
Giám đốc Công ty là ông Ngô Đức Đoàn, là ngời chịu trách nhiệm trớc Bộ tr- ởng Bộ Tài chính và trớc pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty, Giám đốc Công ty do Bộ trởng Bộ Tài chính bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc đợc quy định cụ thể trong Điều 16 - Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
Các phó Giám đốc có nhiệm vụ t vấn cho Giám đốc trong việc điều hành hoạt động của Công ty cũng nh tham gia điều hành trực tiếp một số lĩnh vực hoạt động theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc.
Phó giám đốc thứ nhất: đảm nhiệm mảng kiểm toán xây dựng cơ bản, trực tiếp phụ trách quản lý chi nhánh Thanh Hoá và các phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán dự án, phòng t vấn và kiểm toán.
Phó giám đốc thứ hai: Là ngời quản lý mảng kiểm toán báo cáo tài chính, đồng thời trực tiếp chỉ đạo hoạt động của chi nhánh Hải Phòng và các phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán thơng mại dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng đào tạo.
Phó giám đốc thứ 3: Là ngời chịu trách nhiệm khu vực phía Nam, gồm 2 chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và Vũng Tàu, đồng thời giữ chức cụ giám đốc chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh.
* Các phòng chức năng
Hiện nay Công ty có hai phòng chức năng: Phòng Hành chính tổng hợp và Phòng Tài chính kế toán. Các phòng chức năng đợc tổ chức hoạt động theo quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
Phòng Hành chính tổng hợp:
Phòng Hành chính tổng hợp có chức năng quản lý hành chính và nhân sự trong Công ty, đảm nhận việc lên kế hoạch hàng tháng về lao động, tiền lơng, lập
kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty và công tác quản trị doanh nghiệp, quản lý công văn đợc đa đến hoặc gửi đi từ Công ty, sắp xếp và đề bạt cán bộ…
Về mặt tổ chức, phòng Hành chính tổng hợp bao gồm:Trởng phòng, các phó phòng và các nhân viên hoạt động trong các bộ phận trong phòng. Phòng Hành chính tổng hợp bao gồm các bộ phận hoạt động theo chức năng sau đây: Tổ bảo vệ. Tổ lái xe, Tổ bán hàng, Bộ phận phiên dịch, Bộ phận tập vụ.
Phòng Tài chính kế toán
Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ quản lý vốn bằng tiền của doanh nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền trong kinh doanh. Bên cạnh đó, Phòng Tài chính kế toán còn có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định tại Chế độ Kế toán thống kê của Bộ Tài chính. Phòng Tài chính kế toán trực thuộc và chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc Công ty.
Báo cáo tài chính của Công ty do phòng tài chính kế toán lập và đợc tính theo đồng Việt Nam phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế toán Việt Nam.
Niên độ kế toán của Công ty: từ 01/01 đến 31/12 năm dơng lịch.
Hệ thống kế toán áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC- CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính.
Phòng tài chính kế toán của Công ty có 4 ngời: - Kế toán trởng : Kiêm mảng kế hoạch và tài chính
-Kế toán tổng hợp: Đảm nhận hạch toán lơng và các khoản theo lơng
-Kế toán viên: Chi tiết vào BHXH, TSCĐ (tài sản cố định tại Công ty…
khấu háo theo phơng pháp đờng thẳng)
-Thủ quỹ: Theo dõi các khoản về qũy, theo dõi các chi nhánh và công tác tiếp thị
Nhìn chung, công tác kế toán của Công ty có cả tập trung và phân tán. Ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ nghi sổ.
Hiện nay, Công ty có một hệ thống 5 Phòng nghiệp vụ thực hiện các hợp đồng dịch vụ cho khách hàng. Các Phòng nghiệp vụ đợc tổ chức theo mô hình gồm có: Trởng phòng, các phó phòng, các Kiểm toán viên, các Kỹ thuật viên, các Trợ lý kiểm toán. Trởng phòng là ngời chịu trách nhiệm trớc Ban Giám đốc về hoạt động của phòng.
Công ty có năm phòng nghiệp vụ đợc phân chia theo mảng nghiệp vụ chuyên trách, bao gồm 6 phòng nghiệp vụ: Phòng kiểm toán các ngành thơng mại và dịch vụ, phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất, phòng kiểm toán xây dựng cơ bản, phòng kiểm soát chất lợng, phòng kiểm toán các dự án, phòng t vấn bồi dỡng nghiệp vụ. Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính chất tơng đối vì các phòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo chỉ tiêu mà Công ty giao, bao gồm cả dịch vụ kế toán, kiểm toán và t vấn tài chính. Ngoài ra, mỗi phòng còn thực hiện các chức năng riêng nh :
Phòng kiểm toán các ngành sản xuất vật chất : Bên cạnh dịch vụ kiểm toán, kế toán và t vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị của Công ty (Hệ thống th chào hàng, các phơng thức quảng cáo cho các loại hình dịch vụ của Công ty)
Phòng T vấn và Bồi dỡng nghiệp vụ : Ngoài các dịch vụ chung phòng còn đảm nhiệm chức năng t vấn và bồi dỡng nghiệp vụ cho các đối tợng trong và ngoài công ty.
Phòng Kiểm toán dự án : Phụ trách kiểm toán các dự án ngoài ra vẫn có thể thực hiện các cuộc kiểm toán cho các khách hàng là doanh nghiệp trừ lĩnh vực kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản.
Phòng Kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản (Còn gọi là phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản): Chuyên sâu kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản. Năm 2001 thị phần của Công ty về công tác kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản chiếm tới 55%.
Phòng Kiểm toán các ngành thơng mại, dịch vụ : Thực hiện các cuộc kiểm toán cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thơng mại và dịch vụ.