Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội với đặc điểm là thi công xây dựng do đó nguyên vật liệu nhập kho phần lớn là nhập từ nguồn mua ngoài nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên và với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc kế toán nên công ty kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu từ nguồn mua ngoài:
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, việc mua bán vật tư diễn ra rất nhanh gọn. Khi nhận được công trình phòng kế toán tổng hợp của công ty tiến hành lập dự trù vật công trình đó và phải dự trữ sao cho vật liệu sử dụng trong sản xuất phải đảm bảo chất lượng giá thành hợp lý. Căn cứ vào bảng dự trù vật tư, đại diện các đội sẽ tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu sau khi xong việc thu mua hàng về thủ kho người giao vật tư tiến hành kiểm nhận để lập phiếu nhập kho thông thường định kỳ 5 ngày hoặc 10 thủ kho gửi các chứng từ về phòng kế toán, kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và định khoản.
Trường hợp công ty thanh toán ngay tiền mua vật tư, hoặc Công ty trả người bán bằng tiền gửi ngân hàng công ty viết giấy UNC để ngân hàng nơi công ty mở tài khoản tình tiền chi trả, hoặc công ty thanh toán bằng tiền tạm ứng, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho,giấy UNC, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,TK 112,TK 141
(Trong trường hợp tạm ứng: người viết tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng với nội dung mua vật tư phục vụ cho công trình. Khi vật tư mua về sẽ làm thủ tục nhập kho, người tạm ứng tiền viết giấy thanh toán tiền tạm ứng theo số thực chi, nếu số thực chi vượt quá số tạm ứng thì kế toán sẽ làm thủ tục để viết phiếu chi cho số tiền vượt quá số tạm ứng).
Trường hợp ký hợp đồng kinh tế mua hàng của người bán chưa trả tiền, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, hợp đồng kinh tế định khoản:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- Phải trả người bán
Ví dụ: Đối với phiếu nhập kho ngày 20/11/2008 sau khi kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế toán định khoản và vào các sổ sau: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái, sổ nhật ký chung
Bảng kể luỹ kế nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu Bảng kê vật tư theo nguồn
Bảng kê xuất vật tư theo đối tượng nhận
Đối với xi măng Hoàng Thạch, TK 152 ” Nguyên vật liệu”được mở chi tiết thành TK 152.01.01
Căn cứ vào phiếu nhập kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152.0101 3.454.545
Nợ TK 133 345.454,5
Có TK 331 3.799.999,5
Đối với Phụ gia bê tông, TK 152 ” Nguyên vật liệu”được mở chi tiết thành TK 152.02.01
Nợ TK 152.0201 800.000
Nợ TK 133 80.000
Có TK 331 880.000
Đối với gạch đặc, TK 152 ” Nguyên vật liệu” được mở chi tiết thành TK 152.01.02
Căn cứ vào phiếu nhập kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152.0101 27.000000
Nợ TK 133 2.700.000
Có TK 331 29.700.000
Trường hợp mua hàng không ký hợp đồng kinh tế: Đối với vật tư nhỏ lẻ dưới 20 triệu, theo quy định công ty không phải ký hợp đồng kinh tế. Đội cung cấp vật tư của Công ty sẽ mua vật tư và chịu trách nhiệm thanh toán với khách hàng nên kế toán tại đơn vị căn cứ vào các chứng từ định khoản:
Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 338- Phải trả phải nộp khác (chi tiết cho người cung cấp vật tư của Công ty)
` Ví dụ: Ngày 25/11/2008 mua xi măng Nghi Sơn cho công trình đường 10 Hải Phòng số lượng là 2 tấn đơn giá: 700.000đ/tấn . Tổng số tiền ghi trên hoá đơn: 1.540.000, thuế GTGT 10%.
căn cứ vào phiếu nhập kho số: XKPN0512, Hoá đơn GTGT kế toán tiến hành định khoản và nhập vào máy.
Nợ TK 152.27.05 1.400.000
Nợ TK 133 140.000
Có TK 338 1.540.000
Thông thường, mua nguyên vật liệu chủ yếu bằng nguồn mua ngoài và giá mua vật liệu thường được áp dụng tại chân công trình vì thế giá mua vật
liệu tại đơn vị bao gồm giá mua tại đơn vị bán hàng cộng với chi phí vận chuyển tới chân công trình theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp vật tư.
