Thứ nhất, khi Công ty cài đặt phần mềm kế toán Fast Accounting thì chương trình đã có sẵn các tài khoản do Bộ Tài chính quy định. Tuy nhiên đối với các khoản giảm trừ doanh thu, Công ty cần phải theo dõi chi tiết đến từng khoản mục. Các tài khoản này sẽ được chi tiết cho từng loại sản phẩm của Công ty như xi măng bao, xi măng rời, clinker, đối xi măng bao và xi măng rời thì cần phải chi tiết cho xi măng PCB30 và PC40. Chi tiết như sau:
TK 521- Chiết khấu bán hàng
TK 5211-Chiết khấu hàng hoá TK 5212-Chiết khấu thành phẩm
TK 521211-Chiết khấu bán xi măng bao TK 521212-Chiết khấu bán xi măng rời TK 521213-Chiết khấu bán Clinker
TK 521214-Chiết khấu bán thành phẩm khác TK 5213-Chiết khấu dịch vụ
TK 531-Hàng bán bị trả lại
TK 531111-Doanh thu bán xi măng bao TK 531112-Doanh thu bán xi măng rời TK 531113-Doanh thu bán Clinker
TK 531114-Doanh thu bán sản phẩm khác TK 532-Giảm giá hàng bán
TK 532111-Giảm giá bán xi măng bao TK 532112-Giảm giá bán xi măng rời TK 532113-Giảm giá bán Clinker TK 532114-Giảm giá bán dịch vụ khác
Thứ hai, ta thấy trong các khoản phải trả, phải nộp khác do Bộ Tài chính quy định thứ tự tài khoản đựơc sắp xếp như sau: TK 3382-KPCĐ, TK 3383- BHXH, TK 3384-BHYT. Chính vì vậy, để đảm bảo công tác hạch toán CPCĐ, BHXH, BHYT, Công ty cần phải thay đổi một số tài khoản như sau:
TK 64115-KPCĐ thay bằng TK 64112-KPCĐ TK 64212-BHXH thay bằng TK 64213-BHXH TK 64213-BHYT thay bằng TK 64214-BHYT TK 64214-KPCĐ thay bằng TK 64212-KPCĐ
Thứ ba, Công ty sử dụng phần mềm kế toán vì vậy việc in ra các sổ chi tiết các tài khoản để lưu là không cần thiết. Công ty có thể lưu trữ dữ liệu của phần mềm kế toán đó ở dạng excel hoặc copy vào đĩa mềm hoặc các phương tiện tin học khác. Sử dụng các phương tiện này sẽ giảm bớt được tài liệu lưu trữ, thông tin được lưu ở dạng gọn nhẹ và dễ bảo quản không tốn diện tích cất trữ.