Để đảm bảo tốt công tác quản lý nguyên vật liệu thì phải theo dõi phản ánh chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu theo từng chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị theo từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản. việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu để đáp ứng đợc yêu cầu này, thủ tho và kế toán hàng tồn kho có chung trách nhiệm trong việc quản lý vật t hàng hoá giữa thủ kho và kế toán có mối quan hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ, nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật t hàng hoá theo phơng pháp phù hợp.
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phòng kế toán Công ty áp dụng ph- ơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ở kho theo dõi về mặt số lợng còn:
ở phòng kế toán: theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị vật t, nhiệm vụ cụ thể ở phòng kế toán và ở kho là khác nhau
Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu quy định. Sau đó giao các chứng từ này cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu nhận chứng từ do thủ kho lập, cuối tháng căn cứ vào số d trên từng thẻ kho thủ kho ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển do phòng kế toán lập ở cột số lợng và chuyển lên phòng kế toán.
Thẻ kho
Kho: Kho VT kho vật t
Vật t: Vật liệu VLC001 Gabađinlen rêu nội - khổ 1,5 mét Từ ngày 01/6/2006 đến ngày 27/06/2006
Tồn đầu: 8.102,8
Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Tồn kho
07/06 - 11/06 08/06 - 12/06 10/06 - 12/06 25/06 - 41/06 27/06 T-CD Xuất tạm - TT vật t sau HĐSX số 441 - 20 quần CB nam Nhập vải Công ty 28 HĐSX số 37 - 5000 áo nam LQ Nhập lại vải (PX 66/2) 6.400 144 1.600 800 6.502,8 5.702,8 12.102,8 SL nhập: 6.544 SL xuất: 2.400 Tồn cuối: 12.246,8 Lập ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trởng Ngời lập biểu
Thẻ kho
Kho: Kho VT kho vật t
Vật t: Vật liệu C99 Vải katê mộc K 1,25 Từ ngày 01/6/2006 đến ngày 28/06/2006 Tồn đầu: 3.754
Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Tồn
kho 05/06 - 12/06 Nhập vải xí nghiệp dệt 76.256 10/06 - 13/06 HĐSX số 25+27: 10.000 áo cộc tay LQ 3500 QPCS nam LQ, xí nghiệp may 2 10.340 17/06 - 15/06 HĐSX số 32: 4000 QPCS nam LQ, xí nghiệp may 3 8.520 21/06 - 29/06 HĐSX số 33: 4000 QPCS nam
LQ 500 áo CB nam dài tay LQ
8.637
20/06 - 30/06 HĐSX số 42: 4000 QPCS nam LQ 500 áo CB nam cộc tay LQ
12.840
23/06 - 30/06 HĐSX số số 44: 2000 QPCS áo dài tay, 8000 quần áo dài CB nam LQ, xí nghiệp may 3
11.300
SL nhập: 76.256 SL xuất: 51.637 Tồn cuối:28.373 Lập ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trởng Ngời lập biểu
ở phòng kế toán: kế toán theo dõi nguyên vật liệu dựa vào các chứng từ ban đầu là các phiếu nhập,. xuất để quản lý thông qua bộ phận quản lý vật liệu bằng máy vi tính. Sau khi nhập dữ liệu là các chứng từ ban đầu, chơng trình máy sẽ tự động lập vào những bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, tổng hợp phát sinh nhập, xuất tổn.
Sơ đồ kế toán vật liệu ở công ty 20:
Phơng pháp lập báo cáo nhập, xuất , tồn kho vật liệu nh sau: Tồn đầu kỳ: Căn cứ vào số liệu tồn cuối kỳ của tháng trớc
Nhập trong kỳ: Căn cứ vào phiếu nhập kho trong tháng của từng thứ vật liệu.
Xuất trong kỳ: Căn cứ vào phiếu xuất kho trong tháng Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ
Chơng trình kế toán máy sẽ tự động tính toán vật liệu tồn kho sau mỗi lần xuất và vật liệu tồn kho cuối kỳ kế toán chỉ việc nhập số liệu của chứng từ theo từng thứ vật liệu tơng ứng.
Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, thì việc tổ chức kế toán tổng hợp nhập, xuất, nguyên liệu - vật liệu là rất quan trọng không thể thiếu, kế toán sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên liệu - vật liệu dạng tổng quát
Chứng từ vật tư
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Phiếu điều chuyển
Sổ chi tiết vật tư
Thẻ kho Tổng hợp N-X-T In phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Phần III
Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở công ty 20