Trường hợp nhập nguyên vật liệu do xuất dùng không hết đem nhập lại kho: Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của nguyên vật liệu thừa và phiếu xuất kho lúc dùng.
Nếu nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất trực tiếp, cho chi phí sản xuất chung, cho chi phí quản lý doanh nghiệp không hết đem nhập lại kho, kế toán định khoản:
Nợ TK 152-Nguyên liệu,vật liệu Có TK 621, TK 627, TK 642
Ví dụ: Ngày 27/11/2008 có phiếu nhập kho số 23 từ ông Đỗ Đức Thắng do nguyên vật liệu xuất phục vụ công ty sử dụng không hết đem nhập lại kho (Phiếu xuất kho ngày 28/11/2008 số KKT3541). Đó là 100m giây điện ,đơn giá: 2.000đ/m, kế toán định khoản:
Nợ TK 152 200.000
Có TK 642 200.000
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 23, phiếu xuất kho KKT3541 ngày 28/11 kế toán nhập chứng từ kế toán
Trường hợp nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ:
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi tăng nhập kho.
Ví dụ: Với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Số: XKKTX62 ngày 12/11/2008, kế toán định khoản:
Nợ TK 152 45.361.138 (Chi tiết cho công trình Tuyên Sơn) Có TK 152 45.361.138 ( Chi tiết cho công trình Kho Thái Thụy) Trường hợp nhập vật tư thuê ngoài gia công chế biến
Ví dụ: Ngày 23/10/2008 nhập kho Thép hộp gia công lan can, hoa sắt công trình Kho Thái Thụy. Trị giá Thép hôp xuất gia công là: 2.520.000đ. Chi phí gia công : 1.375.000đ (trong đó thuế GTGT 10%). Chi phí vận chuyển là: 81.900đ (trong đó thuế GTGT 5%).
Căn cứ vào phiếu xuất kho thuê gia công, Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản xác định khối lượng gia công hoàn thành, Thanh lý hợp đồng và hợp đồng. Kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 152 3.848.000
Có TK 154 3.848.000
Ở công ty, trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền là nghiệp vụ xảy ra thường xuyên, chủ yếu ở công ty. Do đó kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua TK 331 bằng việc mở các sổ chi tiết cho từng công trình. Mỗi một người bán đều phải ký một hợp đồng kinh tế mua bán vật tư riêng biệt, sau đó mở sổ chi tiết từng người bán theo từng công trình và vì thế một nhà cung cấp có thể mở sổ chi tiết theo dõi riêng ở nhiều công trình. Do số lượng nghiệp vụ ít nên công ty mở sổ chi tiết theo dõi cho khách hàng theo từng năm.
Biểu 2.15
Công ty Cổ phần sản xuất, SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN XNK và xây dựng Hà Nội TK 33110111- Công ty cổ phần Hồng Cẩm Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư Số dư đầu kỳ 28.312.000
NKHP7/12 15/11 15/11 Nhập kho xăng dầu 152 938.750 26.538.750
NKHP7/12 18/11 18/11 Nhập kho xăng dầu 152 13.518.000 40.056.750
TTNB2/12 20/11 20/11 Trả tiền cho công ty 111 27.800.000 12.256.750
NKHP7/12 22/11 22/11 Nhập kho xăng dầu 152 10.580.000 22.836.750
…. …. …. …. …. …. …. ….
Cộng 50.504.410 37.865.369
Phát sinh luỹ kế 50.504.410 37.865.369 Số dư cuối kỳ 15.672.959
Sau khi đã vào các sổ chi tiết kế toán vào các sổ kế toán tổng hợp sau:
Sổ Nhật ký chung: Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phản ánh quan hệ đối ứng
Sổ cái: Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên kế toán của TK 152 và một số TK liên quan khác.
2.2.5.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu.
Trong công ty, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là sử dụng cho thi công cho các công trình xây dựng, ngoài ra trong một số trường hợp xuất luân chuyển nội bộ trong các đơn vị thành viên của công ty.
