Trong nền kinh tế thị trường mở và hội nhập như hiện nay, thì vấn đề tồn tại và tiếp tục phát triển hoặc là bị phá sản, điều này phụ thuộc rất nhiều vào sản phẩm mà công ty cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Yếu tố để được khách hàng chấp nhận là sản phẩm phải đảm bảo chất lượng và giá thành là một vấn đề rất quan trọng, mà điều gì quyết định đến giá sản phẩm. Đó chính là các yếu tố đầu vào ( hay chính là nguyên vật liệu), chúng chiếm đến 60 – 80% giá trị của sản phẩm. Do đó, công tác quản lý và sử dụng NVL là một vấn đề hết sức quan trọng.
Để theo dõi được tình hình biến động NVL đầu vào của Công ty thì cần phải có một hệ thống kế toán mạnh nói chung và công tác kế toán vật tư là rất quan trọng. Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành đã nhận thức rất rõ vấn đề đó lên đã chủ động tìm tòi và thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả công tác kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung. Nhưng dù áp dụng theo hình thức kế toán nào thì nó cũng có những măt mạnh và yếu riêng. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, em nhận thấy phương pháp kế toán mà Công ty vận dụng có rất nhiều những ưu điểm phù hợp với tình hình hiện tại của công ty nhưng cũng có nhiều thiếu sót do phương pháp đó mang lại.
1.1. Ưu điểm
Nhìn chung, với quy mô hiện nay thì việc áp dụng Hệ thống sổ kế toán theo hinh thức Nhật kýchung (không có Sổ nhật ký đặc biệt) còn nhiều phù hợp, do đã tận dụng được những ưu điểm vốn có của nó. Nên đã đảm bảo kịp thời thông tin một cách chính xác, giúp cho ban giám đốc đưa ra những quyết định kinh tế kịp thời.
Để đáp ứng kịp thời cho công tác quản lý và theo kịp sự phát triển của nền kinh tế thì công ty đã từng bước thay đổi phương thức tiến hành sao cho ngày càng phù hợp hơn khi mà quy mô của công ty ngày càng mở rộng.
Về phân loại nguyên vật liệu: Hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên yếu
tố đầu vào của công ty là rất đa dạng và nhiều chủng loại, tính chất và công dụng khác nhau. Việc phân loại này đã giúp cho việc nhận biết và quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Với việc phân loại một cách khoa
học như thế đã giúp cho Công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình tồn kho và biến động tại bất kỳ thời điểm nào. Do đó, giúp Công ty kịp thời đưa ra các
giải pháp dự trữ NVL khi có sự biến động của thị trường NVL về giá cả, cũng như đáp ứng kịp thời NVL cho từng hạng mục thi công đã định trước.
Công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống các kho bãi tại ngay chân công trình nhằm chứa đựng bảo quản và cung cấp vật tư cần thiết cho quá trình thi công. Do vậy, các loại NVL đã được bảo quản tốt và giảm được đáng kể chi phí phát sinh.
Việc áp dụng phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết NVL và xuất kho theo giá thực tế đích danh để tiện cho việc theo dõi ghi chép. Điều này làm cho công việc trở nên đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu nhưng việc ghi chép bị trùng lặp và lượng ghi chép tương đối lớn.
Về hệ thống Chứng từ, sổ sách kế toán: Việc sử dụng Chứng từ cũng
như vấn đề luân chuyển Chứng từ đã được tuân thủ theo một trình tự hợp lý, cơ sở lập chặt chẽ và đảm bảo các yếu tố về mặt pháp lý. Ngoài hệ thống Chứng từ, sổ sách bắt buộc theo quy định của Nhà nước thì Công ty cũng mở thêm một số loại sổ, bảng biểu theo yêu cầu cụ thể của công việc. Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ được thực hiện tốt, thuận tiện cho công tác đối chiếu kiểm tra.
1.2. Những tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm vốn có và việc vận dụng một cách phù hợp thì công tác kế toán NVL tại công ty vẫn còn có những tồn tại cần khắc phục.
Kho nguyên vật liệu phục vụ cho công trình thường để ngay tại chân công trình, do đó việc mất mát và hao hụt rất kho xác định. Mặc dù, khi vật liệu mua về có ban kiểm nghiệm vật liệu nhưng trong nhiều trường hợp thì việc này đã không đảm bảo theo quy định đã đề ra. Nên đôi lúc vật liệu nhận về có thể chưa đảm bảo chất lượng – quy cách đã quy định.
Nguyên vật liệu của công ty thì rất đa dạng về chủng loại, quy cách nên khó có thể nhớ hết. Nhưng Công ty lại không sử dụng Sổ danh điểm vật tư, chưa tạo lập một hệ thống danh điểm vật tư phục vụ cho công tác quản lý, theo dõi vật tư một cách chặt chẽ nhất.
Ngoài ra, giá cả các NVL thì biến động thường xuyên, do đó ảnh hưởng rất lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cũng như việc theo dõi tình hình biến động giá để giúp công ty kịp thời đưa ra những quyết định kịp thời, tránh trường hợp NVL phải mua với giá cao chỉ trong một thời gian ngắn. Hệ thống kế toán được làm việc trên Excel nên chưa đảm bảo tính chính xác cao. Do dễ bị sai số liệu khi chuyển, nói cách khác tính chuyên môn hoá chưa cao. Trong khi đó, hoá đơn và chứng từ thì định kỳ mới chuyển đến phòng Tài Chính – Kế toán nên công việc rất tất bật và do đó rất dễ bị nhầm hay bỏ sót nghiệp vụ.
Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Với sự đa dạng của NVL đầu vào về mẫu mã, quy cách, đặc biệt là hiện tượng lạm phát luôn luôn thường trực và biến động bất thường. Do đó, giá trị NVL đầu vào ( đặc biệt là NVL chính, như: sắt , thép, xi măng, gạch … ) tăng cao như thế sẽ ảnh hưởng rất lớn tới giá cả chả sản phẩm đầu ra ( các công trình). Điều này không tốt một chút nào cho Công ty.