II) Một số ý kiến đóng góp cho công tác tập hợp chi phí sửa
1) Hoàn thiện việc xác định đối tợng hạch toán chi phí sửa chữa
Hiện nay, đối tợng tập hợp chi phí sửa chữa của công ty là toàn bộ khối lợng công việc hoàn thành của xí nghiệp bảo dỡng. Việc xác định đối tợng tập hợp chi phí sửa chữa nh hiện nay không cho biết chi tiết cụ thể số chi phí phát sinh tong tháng của một đối tợng cụ thể nào. ở công ty hoạt động sửa chữa chỉ tiến hành khi có khách hàng đến ký hợp đồng sửa chữa. Sau khi phòng kế hoạch thảo ra giá để ký kết hợp đồng với khách hàng thì các phòng ban chức năng của xí nghiệp bảo dỡng triển khai lập kế hoạch sản xuất giao xuống cho phân xởng thực hiện với tínhh chất quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp bảo dỡng là sản xuất sản phẩm có kết cấu phức tạp, các bớc công nghệ tiến hành vừa tuần tự, vừa song song, đồng thời các bộ phận khác tiến hành gia công song song. Với loại hình sửa chữa đơn chiếc, sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp bảo dỡng là trung, đại tu các loại xe ô tô. Mỗi loại xe có mức độ h hỏng khác nhau, kỳ sản xuất ngắn hay dài là tùy thuộc vào mức độ h hỏng của từng chiếc. Mức độ hao phí về nguyên vật liệu, hao phí về tiền l ơng đều khác nhau cho mỗi loại sản phẩm.
Từ đặc điểm quy trình công nghệ nh vây, theo em công ty nên xác định đối t- ợng tập hợp chi phí sửa chữa cho từng phân xởng của Xí nghiệp bảo dỡng và chi tiết cho từng đơn đặt hàng. Việc làm này có thể thực hiện đợc vì chi phí nguyên vật liệu chính là chi phí chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng giá thành thì trên các phiếu xuất kho nên ghi rõ xuất cho phân xởng nào theo hợp đồng sửa chữa nào. Nh vậy, khi chi phí phát sinh, kế toán chỉ việc tập hợp trực tiếp cho từng phân xởng và chi tiết cho từng đơn đặt hàng. Theo cách xác định đối tợng tập hợp chi phí đó, công ty nên mở thêm các tài khoản cấp bốn tơng ứng với từng phân xởng của từng đơn vị trực thuộc
và chi tiết cho từng đơn đặt hàng. Nh vậy sẽ tạo điều kiện cho việc giám sát, kiểm tra chi phí phát sinh dễ dàng hơn và có thể tính ra đợc giá thành thực tế dịch vụ sửa chữa ở từng phân xởng theo từng đơn đặt hàng.
2)Hoàn thiện việc hạch toán một số khoản chi phí: a) Cần hạch toán lại khoản trích BHYT:
Việc hạch toán khoản trích BHYT nh hiện nay là cha phù hợp với chế dộ quy định. Việc hạch toán nh vậy sẽ làm cho giá thành sản phẩm nói chung và giá thành dịch vụ sửa chữa nói riêng bất ổn định giữa các tháng. Mỗi năm sẽ có hai tháng giá thành bị tăng vọt do có khoản trích BHYT đợc tính vào chi phí sản xuất trong tháng. Nếu có thể, công ty nên nghiên cứu xem xét để trích BHYT theo từng tháng nhằm ổn định giá thành giữa các tháng. Còn nếu vẫn trích nh hiện nay thì công ty nên hạch toán bổ sung thêm các khoản chi phí theo dự toán (Chi phí trả trớc và chi phí phải trả), có nh vậy mới đảm bảo cho công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất nói chung, hạch toán chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa nói riêng ở công ty đợc chính xác hơn.
Bên cạnh đó, khoản trích BHXH, BHYT của công ty cha đợc hợp lý vì trên thực tế hai khoản này, công ty trích theo tiền lơng thực tế của công nhân làm nh vậy là không đúng với quy định vì hai khoản này phải đợc trích theo tiền lơng cơ bản của công nhân. Đây cũng là vấn đề công ty cần quan tâm để thực hiện trích BHXH, BHYT cho phù hợp với quy định chung.
b)Đối với các khoản chi phí tiếp khách, hội họp ở phân xởng:
Khi phát sinh các khoản chi phí tiếp khách, hội họp ở các phân xởng của xí nghiệp bảo dỡng, kế toán không tập hợp vào TK627 "chi phí sản xuất chung" mà tập hợp thẳng vào TK642"chi phí quản lý doanh nghiệp", kế toán ghi:
Nợ TK642 Có TK111
Thực tế, các khoản chi phí này phát sinh ở tại các phân xởng của xí nghiệp bảo dỡng. Nh vậy phải đợc trích vào chi phí sản xuất chung trong tháng, tức là trong giá thành sẽ có thêm khoản chi phí này. Mặc dù trong tháng, khoản chi phí này không nhiều lắm, song theo em, công ty nên hạch toán vào bên Nợ TK627 nhằm đảm bảo cho việc tính giá thành sản phẩm đợc chính xác và đảm bảo nguyên tắc hạch toán. Khi đó, kế toán ghi:
Nợ TK627 Có TK111
c) Cần tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành riêng cho bộ phận sản xuất kinh doanh phụ:
Tại xí nghiệp bảo dỡng của công ty bộ phận sản xuất kinh doanh phụ gồm có: phân xởng cơ khí chính xác, phân xởng sản xuất và gia công cơ khí, trung tâm dịch vụ. Hiện nay, bộ phận này đợc tập hợp chi phí chung với bộ phận sản xuất kinh doanh chính của xí nghiệp bảo dỡng. Theo em, công ty nên tập hợp chi phí và và tính giá thành riêng cho bộ phận sản xuất kinh doanh phụ này.
Nh phần trên đã trình bày, trên các phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao giờ cũng ghi rõ xuất cho đơn vị nào, nếu theo kiến nghị này thì trên phiếu xuất kho bây giờ phải ghi thêm dòng dùng cho phân xởng nào. Từ đó, hàng tháng kế toán sẽ căn cứ vào các phiếu xuất kho tính ra giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho các phân xởng phụ, khi đó kế toán ghi:
Nợ TK621(XNBD - chi tiết phân xởng phụ) Có TK152, 153
Tiền lơng, BHXH, KPCĐ phải trả cho công nhân sản xuất ở bộ phận này, kế toán ghi:
Nợ TK622(XNBD - chi tiết phân xởng phụ) Có TK 334, 338
Các khoản chi phí phục vụ cho quản lý chung của bộ phận này kế toán ghi: Nợ TK627(XNBD - chi tiết phân xởng phụ)
Có TK111, 152, 153, . . .
Cuối tháng, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí thực tế phát sinh vào TK154 để xác định giá thành thực tế của sản phẩm lao vụ sản xuất kinh doanh phụ:
Nợ TK154(XNBD- chi tiết phân xởng phụ) Có TK621, 622, 627
Đứng trên góc độ quản lý chi phí sản xuất đây là vấn đề công ty cần nghiên cứu để hoàn thiện thêm. Theo em, để đảm bảo tính chính xác trong khâu tính giá thành, về lâu dài công ty nên theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất cho bộ phận sản xuất kinh doanh phụ ở từng đơn vị trực thuộc một cách riêng biệt.
d)Hạch toán lại khoản mua nguyên vật liệu:
Tại công ty, ngoài những loại nguyên vật liệu có trong kho, trong quá trình sửa chữa, nếu thiếu nguyên vật liệu, các phân xởng sửa chữa của xí nghiệp bảo dỡng phải tự đi mua, khoản chi phí này đợc tính vào chi phí sản xuất chung và kế toán ghi sổ theo giá mua thực tế cha có VAT, kế toán ghi sổ nh sau:
Nợ TK133
Có TK111, 112
Nhng thực chất, đó là những vật liệu dùng trực tiếp vào sản xuất, do đó việc hạch toán nh vậy là cha hợp lý. Mặc dù những nguyên vật liệu đó mua về không qua kho mà đa thẳng xuống phân xởng để sửa chữa song cũng không thể hạch toán vào TK627 đợc. Công ty nên xem xét lại và đa khoản chi phí này vào TK621 để đảm bảo tính chính xác của các khoản mục chi phí theo đúng quy định.
3)Về đối tợng tính giá thành sửa chữa tại công ty:
Hiện nay, đối tợng tính giá thành dịch vụ sửa chữa tại công ty là toàn bộ dịch vụ sửa chữa hoàn thành trong tháng. Việc xác định đối tợng tính giá thành dịch vụ sửa chữa nh hiện nay, cha theo dõi đợc cụ thể giá thành của từng dịch vụ sửa chữa (từng chiếc ô tô sửa chữa hoàn thành). Với đặc điểm quy trình công nghệ sửa chữa nh hiện nay ở xí nghiệp bảo dỡng công ty nên xác định đối tợng tính giá thành là từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng sửa chữa, theo đó, các chi phí trực tiếp phát sinh cho đơn đặt hàng nào thì hạch toán trực tiếp cho đơn đặt hàng đó. Còn đối với những chi phí gián tiếp có liên quan đến đơn đặt hàng thì trớc hết phải tập hợp theo từng địa điểm phát sinh chi phí, cuối tháng thực hiện phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo các tiêu thức phân bổ thích hợp. Mặc dù chi phí sản xuất đợc tập hợp hàng tháng nhng công việc tính giá thành chỉ diễn ra khi sản phẩm của từng đơn đã sửa chữa hoàn thành. Vì vậy, phơng pháp tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở đây sẽ là ph- ơng pháp trực tiếp. Cuối tháng, các hợp đồng sửa chữa cha hoàn thành sẽ đợc tập hợp lại để tính ra tổng số chi phí đã chi ra cho các hợp đồng đó, đó chính là chi phí sản xuất dở dang cuối tháng. Dựa vào đây ta có thể so sánh giá thành sửa chữa thực tế với giá thành kế hoạch để có biện pháp tích cực trong công tác quản lý giá thành sửa chữa và lập giá thành kế hoạch cho dịch vụ sửa chữa.
4)Về phơng thức đánh giá sản phẩm làm dở:
Tại công ty, việc đánh giá dịch vụ sửa chữa làm dở đợc tiến hành vào cuối tháng ở từng phân xởng, sau đó tập hợp lại để tính ra giá trị dịch vụ sửa chữa dở dang cho toàn xí nghiệp bảo dỡng. Cuối tháng, từng phân xởng tiến hành kiểm kê đối với những hợp đồng trong tháng cha hoàn thành. Việc kiểm kê tính ra giá trị dịch vụ sửa chữa dở dang cuối kỳ tại công ty nh hiện nay là cha khoa học, tốn nhiều thời gian vì phải nhặt ra từng phiếu xuất nguyên vật liệu chính cho các hợp đồng ch- a hoàn thành, sau đó mới tổng hợp lại. Vì vậy nếu công ty thực hiện tính giá thành theo từng đơn đặt hàng thì các chi phí phát sinh cho đơn đặt hàng nào sẽ hạch toán trực tiếp cho đơn đặt hàng đó. Cuối tháng nếu đơn đặt hàng nào cha hoàn thành thì
tổng chi phí tập hợp cho mỗi đơn đặt hàng chính là giá trị dịch vụ sửa chữa dở dang cuối kỳ của đơn đặt hàng đó.
Đồng thời, theo em công ty nên phân bổ cả chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung cho dịch vụ sửa chữa dở dang cuối kỳ. Tức là chi phí dở dang cuối kỳ sẽ bao gồm cả chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung vì trên thực tế chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp chỉ chiếm 50-55% giá thành dịch vụ sửa chữa, trong khi đó, chi phí sản xuất chung và chi phí nhân công trực tiếp cũng chiếm một tỷ lệ đáng kể trong giá thành sản phâm sửa chữa.
5)Hoàn thiện phơng pháp tính gía thành dịch vụ sửa chữa tại công ty:
Với đối tợng hạch toán chi phí sửa chữa là từng phân xởng của xí nghiệp bảo d- ỡng chi tiết cho từng đơn đặt hàng và đối tợng tính giá thành dịch vụ sửa chữa là từng đơn đặt hàng, công tác tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa cho từng đơn đặt hàng tại xí nghiệp bảo dỡng của công ty sẽ đợc tổ chức nh sau:
a) Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Khi xuất kho nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, trên các phiếu xuất kho có ghi rõ xuất cho phân xởng nào của đơn vị nào, theo hợp đồng nào. Do đó, mọi chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho hợp đồng nào kế toán hạch toán trực tiếp vào hợp đồng đó không qua một tiêu thức phân bổ nào.
Ví dụ: Khi xuất kho nguyên vật liệu dùng cho hợp đồng sửa chữa số 1 và số 2 của phân xởng sửa chữa ô tô số 1 của xí nghiệp bảo dỡng, thì phiếu xuất kho:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc
phiếu xuất kho
Ngày 02/02/2007 Số: 32
Nợ TK622(XNBD-PX sửa chữa số 1) Có TK152
Họ tên ngời nhận hàng: Hoàng Trung Hiếu
Lý do xuất kho: Xuất cho đại tu xe Huyndai (Hợp đồng sửa chữa số 1) Xuất tại kho : Vật t 1
STT Tên, quy cách sản phẩm Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép Cây 7 50.000 350.000
2 Thép Cacbon C45 m 45 21.000 945.000
3 ống ổ trục Cái 2 150.000 300.000
4 Nhôm lá 4 x 50 m 7 19.800 138.600
5 Kính chắn gió hai lớp Cái 1 20.099.400 20.099.400
Cộng 21.833.000 Xuất, ngày 02/02/2007 GĐ XN bảo dỡng (Ký, họ tên) Trởng phòng kỹ thuật (Ký, họ tên) Ngời nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Khi đó, kế toán ghi:
Nợ TK621(XNBD-PX sửa chữa số 1): 37.623.000 TK621(Hợp đồng số 1): 21.833.000 TK621(Hợp đồng số 2): 15.790.000 Có TK152:37.623.000 Đối với hợp đồng số 2:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc
phiếu xuất kho
Ngày 05/02/2007 Số: 34
Nợ TK621(XNBD-PX sửa chữa số 1) Có TK152
Họ tên ngời nhận hàng: Lê Hải Anh
Đơn vị: Phân xởng sửa chữa ô tô số 1 - XN bảo dỡng
Lý do xuất: Trung tu xe NISSAN (Hợp đồng sửa chữa số 2) Xuất tại kho: Vật t 1
STT Tên quy cách sản phẩm Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Cân vòi phun xe Nhánh 6 20.000 120.000
2 Tổng thành xe Cái 1 13.600.000 13.600.000 3 ống ổ trục Cái 3 150.000 450.000 4 Thép V25 x 25 m 80 19.500 1.560.000 5 Tôn lá m 5 12.000 60.000 Cộng 15.790.000 Xuất, ngày 05/02/2003 GĐ Xn bảo dỡng (Ký, họ tên) Trởng phòng vật t (Ký, họ tên) Ngời nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
b)Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:
Nh đã trình bày ở trên, sau mỗi hợp đồng hoàn thành, xí nghiệp bảo dỡng sẽ nhận đợc 80% giá trị hợp đồng. Do đó, cách chia lơng theo từng hợp đồng đợc thực hiện nh hiện nay công ty đang làm. Cuối tháng, kế toán đơn vị sẽ gửi bảng tổng hợp tiền lơng từ các hợp đồng hoàn thành theo từng phân xởng có trích luôn BHXH,BHYT,KPCĐ lên phòng kế toán để hạch toán.
Ví dụ:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc
bảng tổng hợp lơng và các khoản trích theo lơng của công nhân sản xuất
Đơn vị: Phân xởng sửa chữa ô tô số 1 - XN bảo dỡng Tháng 02/2007
Tên hợp đồng Tiền lơng Các khoản trích
theo lơng (19%) Tổng cộng Hợp đồng số 1 6.100.000 1.159.000 7.259.000 Hợp đồng số 2 5.215.000 990.850 6.205.850 Cộng 11.315.000 2.149.850 13.464.850 Ngời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Khi đó, kế toán ghi:
Nợ TK622(XNBD-PX sửa chữa số 1):13.464.850 TK622(Hợp đồng số 1): 7.259.000
TK622(Hợp đồng số 2): 6.205.850 Có TK334: 11.315.000
Có TK338: 2.149.850
c) Hạch toán chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ, quản lý sản xuất trong phạm vi xí nghiệp bảo dỡng, các phân xởng, tổ đội sửa chữa của xí nghiệp bảo dỡng.
Chi phí về nhân viên quản lý xí nghiệp, quản lý phân xởng :
Tiền lơng của nhân viên quản lý xí nghiệp và quản lý phân xởng cũng đợc tính theo từng hợp đồng. Tức là mỗi hợp đồng sau khi hoàn thành, bộ phận quản lý cũng đợc chia lơng theo thời gian làm việc của bộ phận cho hợp đồng đó. Vì thế việc tập hợp chi phí tiền lơng của nhân viên quản lý xí nghiệp và quản lý phân xởng theo từng hợp đồng rất dễ dàng.
Ví dụ:
Bảng tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên quản lý
Đơn vị: Phân xởng sửa chữa ô tô số 1 -XN bảo dỡng Tháng 02/2007
STT Tên hợp đồng Tiền lơng Các khoản
trích theo Tổng cộng Nhân viên xí nghiệp Nhân viên phân xởng Tổng cộng 1 Hợp đồng số 1 452.000 400.000 852.000 161.880 1.013.880 2 Hợp đồng số 2 350.000 300.000 750.00 142.500 892.500 Cộng 802.000 700.000 1.502.000 304.380 1.906.380 Ngời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Cột "Các khoản trích theo lơng" trên bảng này là căn cứ để kế toán tổng hợp và lên bảng phân bổ số 1.
Khi đó, kế toán ghi:
Nợ TK627(XNBD - PX sửa chữa số 1): 1.906.380 TK627(Hợp đồng số 1): 1.013.880
TK627(Hợp đồng số 2): 892.500 Có TK334: 1.502.000
Có TK338: 304.380
Chi phí vật liệu dùng chung cho quản lý đơn vị:
Vật liệu xuất dùng chung cho quản lý đơn vị sẽ đợc hạch toán vào bên Nợ TK627. Cuối tháng sẽ tiến hành phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức phân