Công ty cổ phần phát triển trí tuệ trẻ Việt Nam sử dụng phần mềm kế toán máy ASEAN được thiết kế theo bộ máy của công ty, theo hình thức Nhật ký chung, không sử dụng nhật ký đặc biệt.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết
NHẬT KÝ CHUNG
Sổ Cái
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ phát sinh tại bộ phận nào, thuộc phần hành kế toán nào được kế toán viên tương ứng hạch toán vào các sổ chi tiết liên quan. Từ các sổ chi tiết, cuối kỳ lên bảng tổng hợp chi tiết cho từng đối tượng. Việc hạch toán tổng hợp do kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên quy trình ghi sổ kế toán được tiến hành như sau:
Trước tiên kế toán xử lý các nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ liên quan. Sau đó kế toán nhập dữ liệu căn cứ vào chứng từ (máy sẽ tự định khoản mà kế toán viên không cần phải tự tính) vào các sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản. Cuối tháng hoặc cuối kỳ sẽ in theo yêu cầu của người sử dụng. Và đặc biệt mọi thông tin liên quan cần thiết sẽ được kết xuất ngay khi cần cho mọi đối tượng kể cả khách hàng. Việc ghi vào Nhật ký chung được thực hiện hàng ngày. Cuối kỳ, số liệu trên Sổ Cái được tổng hợp lên Bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu số liệu tổng cộng với các Bảng tổng hợp chi tiết, nếu khớp đúng thì số liệu được sử dụng làm cơ sở lập các BCTC theo quy định.