Đặc điểm kinh doanh của Xí nghiệp 26.3 là sản xuất theo đơn đặt hàng và kế hoạch giao của Tổng cục hậu cần - Bộ quốc phòng. Doanh thu tiêu thụ theo đơn đặt hàng chiếm phần lớn, doanh thu bán lẻ chỉ chiếm một phần rất nhỏ. Bởi vậy, khách hàng chủ yếu là trả tiền sau, cũng có trường hợp khách hàng ứng
trước tiền hàng. Ngoài ra xí nghiệp còn thực hiện cung cấp sản phẩm cho các xí nghiệp thành viên, khi giao hàng kế toán ghi nhận doanh thu nội bộ đồng thời ghi giảm khoản phải trả nội bộ. Cuối kỳ, phòng kế toán công ty tiến hành bù trừ công nợ giữa các xí nghiệp trong nội bộ công ty.
Để phản ánh tình hình thanh toán với khách hàng, Xí nghiệp sử dụng Tài khoản 131- phải thu khách hàng .
Tài khoản 336 - Phải trả nội bộ. TK 131 có kết cấu như sau :
Nợ :- Phản ánh số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm đã giao được xác định là tiêu thụ
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Có :- Phản ánh số tiền khách hàng đã trả
-Số đã nhận trước, trả trước của khách hàng ... Số dư nợ : số tiền còn phải thu của khách hàng
Số dư có: số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng theo chi tiết từng đối ứng cụ thể.
TK 336 có kết cấu như sau:
Nợ: khoản phải trả nội bộ giảm Có: Tăng khoản phải trả nội bộ
Ngoài ra, Xí nghiệp còn sử dụng một số TK có liên quan khác như : TK 111; TK3331; TK136 ... Để hạch toán tình hình thanh toán của khách hàng, Xí nghiệp đã sử dụng chứng từ kế toán sau:
- Phiếu thu tiền mặt - Hoá đơn GTGT
- Giấy báo có của công ty, của các xí nghiệp thành viên... và các chứng từ liên quan khác.
Khi bán hàng cho khách hàng, dựa vào hoá đơn GTGT hoặc các phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy, sau đó máy tự động xử lý theo như phần đã trình bày ở phần kế toán doanh thu bán hàng. Khi nhập hoá đơn, kế toán khai báo đầy đủ, chi tiết tài khoản công nợ đến từng đối tượng khách hàng, mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế...Dựa vào các dữ liệu được nhập ở màn hình nhập liệu, sau thao tác "Xử lý dữ liệu" máy tự động kết chuyển các số liệu ra các chứng từ ghi sổ tương ứng, sổ cái tài khoản 131; sổ chi tiết TK 131, sổ tổng hợp công nợ theo tài khoản...
Khi khách hàng thanh toán:
Đối với hàng quốc phòng, cuối tháng kế toán thực hiện quyết toán sản phẩm với công ty. Phòng kế toán công ty căn cứ vào bảng quyết toán sản phẩm nhập kho quân nhu của Xí nghiệp gửi lên tiến hành lập giấy báo nợ để quyết toán sản phẩm cho Xí nghiệp.
Giấy báo nợ
Kính gửi : XN 26.3
Phòng kế toán công ty báo cho xí nghiệp 26.3 theo nội dung sau: Chứng từ
Số Ngày
2 31/3/2010 Quyết toán sản phẩm nhập kho quân nhu
5.680.110.980
Số tiền bằng chữ: Năm tỷ sáu trăm tám mươi triệu một trăm mười nghìn chín trăm tám mươi đồng./.
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Đối với hàng kinh tế do xí nghiệp tự khai thác: Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán căn cứ vào phiếu thu để tiến hành nhập liệu vào máy.
Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán viết phiếu thu( mẫu 01- TT) Phiếu thu được lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết 1 lần):
Liên 1: Lưu sổ gốc,
Liên 2.3: Được chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhân tiền và ký nhận vào phiếu thu, chuyển cho khách hàng ký nhận. Sau đó thủ quỹ giữ lại liên 2 chuyển cho kế toán tiền mặt làm căn cứ nhập liệu sổ. Liên 3 được chuyển cho khách hàng.
Trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, khi ngân hàng thông báo có về công ty, phòng kế toán công ty lập giấy báo có cho Xí nghiệp về số tiền mà khách hàng trả.
Đối với hàng xuất bán cho các xí nghiệp thành viên, cuối kỳ phòng kế toán công ty thực hiện thanh toán bù trừ giữa các xí nghiệp và thông báo bằng giấy báo nợ, giấy báo có cho các xí nghiệp.
Cuối ngày, hoặc định kỳ kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu thu, giấy báo nợ của phòng kế toán công ty tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
Quá trình nhập dữ liệu vào máy như sau:
Từ màn hình nhập liệu của ADSOFT kế toán vào mục " Nhập dữ liệu phát sinh" - Tại ô loại chứng từ gốc: nhập " GB "- giấy báo nợ
- Số chứng từ: Đánh số của chứng từ - Ngày chứng từ: đánh ngày lập chứng từ
- Diễn giải: ghi nội dung nghiệp vụ phát sinh: Quyết toán sản phẩm kho quân nhu
- Mã tài khoản/nợ: TK 336 - Bên có / mã tài khoản: 131
- Mã Khách hàng: Nhập mã khách hàng Các ô còn lại bỏ trống.
Khi nhập liệu song, kế toán vào mục "xử lý dữ liệu" khi đó máy sẽ tự kết xuất dữ liệu vào:
- Sổ chi tiết: Mẫu biểu 2.6; 2.7; 2.8; 2.9
- Các chứng từ ghi sổ: Mẫu biểu 2.10; 2.11; 2.12; 2.13; 2.14
và lấy số liêu tổng cộng trên các chứng từ ghi sổ liên quan khác để kết chuyển vào sổ cái TK : Mẫu biểu 2.15; 2.16.
Rồi lập bảng tổng hợp công nợ và các báo cáo kế toán. Để xem và in các sổ kế toán vào mục báo cáo kế toán và báo cáo tài chính từ màn hình nhập liệu của ADSOFT làm thao tác tương tự như xem, in các sổ kế toán khác đã trình bày ở phần doanh thu bán hàng.