- Bản kê chi tiết
25. Ghi chép khác của Hải quan 26 Xác nhận làm thủ tục hải quan: 27 Xác nhận thực
2.5. Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan tới quá trình tiêu thụ hàng hoá xuất khẩu tại công ty Xuất nhập khẩu Intimex. Để hạch toán chi phí bán hàng, Công ty sử dụng sử dụng TK 641. Tài khoản này được chi tiết như sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng (TK 6411): Là các khoản lương phải trả cho nhân viên bán hàng, chi phí nhân viên bảo quản hàng hoá, phụ cấp, trợ cấp thôi việc và các khoản trích theo lương.
- Chi phí vật liệu, bao bì (TK 6412): Chi phí vật liệu bao bì tái chế, văn phòng phẩm xuất dùng, chi phí bảo quản hàng hoá;
- Chi phí dụng cụ ( TK 6413):bao gồm các chi phí cho khâu bán hàng như chi phí bàn ghế, máy tính xách tay);
- Chi phí khấu hao TSCĐ ( TK 6414): bao gồm các chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá (cửa hàng, nhà kho, phương tiện vận chuyển bốc dỡ);
- Chi phí dịch vụ mua ngoài ( TK 6417): Phản ánh các chi phí như tiền thuê kho, bến bãi, thuê bốc vác vận chuyển, phí hợp đồng, phí điện thoại cho nhận viên bán hàng;
- Chi phí bằng tiền khác (TK 6418) như: Phí xúc tiến thương mại, quảng cáo, bảo hành sản phẩm; chi phí trả hộ cho xuất khẩu uỷ thác…
Trình tự hạch toán:
Khi các khoản chi phí bán hàng phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy thanh toán tạm ứng, Bảng thanh toán tạm ứng, Bảng thanh toán lương, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy tính để tập hợp chi phí xác định kết quả xuất khẩu. Phần mềm máy tính sẽ tự động phân bổ và kết chuyển lên sổ chi tiết TK 641 vào Sổ cái TK 641.
Vi dụ: Ngày 05/01/2009, thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt 7.000.000VNĐ cho anh Lâm phòng nghiệp vụ kinh doanh số 2 đi tìm hiểu thị trường.
( Phiếu chi số 7263)
Biểu số 2.12: Phiếu chi số 7263
PHIẾU CHI
( Số 7263)
Đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Ngày 05/01/2009 Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Nợ 641 Có 111
Họ tên người nhận tiền: Lê Ngọc Lâm
Địa chỉ: Phòng nghiệp vụ kinh doanh số 2 Lý do chi: Đi khảo sát thị trường
Số tiền: 7.000.000 VNĐ Viết bằng chữ: Bảy triệu đồng chẵn
Kèm theo:
Đã nhận đủ số tiền ( Viết bằng chữ): Bảy triệu động chẵn
Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký,đóng (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ (Ký, ghi rõ dấu, ghi rõ họ tên) họ tên) họ tên) họ tên) họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi số 7263, kế toán nhập số liệu vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động kết chuyển sang các sổ sau:
- Sổ chi tiết TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác - Sổ cái TK 641
Dưới đây là các bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương: Bảng phân bổ khấu hao tại Công ty trong tháng 01/2009
Biểu số 2.13: Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ
BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ
Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 153 Tổng cộng 1 6413 – Chi phí bán hàng 4.256.722 4.256.722 2 6423 – Chi phí QLDN 52.337.625 52.337.625 Tổng cộng 56.594.347 56.594.347
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ STT TK Nợ TK Có Tài khoản 3341 Tài khoản 3342 Tài khoản 3343 Tài khoản 3346 Tổng cộng 1 64111 320.778.42 0 320.778.420 2 64112 170.582.10 4 170.582.104 3 6421 50.671.622 200.593.673 251.265.295 Cộng 320.778.42 0 170.582.10 4 50.671.622 200.593.673 742.625.819
Biểu số 2.15:Bảng phân bổ khẩu hao tài sản cố định
BẢNG PHẬN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 STT Ghi Có TK
Ghi Nợ TK
Tài khoản 214 Tổng cộng
1 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ 20.000.000 20.000.000 2 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ 52.021.600 52.021.600
Cộng 72.021.600 72.021.600
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 6418- Chi phí bằng tiền khác Từ ngày 01/01/.2009 đến ngày 31/01/2009
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ
Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
02/03 PC 123 Thanh toán phí điện thoại 111 23.272.955 ……. ……… ……… … …. …………. ………… 10/01 PC 7263
Chi tiền tạm ứng cho anh Lâm phòng nghiệp vụ kinh doanh 2 111 7.000.000 10/03 UNC 255 Chi phí marketing 112 92.500.00 0 …… ……… ……… .. … … ……… …………. 31/03 PKT K/c sang TK 911 911 572.652.345 Tổng số phát sinh Nợ: 572.652.345 Tổng phát sinh Có: 572.652.345 Số dư nợ cuối kì: 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2009
Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu số 2.17: Sổ cái tài khoản 641
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 641 Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 Đơn vị tính: VNĐ NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi STT dòng Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có A B C D E G H 1 2
Số dư đầu năm
Số phát sinh trong kì 665.564.148 665.564.148 Số dư cuối kì 13.465.436 31/01/ 2009 Tiền lương và các khoản trích theo lương 3341 3382 3383 3384 491.360.524 9.014.165 33.781.988 10.716.946
31/01/ 2009 Chi phí KHTSCĐ 214 20.000.000 31/01/ 2009 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 309.671.470 … ….. ……. ………. …. …… …….. ………. ……… 31/01/ 2009 Kết chuyển CPBH 911 478.460.016
2.6 Kế toán xuất khẩu hàng hoá theo phương thức uỷ thác:
Bên cạnh việc kinh doanh xuất khẩu trực tiếp, Intimex còn tiến hành xuất khẩu hàng hoá theo phương thức uỷ thác trong đó Intimex là bên nhận uỷ thác. Hoạt động này được diễn ra khi một cơ quan hay tổ chức không có đủ khả năng hay tư cách pháp lý để thực hiện việc xuất khẩu trực tiếp có nhu cầu xuất khẩu một số mặt hàng được phép xuất khẩu trong danh mục hàng hoá được phép xuất khẩu của Nhà nước, sẽ uỷ thác cho Công ty Xuất nhập khẩu Intimex thực hiện việc xuất khẩu hộ. Hai bên sẽ tiến hành gặp gỡ để thoả thuận và kí kết hợp đồng xuất khẩu uỷ thác, trong đó quy định rõ quyền và nghĩa vụ của cả bên giao và bên nhận uỷ thác làm căn cứ pháp lý thực hiện hợp đồng xuất khẩu uỷ thác. Bên giao uỷ thác là bên chủ hàng được phép ghi nhận doanh thu của hàng xuất khẩu, chịu mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc xuất khẩu, hoặc có thể nhờ Công ty nhận uỷ thác là Công ty Xuất nhập khẩu Intimex chi hộ và thanh toán lại theo thoả thuận, đồng thời phải chịu một khoản chi phí phát sinh là hoa hồng uỷ thác cho Công ty Xuất nhập khẩu Intimex. Sau đó, Công ty Xuất nhập khẩu Intimex tiến hành kí kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, trình tự tiến hành thủ tục xuất khẩu cũng được tiến hành tương tự như xuất khẩu trực tiếp, nhưng phương pháp hạch toán thì khác nhau vì xuất khẩu uỷ thác là giao dịch với đối tác nội địa, chịu thuế xuất GTGT 10%. Sau khi hợp đồng kết thúc, Công ty tiến hành thanh toán mọi khoản chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình xuất khẩu uỷ thác với bên giao uỷ thác. Khi biên bản thanh lý hợp đồng được cả hai bên thông qua, Công ty tiến hành thanh toán cho bên giao uỷ thác bằng phương thức chuyển khoản.
Tuy nhiên, trong những năm vừa qua, do xu hướng ngày càng mở cửa, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp về thủ tục hành chính và phương thức
kinh doanh, các doanh nghiệp, dù quy mô nhỏ cũng có đủ tư cách pháp nhân để tiến hành hoạt động xuất khẩu trực tiếp, do đó mà gần như hoạt động xuất khẩu uỷ thác của Công ty không phát sinh, nên em chỉ xin trình bày qua về hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác tại Công ty XNK Intimex trong năm 2008
Ví dụ: Ngày 17/10/2008, Công ty May Hải Dương ký kết hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số 05/TH1với Công ty Xuất nhập khẩu về việc xuất khẩu lô hàng GCMM với tổng trị giá 16.875 USD.
Công ty được hưởng hoa hồng uỷ thác 0,7% tổng giá trị lô hàng (bao gồm cả thuế). Toàn bộ chi phí cước vận chuyển, phí dịch vụ Ngân hàng, phí bốc dỡ lên phương tiện vận chuyển và bảo hiểm đường biển do bên giao uỷ thác – Công ty may Hải Dương chịu trách nhiệm thanh toán bù trừ với số tiền hàng xuất khẩu.
Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu uỷ thác nói trên, ngày 24/10/2008 Công ty đã kí kết hợp đồng ngoại số 15/TH1 với ARK Co, LTD Hong Kong để xuất khẩu lô hàng theo giá CIF HongKong Port.
Ngày 25/10/2008, Công ty làm thủ tục và thanh toán phí làm L/C cho công ty May Hải Dương. Đến ngày 02/11/2008, Công ty nhận được giấy báo Có của Ngân hàng thông báo về việc thanh toán lô hàng xuất khẩu uỷ thác.
Ngày 03/11/2008, tàu cập Cảng HongKong nhà Nhập khẩu nghiệm thu hàng và kí vào biên bản giao nhận hàng. Khi đó hàng được xem là thuộc quyền sở hữu của người mua và Công ty Xuất nhập khẩu Intimex hoàn thành xuất khẩu uỷ thác. Ngày 05/11/2008, Công ty chuyển tiền cho Công ty May Hải Dương sau khi bù trừ các khoản chi phí phát sinh và tiền hoa hồng xuất khẩu uỷ thác.
Tỷ giá ngoại tệ ngày 05/11/2008 là 17. 483VNĐ/ USD, tại ngày 24/10/2008 là 17.478 VNĐ/USD
Biểu số 2.18: Hợp đồng xuất khẩu uỷ thác
HỢP ĐỒNG UỶ THÁC
Số 09 – 2008/XK3- TTXK Căn cứ vào khả năng nhu cầu của hai bên
Hôm nay ngày 17 tháng 10 năm 2008. Tại Hà Nội chúng tôi gồm có: Bên nhận uỷ thác: Công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04.9424287 Fax: 04-9421918 MST: 0100108039---1
Tài khoản: 0021370022829 tại Ngân hàng Vietcombank Hà Nội Bên uỷ thác: Công ty May Hải Dương
Địa chỉ:
Điện thoại: Fax: MST:
Tài khoản:010010927685 tại Ngân hàng BIDV, chi nhánh Thanh Xuân
Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá:
Tên hàng Số lượng (Kg) Đơn giá (USD) Thành tiền (USD)
Điều 3: Điều khoản thanh toán:
Ngoài hoa hổng uỷ thác theo thoả thuận giữa hai bên là 0,7% giá trị lô hàng (Đã có thuế), các khoản chi phí phát sinh và hoa hồng uỷ thác sẽ được khấu trừ vào tiền thu hộ.
Đại diện bên uỷ thác Đại diện bên nhận uỷ thác
(Ký, đóng dấu,họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 17 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng:Công ty Xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo – Hoàn Kiếm – Hà Nội Tài khoản: 0021370022829
Điện thoại: 04-9424287
Họ tên khách hàng: Công ty May Hải Dương Địa chỉ:
Số Tài khoản: 010010927685
Hình thức thanh toán: CK . MS:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Phí uỷ thác xuất khẩu theo hợp đồng Số 09 – 2008/XK3- TTXK
2.064.589 đ
Cộng tiền hàng: 2.064.589 đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 206.459 đ
Tổng cộng tiền thanh toán:2.271.048 đ Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm bảy mốt nghìn không trăm bốn tám đồng chẵn ./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản 5113 – Doanh thu xuất khẩu uỷ thác Từ ngày 01/ 11/2009 đến ngày 30/11/2009
Số dư đầu kì:0
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
…… …………. ………. ……… …………. ……….