Căn cứ vào nhu cầu thực tế của từng công trình phòng kinh doanh tổng hợp có trách nhiệm cung cấp vật tư theo yêu cầu. Được sự đồng ý của Ban giám đốc, phòng kinh doanh tổng hợp sẽ viết phiếu xuất kho.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào bảng kê xuất theo đối tượng sử dụng và đây là cơ sở tập hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng công trình.
Do công ty thực hiện nhiều công trình khác nhau nên nguyên vật liệu được công ty lập cho từng công trình cụ thể. Tuỳ theo từng mục đích và đối tựơng sử dụng nguyên vật liệu khác nhau mà kế toán phản ánh bên Có TK 152 và Nợ các TK liên quan.
Trường hợp nguyên vật liệu xuất dùng cho thi công công trình, xuất dùng cho quản lý chung được chi tiết cho từng công trình sử dụng. Với trường hợp xuất vật tư phục vụ cho quản lý doanh nghiệp (không sử dụng chi tiết)
Căn cứ vào phiếu xuất kế toán ghi như sau: Nợ TK 621,TK 627,TK 642, TK 623
Có TK 152 ( Chi tiết từng vất tư)- Giá trị vật liệu xuất dùng
Đối với trường hợp xuất kho phục vụ cho máy thi công ( Đơn vị không tổ chức kế toán cho đội máy thi công riêng biệt mà tính trực tiếp vào chi phí của từng công trình.
Ví dụ: Ngày 31/12/2008 xuất Dầu Diezen phục vụ cho công trình Khu đô thị thống nhất. Số lượng 6.960 lít. Trị giá xuất kho là 30.874.560đ. Căn cứ vào phiếu xuất kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 6230101 30.874.560
Có TK 15201 30.874.560
Trường hợp xuất kho vật tư đem gia công. Căn cứ vào phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế về việc gia công kế toán tiến hành định khoản và đưa vào máy theo trình tự như trên.
Nợ TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Ví dụ: Ngày 13/12/2008 xuất 1000 kg thép để thuê gia công lan can hoa sắt cho công trình Thái Thụy. Trị giá xuất ghi trên phiếu xuất là 5.040.000đ. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán định khoản
Nợ TK 154 5.040.000
Có TK 152 5.040.000
Tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo trình tự trên.
Trường hợp xuất kho vật tư đem bán (đối với những vật tư mua về đơn vị không sử dụng hết). Trường hợp xuất để cung cấp cho các bên phụ, hoặc nhà cung cấp ký hợp đồng kinh tế cung cấp trực tiếp cho các bên phụ Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 711, TK 331
Có TK 152- Nguyên liệu,vật liệu
Trong công ty hiện nay còn có một số các công trình được giao khoán với hình thức khoán gọn công trình cho các tổ đội, các nhân viên của các tổ đội sẽ tạm ứng tiền để mua nguyên vật liệu. Sau đó sẽ thanh toán với công ty và nguyên vật liệu mua về sẽ không qua kho (không xuất hiện tài khoản 152) và xuất dùng trực tiếp cho công trình. Căn cứ vào quy chế tài chính Hoá đơn GTGT, phiếu thu, kế toán lập chứng từ chi phí cho công trình qua định khoản
Nợ TK 621 (chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Biểu 2.16
Công ty Cổ phần sản xuất, SỔ NHẬT KÝ CHUNG (trích)
XNK và xây dựng HN Tháng 11 năm 2008 Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Số hiệu TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Số trang trước chuyển sang
PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 152 4.009.100
133 400.910
331 4.410.010
06/PNK 05 05 Mua bóng điện không 621 98.000
qua kho 131 9.800
331 107.800
PX0853 12 12 Lưu chuyển kho từ 152 45.361.138
Kho Thái Thụy đến 152 45.361.138
Kho CT Tuyên Sơn
KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng 152 3.454.545
từ công ty TNHH 133 345.454,5
Hoàng Sơn 331 3.799.999,5
XKPN0512 25 11 Mua xi măng Nghi 152 1.400.000
