Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính chủ yếu phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình
thành tài sản và nguồn hình thành tài sản ở một thời điểm nhất định, thời điểm này thường là vào ngày cuối cùng của kì hạch toán. Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh tổng quát năng lực tài chính, tình hình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như triển vọng kinh tế tài chính trong tương lai. Bảng cân đối kế toán được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản kế toán và sắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý. Bảng cân đối kế toán được chia làm 2 phần (có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên) là phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn”.
Phần “Tài sản” phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp đến cuối kì hạch toán đang tồn tại dưới các hình thái và trong tất cả các giai đoạn, các khâu của quá trình kinh doanh. Các chỉ tiêu phản ánh trong phần tài sản được sắp xếp theo nội dung kinh tế của các loại tài sản của doanh nghiệp trong quá trình tái sản xuất. Phần “Tài sản” được chia thành 2 loại: tài sản ngắn hạn (tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho,...) và tài sản dài hạn (các khoản phải thu dài hạn, tài sản cố định, bất động sản đầu tư,...)
Phần “Nguồn vốn” phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản của doanh nghiệp đến cuối kì hạch toán. Các chỉ tiêu của phần nguồn vốn được sắp xếp theo từng nguồn hình thành tài sản của đơn vị (nguồn vốn chủ sở hữu, nguồn vốn nợ). Tỉ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn trong tổng số nguồn vốn hiện có phản ánh tính chất hoạt động, thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Phần “Nguồn vốn” được chia thành 2 loại: nợ phải trả (nợ ngắn hạn, nợ dài hạn,...) và vốn chủ sở hữu (lợi nhuận để lại, nguồn vốn chủ sở hữu, các quỹ của doanh nghiệp,...)
Nguồn số liệu để lập Bảng cân đối kế toán bao gồm: . Bảng cân đối kế toán ngày cuối niên độ kế toán trước.
. Số dư của các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3 và loại 4 trên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp của kì lập Bảng cân đối kế toán.
Phương pháp lập Bảng cân đối kế toán:
. Cột “Số đầu năm”: được lấy từ cột số liệu “Số cuối năm” của Bảng cân đối kế toán cuối niên độ kế toán trước để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng.
. Cột “Số cuối kì”: căn cứ vào số dư của các tài khoản cấp 1 và cấp 2 trên các sổ kế toán có liên quan đã khoá sổ ở thời điểm lập Bảng cân đối kế toán để ghi: số dư Nợ của tài khoản ghi vào các chỉ tiêu ứng ở phần “Tài sản”, số dư Có của các tài khoản ghi vào các chỉ tiêu tương ứng ở phần “Nguồn vốn”. Tuy nhiên có các trường hợp ngoại lệ: các tài khoản liên quan đến dự phòng như tài khoản 129, 139, 229,... hay tài khoản hao mòn luỹ kế tuy có số dư Có nhưng vẫn phản ánh ở các chỉ tiêu tương ứng ở phần “Tài sản” bằng số âm dưới hình thức ghi trong ngoặc đơn hoặc ghi đỏ. Các tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”, TK 331 “Phải trả người bán” phải căn cứ vào các số dư của các tài khoản chi tiết, tổng hợp lại để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng. Các chi tiết dư Nợ tổng hợp lại để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng phần Tài sản, các chi tiết dư Có tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu tương ứng phần Nguồn vốn, không được bù trừ lẫn nhau.
Các tài khoản 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, 413 “Chênh lệch tỷ giá” và tài khoản 421 “Lợi nhuận chưa phân phối” có thể có số dư ở bên Nợ hoặc bên Có nhưng luôn được ghi ở phần Nguồn vốn, nếu dư Có ghi bình thường, nếu dư Nợ ghi đỏ. Tài khoản 419 “Cổ phiếu quĩ” có số dư bên Nợ cũng được ghi bên nguồn vốn và ghi âm.
Chỉ tiêu “Các khoản phải thu khác” được tính bằng cách tổng cộng số dư bên Nợ của các tài khoản 1388, 333, 334,... và chỉ tiêu “Các khoản phải trả, phải nộp khác” được tính bằng cách tổng cộng số dư bên Có của các tài khoản thanh toán có liên quan như 338 (trừ 3381, 3387).
Đối với bảng cân đối của toàn doanh nghiệp (bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc có bảng cân đối kế toán riêng như Tổng công ty, Liên hiệp xí nghiệp,...) khi cần lập cần tiến hành bù trừ một số chỉ tiêu sau:
Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc: lấy phần dư bên Nợ tài khoản 1361 trên sổ cái của đơn vị chính trừ đi phần dư Có tài khoản 411 trên sổ cái của đơn vị trực thuộc (chi tiết vốn cấp trên cấp). Tức là chỉ tiêu này sẽ được bù trừ với chỉ tiêu “Nguồn vốn kinh doanh” trên bảng cân đối kế toán của đơn vị trực thuộc (phần do cấp trên cấp).
Phải trả (hoặc phải thu) các đơn vị nội bộ: lấy số dư Có tài khoản 336 trừ đi dư Nợ tài khoản 1368 trên bảng cân đối kế toán của đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc. Kết quả chúng sẽ bù trừ cho nhau.
Nguồn vốn kinh doanh: lấy số dư Có của tài khoản 411 của đơn vị chính cộng số dư tài khoản 411 của các đơn vị trực thuộc (trừ vốn do cấp trên cấp).
Các chỉ tiêu khác còn lại được tính bằng cách cộng số học tương ứng số liệu trên tất cả các Bảng cân đối kế toán cả đơn vị chính và đơn vị trực thuộc. Đối với Bảng cân đối kế toán riêng của từng đơn vị (chính trực thuộc) thì không phải bù trừ.
Các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán: các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán phản ánh những tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang thuộc quyền quản lý hoặc sử dụng của doanh nghiệp hoặc một số chỉ tiêu bổ sung không thể phản ánh trong bảng cân đối kế toán. Do các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán có đặc điểm là ghi đơn, có số dư Nợ nên căn cứ trực tiếp vào số dư Nợ cuối kì trên sổ cái để ghi trực tiếp vào các chỉ tiêu tương ứng.
. Ngoài ra trên Bảng cân đối kế toán, các khoản mục tài sản và nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn, tuỳ theo thời hạn của chu kì kinh doanh bình thường của doanh nghiệp.
Ví dụ:
Công ty xăng dầu Quân đội
Địa chỉ: hà nội báo cáo tài chính
cho năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2007