Để kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu, Công ty 20 sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 152 - nguyên vật liệu TK này đợc mở thành tài khoản cấp 2 nh sau:
TK 1521 - nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522 - vật liệu phụ
TK 1523 - nhiên liệu
TK 1424 - phụ tùng sửa chữa thay thế TK 1425 - Bao bì và vật liệu khác
TK 331 - phải trả ngời bán tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với ngời cung cấp vật t, ngời nhận thầu về các khoản đầu t.
TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ
Ngoài các TK trên, kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu tại công ty 20 còn sử dụng các tài khoản liên quan nh: TK 111, 112, 141, 621, 336…
Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu tại công ty diễn ra thờng xuyên liên tục và vật liệu của công ty rất đa dạng nhiều chủng loại nên công ty đã sử dụng ph- ơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán giúp cho việc hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu đợc thuận tiện và hình thức kế toán công ty áp dụng là "Nhật ký chung".
Việc theo dõi về mặt giá trị các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật liệu đ- ợc kế toán thực hiện trên máy vi tính. Khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, kế toán lấy dữ liệu từ các chứng từ đó nhập vào máy tính và sẽ đợc tự động định khoản toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh dựa trên cơ sở danh mục vật liệu, danh
mục dạng nhập, xuất vật liệu, danh mục định khoản vật liệu đã đ… ợc đăng ký ở phần từ điển của chơng trình BALANCE. Kế toán có thể theo dõi các nghiệp vụ hợp đồng, công nợ với từng đơn vị (từng khách hàng) trên máy thông qua phần nghiệp vụ trên các phiếu nhập, phiếu xuất đợc kế toán vật liệu vào máy. Cuối tháng sau khi chạy tổng hợp, kế toán máy sẽ tự tính và cập nhật lại giá vốn của vật liệu nhập, xuất kho, đa ra bảng kê chứng từ theo đối tợng, bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng, bảng kê chứng từ theo nghiệp vụ sổ cái, tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng tổng hợp phát sinh theo đối tợng.
Vật liệu nhập của công ty hầu hết là mua ngoài nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty tiến hành. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trớc, trả bằng tiền mặt, trả bằng tiền gửi ngân hàng hoặc trả sau. Với những lô hàng mua lẻ, số lợng ít, giá trị không cao công ty có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, đối với những lô hàng có giá trị lớn công ty không thể thanh toán ngay cho ngời cung cấp đợc thì kế toán phải phản ánh theo dõi nợ phải trả cho ngời cung cấp đó cho đến khi có khả năng thanh toán đợc (thoả thuận với ngời cung cấp về thời hạn thanh toán) thì tiến hành thanh toán xoá nợ.
ở công ty , khi mua vật liệu, vật liệu đợc chuyển về công ty luôn có hoá đơn kèm theo, không có trờng hợp vật liệu đã đợc chuyển về mùa hoá đơn cha về và ngợc lại. Vì vậy kế toán tổng hợp nhập liệu ở công ty không sử dụng tài khoản 151 - hàng mua đang đi trên đờng.
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu đợc thực hiện nh sau:
Khi nhận đợc chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập
- Trờng hợp nhập kho do mua ngoài:
Đối với những vật liệu có giá trị nhỏ công ty có khả năng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc gửi ngân hàng mua về. Kế toán căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT bên bán giao cho, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán, kế toán ghi:
Nợ TK 152: giá cha có thuế
Có TK: 111, 112: tổng tiền thanh toán
Ví dụ: căn cứ vào phiếu nhập kho số 36 ngày 26/06/2006 và phiếu chi số 23 ngày 26/06/2006 nhập kho khoá nhựa mua của công ty Thịnh Hào đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK: 152 5.634.000 Nợ TK: 133 563.400
Có TK: 111 6.197.400
Đối với những lô hàng lớn công ty không có khả năng thanh toán mà phải mua chịu của khách hàng kế toán ghi:
Nợ TK: 152: giá cha có thuế GTGT Nợ TK: 133: số thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: tổng số tiền thanh toán
Ví dụ phiếu nhập kho số 25 ngày 20/06/2006 hoá đơn số 45073 ngày 20/06/2006 của công ty dệt Hà Nam trị giá vật liệu sợi khăn mặt ghi trên hoá đơn là 210.562.000 giá cha có thuế GTGT, thuế GTGT 10%.
Kế toán ghi:
Nợ TK 152: 210.562.000 Nợ TK 133: 21.056.200
Có TK 331: 231.618.200
Khi công ty thanh toán cho ngời bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng kế toán ghi: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK: 331
Có TK: 111, 112
Ví dụ: căn cứ giấy báo nợ của Ngân hàng ngày 06/06/2006 thanh toán tiền hàng cho Công ty dệt Hà Nam số tiền là 231.618.200 kế toán ghi:
Nợ TK 331: 231.618.200
Có TK 112: 231.618.200
- Công ty tạm ứng cho bộ phận tiếp liệu để mua nguyên vật liệu khi nhập kho vật liệu mua bằng tiền tạm ứng kế toán ghi:
Nợ TK 152 (giá cha có thuế) Nợ TK 133 số thuế GTGT đầu vào
Có TK 141 tổng số tiền thanh toán
Ví dụ: Theo hoá đơn số 033226 nhập than (anh Đức) số tiền vật liệu 8.630.000, tiền thuế GTGT 863.000 tổng số tiền thanh toán 9.493.000 kế toán phản ánh nh sau:
Nợ TK: 152 8.630.000 Nợ TK: 133 863.000
Có TK: 141 9.493.000
Trờng hợp công ty ứng trớc tiền hàng cho đơn vị bán, kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK: 111, 112
ở công ty cha có trờng hợp nguyên vật liệu mua về đợc giảm giá so với giá đã thoả thuận và đợc ghi trên hoá đơn.
Đối với vật liệu công ty nhập kho từ các xí nghiệp thành viên trong công ty căn cứ phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK: 152
Có TK: 336
Ví dụ phiếu nhập kho số 2 ngày 05/06/2006 công ty nhập vải phin rêu của xí nghiệp dệt. Trị giá vải nhập kho là: 543.245.900
Kế toán ghi:
Nợ TK: 152 543.245.900
Có TK :336 543.245.900
Trờng hợp vật liệu xuất thừa chủng loại hoặc phân xởng may cần đổi lại chủng loại khi nhập lại kho vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK: 152 Có TK 621
Ví dụ theo phiếu nhập kho ngày 27/06/2006 đồng chí Tâm - phân xởng cắt xí nghiệp may 2 nhập lại vải Gabadin len rêu nội do không đúng chủng loại yêu cầu với giá trị là 4.671.000 kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK: 152 4.671.000
áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung" thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ nhập vật liệu trong tháng sẽ đợc kế toán ghi vào các sổ sau:
Bảng kê nhập vật liệu
Bảng tổng hợp phát sinh nhập vật liệu Sổ chi tiết công nợ
Tổng hợp phát sinh theo đối tợng
Bảng tổng hợp phát sinh theo tài khoản đối ứng Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng kê nhập vậtliệu đợc lập vào cuối tháng, đợc lập cho từng tập chứng từ đã đợc phân loại. Chứng từ nhập đợc phân loại theo đối tợng ngời cung cấp sau đó lại phân loại theo thứ tự vật liệu, ngày tháng phát sinh chứng từ, hình thức thanh toán…
Đối với hàng may hợp đồng gia công cho những đơn vị bên ngoài thì những nguyên vật liệu đợc khách hàng cung cấp chỉ lập bảng kê theo dõi số l- ợng.
Còn những nguyên liệu do đơn mua về làm phụ gia để gia công thì đợc lập bảng kê theo dõi riêng.
Bảng tổng hợp phát sinh nhập đợc dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối tháng của từng nhóm vật liệu.
Sổ chi tiết công nợ để theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo từng tên ngời bán, từng xí nghiệp thành viên trên bảng chi tiết công nợ máy tính có thể theo dõi riêng chi tiết tới từng ngời bán, từng xí nghiệp.
