III. Trình tự tổ chức hệ thống sổ sách quá trình báN sản phẩm, hàng hoá.
1. Các hình thức sổ kế toán.
2.4. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ (Sơ đồ trang bên)
Hình thức sổ Nhật ký chứng từ sử dụng các loại sổ sách sau :
• Sổ Nhật ký : Hình thức sổ Nhật ký chứng từ sử dụng 10 sổ Nhật ký sau :
+ Nhật ký chứng từ số 1 : Tiền mặt
+ Nhật ký chứng từ số 2 : Tiền gửi ngân hàng
+ Nhật ký chứng từ số 3 : Tiền đang chuyển
+ Nhật ký chứng từ số 4 : Tiền vay tín dụng + Nhật ký chứng từ số 5 : Nhà cung cấp + Nhật ký chứng từ số 6 : Nhật ký hàng mua + Nhật ký chứng từ số 7 : Nhật ký chi phí sản xuất + Nhật ký chứng từ số 8 : Bán hàng và xác định kết quả + Nhật ký chứng từ số 9 : Tài sản cố định
+ Nhật ký chứng từ số 10 : Nhật ký chung cho các đối tợng còn lại.
• Bảng kê : Hình thức nhật ký chứng từ sử dụng 11 bảng kê nhằm phục vụ cho
việc ghi sổ nhật ký đợc gọn nhẹ, nhanh chóng. Các bảng kê thờng gồm :
+ Bảng kê số 1 : Tiền mặt (ghi Nợ)
+ Bảng kê số 2 : Tiền gửi ngân hàng (ghi Nợ)
+ Bảng kê số 3 : Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ
+ Bảng kê số 4 : Chi phí sản xuất theo phân xởng
+ Bảng kê số 6 : Chi phí trả trớc và phải trả
+ Bảng kê số 8 : Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, sản phẩm.
+ Bảng kê số 9 : Tính giá sản ẩm, hàng hoá
+ Bảng kê số 10 : Hàng gửi bán
+ Bảng kê số 11 : Khách hàng
• Bảng phân bổ : Hình thức sổ nhật ký chứng từ sử dụng bảng phân bổ để chia
chi phí cho đối tợng chịu phí và mục đích của chi phí. Bảng phân bổ thờng dùng để hạch toán trớc khi ghi bảng kê. Thuộc bảng phân bổ có 4 bảng
+ Bảng phân bổ số 1 : Tiền lơng và các khoản trích theo lơng
+ Bảng phân bổ số 2 : Vật liệu, công cụ, dụng cụ
+ Bảng phân bổ số 3 : Khấu hao TSCĐ
+ Bảng phân bổ số 4 : Chi phí sản xuất phụ phù trợ
• Sổ chi tiết : Gồm 6 sổ đợc quy định sẵn kết cấu để phục vụ việc ghi bảng kê
hoặc nhật ký chứng từ.
+ Sổ chi tiết 1 : Tiền vay tín dụng (NKCT số 4)
+ Sổ chi tiết 2 : Chi tiết nhà cung cấp ( NKCT số 5)
+ Sổ chi tiết 3 : Chi tiết bán hàng
+ Sổ chi tiết 4 : Chi tiết khách hàng (bảng kê Số 11; NKCT Số 8)
+ Sổ chi tiết 5 : TSCĐ (NKCT số 9)
+ Sổ chi tiết 6 : Các đối tợng còn lại (NKCT số 10)
• Sổ cái : Sổ cái ghi ngày cuối cùng của kỳ báo cáo trên cơ sở các Nhật ký chứng
từ; sổ cái mở cho từng tài khoản.
Ưu điểm của hình thức nhật ký chứng từ : So với các hình thức sổ trớc, hình
thức này đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán. Hỗu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (trừ một số tài khoản toán) nên giản một nửa khối lợng ghi sổ. Mặt khác sổ theo hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ, nên tính chất đối
chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cơng cho việc ghi chép sổ sách. Nhiều chỉ tiêu quản lý đợc kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán nhật ký chứng từ, đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.
Nhợc điểm của hình thức nhật ký chứng từ : Là phức tạp về kết cấu, quy mô
sổ lớn về lợng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tợng trên loại sổ Nhật ký chính và phụ (bảng kê, bảng phân bổ) nên khó vận dụng phơng tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán; đòi hỏi trình độ kế toán cao và quy mô hoạt động doanh nghiệp lớn.
Điều kiện áp dụng : Hình thức nhật ký chứng từ sử dụng có hiệu quả trong
những điều kiện sau :
+ Doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thơng mại có quy mô lớn.
+ Đội ngũ nhân viên kế toán nhiều, đủ trình độ thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ.
+ Doanh nghiệp chủ yếu thực hiện kế toán bằng lao động thủ công
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức nhật ký sổ–
cái
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi
tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc Sổ thẻ hạch
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghicuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ thẻ hạch toán chi tiết Sổ quỹ
Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán
chi tiết Sổ quỹ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đói chiếu
Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảngkê
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu