Phần I.Tổng quan về Cụng ty TNHH 4 P
1.4.2.Tổ chức vận dụng chế độ kếtoỏn tại Cụng ty TNHH 4P
• Chế độ kế toỏn của Cụng ty được cập nhật, điều chỉnh phự hợp với cỏc văn bản mới ban hành sửa đổi của Bộ Tài chớnh. Chế độ kế toỏn hiện nay đang ỏp dụng tại Cụng ty tuõn theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài chớnh ban hành ngày 20/03/2006. Một niờn độ kế toỏn
của Cụng ty được bắt đầu từ ngày 01 thỏng 01 và kết thỳc vào ngày 31 thỏng 12 của năm dương lịch.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn là tiền Việt Nam đồng (VNĐ), phương phỏp quy đổi cỏc đồng tiền khỏc theo tỷ giỏ hối đoỏi của Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm chuyển đổi. Hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng là Nhật ký-Chứng từ.
• Phương phỏp kế toỏn tài sản cố định : Nguyờn tắc xỏc định nguyờn giỏ tài sản cố định hữu hỡnh và vụ hỡnh là: Giỏ mua chưa thuế + chi phớ vận chuyển, lắp đặt + chạy thử + thuế nhập khẩu(nếu cú); phương phỏp khấu hao theo phương phỏp đường thẳng.
• Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho : phương phỏp xỏc định giỏ trị hàng tồn kho cuối kỳ là phương phỏp giỏ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ, phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho là kờ khai thường xuyờn.
a.Tổ chức hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toỏn là giấy tờ và vật mang tin phản ỏnh nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh và đó hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toỏn. Hay chứng từ kế toỏn là bằng chứng phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và đó hoàn thành và là cơ sở để giải quyết những tranh chấp kinh tế.
Hiểu rừ được tầm quan trọng của chứng từ nờn việc lập và ký chứng từ tại Cụng ty luụn thống nhất mẫu chứng từ kế toỏn, đỳng thẩm quyền; cỏc chứng từ được sử dụng phản ỏnh trung thực, đầy đủ, phự hợp với nội dung kinh tế; việc bảo quản lưu giữ chứng từ cẩn thận, khụng để hư hỏng, mục nỏt.
Sơ đồ 4: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ kế toỏn
Cụng việc luõn chuyển Bộ phận luõn chuyển
(Nguồn số liệu: Phũng Kế toỏn)
b.Hệ thống tổ chức tài khoản
Hiện nay cụng ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toỏn được ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chớnh ban hành ngày 20/03/2006. Ngoài ra cụng ty cũn xõy dựng một hệ thống cỏc tài khoản chi tiết riờng phự hợp với hoạt động kinh doanh của Cụng ty. Tuy nhiờn một số tài khoản như TK 136, TK 511, TK 627, TK 641 được chi tiết ở cấp 2 chưa phự hợp với chế độ kế toỏn mà theo quy định hiện hành thỡ tài khoản cấp 1 và cấp 2 do Nhà nước quy định và doanh nghiệp chỉ được chi tiết từ tài khoản cấp 3. Do vậy doanh nghiệp cần sửa đổi cho phự hợp.
c.Hỡnh thức sổ kế toỏn: Kế toỏn phần hành Phờ duyệt Ký duyệt Kế toỏn trưởng Kế toỏn phần hành Kế toỏn trưởng Kế toỏn phần Giỏm đốc Trưởng phũng Nhõn viờn văn Nhu cầu cỏc phũng Tập hợp chứng từ Ký duyệt Lập chứng từ đặc trưng của phần hành Ký duyệt Vào Nhật ký-Chứng từ, Sổ cõn
Cụng ty tổ chức hạch toỏn theo hỡnh thức “Nhật ký-Chứng từ. Đõy là hỡnh thức tổ chức sổ sỏch theo nguyờn tắc tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toỏn, vào bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết vào Nhật ký-Chứng từ. Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn Nhật ký-Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký-Chứng từ với cỏc sổ kế toỏn chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký-Chứng từ để vào Sổ cỏi.
Sơ đồ 5: Quy trỡnh ghi sổ theo hỡnh thức “Nhật ký-Chứng từ”
Ghi chỳ : Ghi chỳ hàng ngày
Ghi cuối kỳ Ghi đối chiếu
Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ
Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ
Nhật ký-Chứng từ
Nhật ký-Chứng từ Sổ, thẻ kế toỏnSổ, thẻ kế toỏnchi tiếtchi tiết
Sổ Cỏi Sổ Cỏi
Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kờ Bảng kờ
d.Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh:
Cụng ty sử dụng hệ thống bỏo cỏo tài chớnh theo mẫu quyết định 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chớnh ban hành ngày 20/03/2006. Bao gồm Bảng cõn đối kế toỏn, Bỏo cỏo kết quả kinh doanh, Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Bỏo cỏo tài chớnh. Ngoài ra để phục vụ cho mục đớch quản trị cụng ty cũn sử dụng hệ thống bỏo cỏo quản trị nhanh khi cú nhu cầu như: Bỏo cỏo về giỏ trị sản xuất, Bỏo cỏo chi tiết về tỡnh hỡnh tài chớnh, Bỏo cỏo nhanh tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh hay Bỏo cỏo về tỡnh hỡnh vay nợ, Bỏo cỏo sản phẩm hoàn thành, Bỏo cỏo chi tiết về nguồn vốn của doanh nghiệp, Bỏo cỏo chi tiết về tỡnh hỡnh hàng tồn kho...Cỏc Bỏo cỏo giỏ thành sản phẩm, Bỏo cỏo tỡnh hỡnh sử dụng lao động, Bỏo cỏo tỡnh hỡnh đi vay... chưa được lập đầy đủ do khụng cú yờu cầu cung cấp thụng tin thường xuyờn từ ban lónh đạo. Do vậy, trong giai đoạn tiếp theo lónh đạo Cụng ty cần cú sự quan tõm sỏt sao hơn nữa đến tỡnh hỡnh tài chớnh doanh nghiệp.
Hiện nay, cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty được thực hiện theo phương phỏp kế toỏn mỏy thực hiện bằng phần mềm kế toỏn ACCNET của Cụng ty phần mềm LacViet sản xuất. Cụng ty đó mua bản quyền phần mềm kế toỏn này và bắt đầu đi vào ỏp dụng từ thỏng 05/2004. Phần mềm này đó được cải tiến và nõng cấp nhiều để phự hợp với hoạt động kinh doanh của Cụng ty đối với phõn hệ tiờu thụ thành phẩm và xỏc định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 6: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn khi sử dụng phầm mềm Kế toỏn ACCNET
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày : Ghi cuối thỏng :
Đối chiếu, kiểm tra :
Hằng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh theo cỏc bảng biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn ACCNET.
Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn ACCNET, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp Nhật ký-Chứng từ và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Cuối thỏng hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào, kế toỏn thực hiện cỏc cụng tỏc khúa sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được cập nhật trong kỳ. Cỏc nhõn viờn kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Sổ kế toán NHẬT Kí-CHỨNG TỪ sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET
Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định. ACCNET cho phộp in ra tất cả cỏc bảng biểu của hỡnh thức Nhật ký-Chứng từ theo đỳng mẫu quy định tại quyết định 15/QĐ-BTC do Bộ Tài chớnh ban hành ngày 20/03/2006.
Cuối thỏng, cuối năm, sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi thủ cụng.
*Phần mềm kế toỏn ACCNET ứng dụng tại Cụng ty: +Phõn hệ kế toỏn tổng hợp
+Phõn hệ kế toỏn vốn bằng tiền: tiền mặt và tiền gửi ngõn hàng +Phõn hệ kế toỏn cụng nợ phải trả: mua hàng và phải trả khỏc +Phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho: theo dừi nhập-xuất-tụn kho +Phõn hệ kế toỏn chi phớ giỏ thành
+Phõn hệ kế toỏn tài sản cố định
Cỏc phõn hệ nghiệp vụ được tổ chức theo đỳng chuẩn mực kế toỏn quốc tế và chuẩn mực kế toỏn Việt Nam được liờn kết với nhau một cỏch chặt chẽ.
Sơ đồ 7: Cỏc phõn hệ kế toỏn trong phần mềm ACCNET Accounting
(Nguồn số liệu: Phũng Kế toỏn)
Vốn bằng tiền Phiếu thu/chi Giấy bỏo Nợ/Cú Phải thu Húa đơn bỏn hàng Phiếu nhập hàng bans bị trả lại Phải trả Phiếu nhập mua Phiếu xuất trả lại Hàng tồn kho Phiếu nhập, Phiếu xuất điều chuyển
Tài sản cố định Nghiệp vụ khỏc Sổ quỹ tiền mặt Tiền gửi ngõn hàng Bỏo cỏo bỏn hàng Sổ chi tiết cụng nợ
Bỏo cỏo mua hàng
Sổ chi tiết cụng nợ Thẻ kho Bỏo cỏo N-X-T Thẻ tài sản cố định Bảng tớnh tài sản cố định T Ổ N G H Ợ P Các sổ chi tiết Nhật ký-Chứng từ Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng cõn đối kế
toỏn Bỏo cỏo kờt quả
kinh doanh
Bỏo cỏo chi phớ Giỏ thành
Phần II.Hạch toỏn tiờu thụ thành phẩm tại