Sơn 133 140.000
338 1.540.000
PX0915 30 30 Xuất xi măng cho 621 2.763.200
công trình nhà máy 152 2.763.200
xi măng Hạ Long
Biểu 2.17
Công ty Cổ phần sản xuất, SỔ CÁI TÀI KHOẢN XNK và xây dựng Hà Nội Tháng 11 năm 2008
TK 152 –Nguyên liệu, vật liệu
Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Số hiệu TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư Số dư đầu kỳ 134.008.375
PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 331 4.009.100
PX0853 12 12 Lưu chuyển kho từ 152 45.361.138
Kho Thái Thụy đến Kho CT Tuyên Sơn
KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng từ
Công ty TNHH
331 3.454.545
Hoàng Sơn
XKPN0512 25 11 Mua xi măng Nghi Sơn 338 1.400.000
PX0915 30 30 Xuất xi măng cho 621 2.763.200
công trình nhà máy xi măng Hạ Long
Cộng số phát sinh 2.105.422.020 2.020.080.798 Phát sinh luỹ kế 10.096.851.615 10.422.815.065
Số dư cuối kỳ 219.349.597
Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu 2.18
Công ty Cổ phần sản xuất, SỔ CÁI TÀI KHOẢN (trích)
XNK và xây dựng Hà Nội Tháng 11 năm 2008
TK 331- Phải trả người bán
C T GS TK Nợ Có
Số dư đầu kỳ 65.550.000
PX0841 01 01 Nhập kho dây điện 152 4.009.100
133 400.910
06/PNK 05 05 Mua bóng điện 621 98.000
không qua kho 131 9.800
KTNK 045 20 20 Nhập kho xi măng từ CT TNHH Hoàng Sơn 152 3.454.545 133 345.454,5
KX096 30 30 Thanh toán tiền
mua NVL
141 20.000.000
Cộng số phát sinh 156.010.300 135.648.090
Số dư cuối kỳ 45.187.790
2.2.6. Tình hình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty.
Cuối năm công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu để kịp thời phát hiện mất mát, kém phẩm chất, hư hỏng. Nhằm có biện pháp xử lý kịp thời.
Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty thành lập ban kiểm kê. Căn cứ vào biên bản kiểm 8h ngày 01 tháng 01 năm 2009 của các bộ phận phòng ban tiến hành kiểm tra thực tế tại công trường kế toán sẽ căn cứ vào quyết định kiểm kê trong “ Biên bản sử lý kiểm kê” để tiến hành hạch toán.
Khi kiểm kê nếu thiếu kế toán ghi:
Nợ TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Khi có quyết định sử lý kế toán ghi:
+ Nếu vật tư hàng hoá thiếu hụt trong định mức cho phép được ghi tăng vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu + Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường kế toán ghi:
Nợ TK 1388, TK 334, TK 111
Có TK 1381 – Trị giá vốn thực tế hàng hoá vật tư thiếu Ví dụ: Ngày 31/12/2008 tại công trình đường 10 Hải Phòng, các phòng ban tiến hành kiểm kê và thấy thiếu hụt 2.071,5l dầu Diezel, kế toán định khoản
Nợ TK 1381 7.778.481
Có TK 152 7.778.481
Căn cứ vào biên bản xử lý kiểm kê của hội đồng kiểm kê đã quy trách nhiệm số hao hụt vật tư trên là do mất mát và ông Tạ Văn Trung phải chịu trách nhiệm bồi thường kế toán ghi:
Nợ TK 1388 7.778.481( Chi tiết phải thu của ông Tạ Văn Trung)
Có TK 1381 7.778.481
Biểu 2.19
Công ty Cổ phần sản xuất, BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ XNK và xây dựng Hà Nội Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2009
Phòng TCKT
Chúng tôi gồm:
1. Nguyễn Thị Dung Nhân viên phòng tài chính kế toán
2. Ngô Anh Việt Phó phòng CGVT
3. Nguyễn ánh Tuyết Nhân viên phòng CGVT
4. Nguyễn Trọng Thời Thủ kho
Kiểm kê thời điểm: Ngày 01 tháng 01 năm 2009
Địa điểm nơi kiểm kê: Kho Công trình đường 10
STT Diễn giải ĐVT Mã số Lượng Chênh lệch
Theo sổ sách Thực tế KK Thừa Thiếu 01 Dầu nhớt HĐ40 Lít 1502 61,0 61,0 02 Dầu Điezen Lít 1501 2.146,5 75,0 2.071,5 03 Mỡ Bò Kg 1803 3,0 3,0 04 Mỡ L4 Kg 152020020 3.714,8 3.714,8