Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Đối với vật liệu về nhập kho xí nghiệp từ nguồn mua ngoài
Mỗi khi xí nghiệp có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này xí nghiệp chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tùy thuộc vào khả năng xí nghiệp. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn đo đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn.
Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán - từ tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với từng người bán của xí nghiệp.
Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán.
Ví dụ: Ngày 07/12/2009 xí nghiệp nhập kho vật liệu chính (van 2 chiều ĐL 150) của công ty TNHH Đại việt theo phiếu nhập kho số 345 ngày 07/12/2009 trị giá 9.800.000đ kèm theo hoá đơn 006619 ngày 07/12/2009 số tiền 10.290.000 (thuế VAT5%). Căn cứ 2 chứng từ trên kế toán ghi vào nhật ký chung và sổ cái TK 152 theo định khoản.
Nợ TK 152 9.800.000 Nợ TK 133 490.000
Có TK 331 10.290.000
Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá xí nghiệp ứng trước tiền để thanh toán cho người bán. Theo chứng từ số 126 ngày 02/12/2009 trên nhật ký chung và sổ chi tiết thanh toán với người bán có định khoản:
Nợ TK 331 9.178.000
Ngày 15/12/2009 xí nghiệp nhận giấy báo nợ của ngân hàng ngày 14/12/2009 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho Công ty TNHH Đại Việt số tiền 10.290.000đ. Căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 331 10.290.000
Có TK 112 10.290.000
Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 12/2009.
Biểu 14: