I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán
2. Thực tế công tác Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC
2.2.1. Hồ sơ thờng trực
Gồm các thông tin tổng hợp về khách hàng, môi trờng kinh doanh, tài liệu thuế, tài liệu kế toán đợc tổ chức phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VAS) số 230. Hồ sơ thờng trực gồm các thông tin sau :
2.2.1.1. Các thông tin nêu trong phần thông tin tổng hợp.
- Bảng kê đặc điểm khách hàng : Gồm những thông tin sơ bộ về khách hàng nh ngành nghề kinh doanh, những đặc điểm chung về khách hàng,..
- Sơ đồ tổ chức, Ban giám đốc : Những thông tin này có thể do khách hàng cung cấp hoặc do các kiểm toán viên tự tìm hiểu qua phỏng vấn Ban giám đốc
Công ty và tự thiết kế lại một sơ đồ minh hoạ cho bộ máy tổ chức của công ty khách hàng.
- Quá trình phát triển : Bao gồm các thông tin cơ bản về quá trình phát triển của khách hàng với các mốc thời gian quan trọng đánh dấu những bớc phát triển cũng nh thay đổi trong quá hoạt động kinh doanh của đơn vị khách hàng.
- Các đối tác thờng xuyên : Ngân hàng, cơ quan thuế..
2.2.1.2. Các thông tin về môi trờng pháp luật.
Những thông tin về môi trờng pháp luật của Công ty thờng là do khách hàng cung cấp từ khi bắt đầu đặt quan hệ khách thể - chủ thể kiểm toán.
- Điều lệ hoạt động của Công ty.
- Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh. - Bố cáo thành lập doanh nghiệp.
- Biên bản họp đại hội đồng, hội đồng quản trị, ban lãnh đạo hoặc biên bản đại hội công nhân viên chức.
- Nhật ký lãnh đạo.
- Ngành nghề kinh doanh.
- Theo dõi thay đổi tiền lơng, giá vốn.. - Môi trờng pháp luật.
2.2.1.3. Tài liệu về thuế.
- Quyết toán thuế hàng năm. - Biên bản kiểm tra thuế.
- Các văn bản liên quan đến yếu tố thuế và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế.
2.2.1.4. Tài liệu về nhân sự.
- Thoả ớc về lao động.
- Các quy định riêng trong hợp đồng lao động. - Các quy định trong điều lệ.
2.2.1.5. Thông tin về kế toán.
- Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính...
- Chế độ kế toán đang áp dụng tại doanh nghiệp. - Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
2.2.1.6. Hợp đồng kiểm toán.
Nếu là hợp đồng kiểm toán có thời hạn dới 1 năm sẽ đợc lu ở hồ sơ năm. Phần này nằm ngoài phần thông tin để phân biệt với những tài liệu pháp luật liên quan đến doanh nghiệp. Phần này bao gồm các hợp đồng dài hạn của doanh nghiệp có ảnh hởng lên báo cáo tài chính và các cam kết của doanh nghiệp cho phép kiểm tra một số chi phí của từng năm căn cứ vào các hợp đồng ban đầu.
- Hợp đồng kiểm toán. - Hợp đồng thuê. - Hợp đồng bảo hiểm. - Các hợp đồng khác.
2.2.1.7. Các thủ tục (Các kiểm toán viên tự tìm hiểu và mô tả quá trình luân chuyển chứng từ).
- Tổ chức chung ( hệ thống kiểm soát nội bộ, quy trình quản lý...) - Tài sản cố định. - Kho. - Nghiệp vụ bán hàng. - Nghiệp vụ mua hàng. - Nghiệp vụ quỹ. - Nhân sự. ...
Khi thực hiện kiểm toán cho khách hàng bao giờ các kiểm toán viên cũng mang theo hồ sơ kiểm toán chung.
2.2.2.Hồ sơ kiểm toán năm.
Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán năm tại AASC đợc tổ chức giống nh những quy định của Chuẩn mực Kiểm toán số 230 nhng lại đợc chia thành 2 loại hồ sơ là hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc để quản lý một cách dễ dàng hơn. Hồ sơ kiểm toán năm đợc thiết lập trong và sau khi tiến hành cuộc kiểm toán cho năm tài chính hiện hành.
2.2.2.1. Hồ sơ tổng hợp
Gồm những thông tin chung liên quan đến việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm hiện hành. Hồ sơ kiểm toán này chủ yếu đợc thực hiện bởi các kiểm toán viên phụ trách nhóm. Hồ sơ này khác với hồ sơ thờng trực ở chỗ mặc dù cũng là những thông tin chung nhng là những thông tin chung của riêng năm đó nên mỗi năm kiểm toán viên vẫn phải mở một hồ sơ khác. Nội dung của hồ sơ kiểm toán tổng hợp bao gồm :
Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, th quản lý đợc lu cả bản gốc và bản sửa.
Đây là phần quan trọng nhất vì mục đích của mỗi cuộc kiểm toán là đa ra báo cáo kiểm toán, th quản lý về tình tình tài chính của công ty khách hàng.
Tổng kết công tác của niên độ
Tổng kết công tác của niên độ Kiểm tra lại và nhận xét
Chiến lợc kiểm toán :
- Chiến lợc kiểm toán : Bao gồm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tích tỷ suất, đánh giá độ rủi ro.
- Kế hoạch kiểm toán: Chi tiết các công việc cần thực hiện để tiến hành tốt cuộc kiểm toán.
- Lịch trình kiểm toán : Thời gian thực hiện, ai thực hiện, thực hiện trong thời gian bao lâu,..
Các sự kiện phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán năm trớc (Có thể có hoặc không):
Các phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán của năm trớc có ảnh h- ởng lớn đến báo cáo tài chính của năm nay.
Bảng tổng hợp những sửa chữa của kế toán :
Ghi những sai sót về số tiền, hạch toán bao gồm cả số tiền đã đợc sửa và ch- a đợc sửa, những sai sót về số tài khoản trong suốt quá trình kiểm toán. Các sai sót này có thể là một căn cứ để đa ra ý kiến chấp nhận từng phần trong báo cáo kiểm toán.
Các điểm cần theo dõi, các điểm cha đợc trả lời.
Các điểm cần theo dõi là các u, nhợc điểm đợc phát hiện ra trong quá trình kiểm toán cha đợc giải quyết nhng không ảnh hởng tới ý kiến nêu trong báo cáo và cần đợc theo dõi trong năm sau. Chơng trình kiểm toán của năm sau phải đa những vấn đề này vào.
Các điểm cha đợc trả lời là những điểm còn cha có lời giải đáp của năm đó. Đó là những điểm mà chừng nào cha có câu trả lời thì cha cho phép hình thành nên các ý kiến và soạn thảo báo cáo kiểm toán, hay ít nhất sẽ kéo theo việc đa ra ý kiến chấp nhận từng phần hoặc từ chối đa ra ý kiến nếu nh điểm này cha đợc giải quyết trong niên độ đang kiểm toán. Danh sách này liệt kê tất cả các điểm khác nhau đợc phát hiện trong suốt quá trình kiểm toán.
Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần phải liệt kê những yêu cầu cha đợc thoả mãn. Ví dụ : Yêu cầu khách hàng gửi th xác nhận nợ nhng khách hàng cha làm => Cần phải xem xét có ảnh hởng trọng yếu đến báo cáo tài chính hay không.
Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán nhng trớc ngày phát hành báo cáo kiểm toán.
Phí kiểm toán và thời gian làm việc : Đa ra ngân sách kiểm toán dự kiến và ngân sách thực giúp cho việc lập kế hoạch năm sau.
Các tài liệu khác
Bản giải trình của lãnh đạo doanh nghiệp khẳng định đã cung cấp đầy đủ, chính xác các tài liệu cần thiết cho các kiểm toán viên.
- Các th trao đổi với : Khách hàng, kiểm toán viên, cơ quan thuế, .. - Các tài liệu khác : Giải trình lãnh đạo của các đơn vị đợc kiểm toán.
Phần hồ sơ tổng hợp chủ yếu là ghi chép của kiểm toán viên không phải là tài liệu mà họ thu thập đợc.
2.2.2.2. Hồ sơ làm việc
Lu lại quá trình làm việc (thực hiện kiểm toán đối với công ty khách hàng) phải có giấy làm việc trong đó có phần tham chiếu. Hồ sơ làm việc chính là các thủ tục kiểm toán đã đợc thực hiện để thu thập bằng chứng làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán. Hồ sơ làm việc lu lại toàn bộ các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đối với từng chu trình kinh doanh của khách hàng trong đó có phần tham chiếu. Gồm có các trang chi tiết, trang tổng hợp, trang chơng trình làm việc về các nội dung:
- Các vấn đề chung của kiểm toán các chu trình kinh doanh - Các vấn đề chung về khách hàng
- Kiểm toán tiền mặt - Kiểm toán công nợ - Kiểm toán thuế
- Kiểm toán tài sản cố định - ...