17/10 HĐ 05/ TH1 Hoa hồng uỷ thác Công ty May Hải Dương 331 – May HD 2.064.589 …… ……….. ……… ……… ………….. ……….. 30/11 Kết chuyển sang TK 911 2.064.589 Tổng số phát sinh Nợ: 2.064.589 đ Tổng số phát sinh Có: 2.064.589 đ Số dư Nợ cuối kì: 0 Ngày 30 tháng 11 năm 2008 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX
SỔ CÁI
Tài khoản 511 – Doanh thu hàng xuất khẩu Từ ngày 01/11/2008 đến ngày 30/11/2008
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
1/11 HĐ
010942.001
Xuất khẩu Cà phê cho Công ty Hamburg coffee ở Đức 131 - Hamburg/K D1 6.049.586.750 ….. ……….. ……….. ………. ……….. ……..
11/11 HĐ 011123 Xuất khẩu Cơm dừa sang Nepal cho Công ty ARK, HongKong
131-
ARK/KD3 9.727.585.940
….. ………… ……… ………… ……… ……
17/11 HĐ 05/TH1 Hoa hồng uỷ thác Công ty May Hải Dương 131 – May HD / KD6 2.064.589 …… ………… ……… ………… ………. ………….. 30/11 Kết chuyển sang TK 911 911 152.768.955.687 Cộng chuyển sang trang 152.768.955.687 152.768.955.687 Ngày 30 tháng 11 năm 2008 Kế toán tưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 3.1. Đánh giá kế toán xuất khẩu hàng hoá tại công ty Xuất nhập khẩu Intimex
Từ ngày thành lập tới nay, Intimex luôn phát huy được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển khẳng định uy tín và vị thế trong các lĩnh vực hoạt động. Đặc biệt trong công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá, Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể.
3.1.1. Ưu điểm
Kế toán xuất khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex được thực hiện khá hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty và tuân thủ chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Có được kết quả này trước tiên là nhờ sự nhiệt tình nỗ lực của bộ máy kế toán trong công ty.
Về bộ máy quản lý của Công ty: Là một Công ty hoạt động với quy mô lớn, với địa bàn hoạt động trải dài khắp nơi trên toàn quốc, để phù hợp với xu thế phát triển kinh tế, trong những năm gần đây, Intimex đang dần chuyển sang mô hình Công ty Cổ phần nhằm thu hút thêm nguồn vốn dồi dào từ đại bộ phận dân chúng, mở rộng hơn nữa quy mô doanh nghiệp. Tính đến thời điểm hiện nay, Intimex đã Cổ phần hoá thành công ba Công ty và tiến tới Cổ phần hoá toàn bộ Công ty trong thời gian tới. Do đó, Công ty hiện nay được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu Công ty là Hội đồng quản trị có trách nhiệm đề bạt ra Ban Giám đốc, thay mình điều hành Công ty, đồng thời gáim sát hoạt động của Ban Giám đốc để đảm bảo lợi ích của mình. Ban Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết
quả hoạt động của toàn công ty. Bên cạnh Ban Giám đốc là các phòng ban chức năng có nhiệm vụ trợ giúp Ban Giám đốc trong việc quản lý, điều hành Công ty. Mỗi phòng ban đều được giao nhiệm vụ riêng do ban lãnh đạo giao phó, tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc và hiệu quả công việc cao. Giữa Ban lãnh đạo và các phòng ban được bố trí tập trung tạo thuận lợi trong công tác quản lý và thống nhất ý kiến. So với các Công ty khác trong cùng ngành, thì Intimex là một Công ty có đội ngũ nhân viên khá trẻ và đồng đều, điều đó tạo thuận lợi trong việc trao đổi ý kiến, năng suất công việc cũng được nâng cao rõ rệt. Đồng thời, việc thường xuyên luân chuyển cử nhân viên biệt phái xuống các chi nhánh cũng góp phần kiểm soát tốt hơn hoạt động của Công ty, chủ động trong công tác quản lý và có các quyết định kịp thời khi cần thiết, thúc đẩy việc trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận với nhau, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, đơn vị.
Về bộ máy kế toán của Công ty: Tại văn phòng Công ty hiện nay có 14 nhân viên kế toán được phân công một cách rõ ràng, mỗi người chịu trách