Số d đầu tháng hai là số d cuối tháng một chuyển sang. Trong tháng các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến phải trả ngời bán sẽ đợc ghi vào bên cột phát sinh có, khi thanh toán sẽ đợc ghi vào bên phát sinh nợ. Cuối tháng lấy số d đầu tháng + tổng phát sinh có - tổng phát sinh nợ để tính ra số d cuối tháng.
Bảng tổng hợp phát sinh theo đối tợng lập để theo dõi tổng nhập, tổng xuất trong nguyên vật liệu theo từng đối tợng cung cấp, đối tợng sử dụng, số
liệu đợc lập bảng đợc dựa vào bảng chi tiết công nợ, bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất số phát sinh sẽ đ… ợc tính vào cuối ngày của ngày cuối tháng.
Bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào đợc lập để theo dõi số thuế GTGT đầu vào, kế toán dựa vào hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào để lập vào máy sau đó máy sẽ tự động lập bảng kê hoá đơn chứng từ của hàng hoá mua vào theo những chỉ tiêu đã lập và chơng trình máy tính tự động.
áp dụng hình thức kê toán "nhật ký chung" các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập vật liệu trong kỳ sẽ đợc kế toán thực hiện hạch toán trên máy vi tính nh sau:
Khi nhận đợc phiếu nhập kho, kế toán vật liệu nhập số liệu vào máy theo các chỉ tiêu: số phiếu, ngày lập phiếu, họ tên ngời giao hàng, tên đơn vị bán hàng, số hoá đơn mua hàng, số lợng vật liệu và số tiền cuối tháng máy sẽ lập…
Biểu VCT - 01
Bảng kê phiếu nhập
Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006
Chứng từ Diễn giải Số lợng Giá Tiền
Số N
01/06 03/06 Túi đựng tất kinh tế Cái (BB001) Nhập túi đựng bít tất kho vật t công ty in hàng không (K0419) 331 BB 001 túi đựng tất kinh tế 115.400 310 35.774.000
02/06 05/06 Vải phin rêu - khổ 1,25m (VLC 032) nhập vải kho vật t xí nghiệp dệt (XXN71) 336 VLC 032 - phin rêu - K1,25m 136.700 3.974 543.245.900 02/06 05/06 Vải ka tê mộc - khổ 1,25 m (VLC009) nhập vải kho vật t xí nghiệp dệt (NXN 71) 336 VLC 009 - ka tê mộc K1,25m 76.256 7.528 574.055.168 04/06 06/06 Túi PE 40 x 60 cái (BB002) Nhập túi PE 40x60 kho vật t Công ty may thêu thành công 331 BB 002 túi PE 40 x 60 cái
2.000 123,5 247.000
04/06 06/06 Túi PE 32 x 55 cái (BB 003) Nhập túi PE 32 x 55 kho vật t Công ty may thành công (KD0129) 331 BB 003 túi PE 32 x 55 cái
20.000 111,8 2.236.000
Từ bảng kê phiếu nhập, máy vi tính sẽ chuyển vào bảng tổng hợp phát sinh nhập theo nhóm vật liệu và đợc ghi chép theo giá trị vật liệu số lợng nhập đồng thời theo dõi chi tiết công nợ, máy tính sẽ chuyển số liệu vào sổ…
chi tiết công nợ TK 331 theo từng tên ngời bán và sổ chi tiết công nợ TK 336 của từng xí nghiệp thành viên, phiếu nhập và máy tính sẽ tự định khoản sau đó máy sẽ lập bảng tổng hợp phát sinh TK 152 theo từng đối tợng.
Biểu VNT - 01 tổng hợp phát sinh nhập Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006 Mã vật t Tên vật t ĐVT Số lợng Thành tiền VLC VLC 001 VL C002 VLC 003 VLC 004 ….. Nguyên vật liệu chính
Gabađin lên rêu nội khổ 1,5 Gabađin pê cô 8045-khổ 1.5 Sợi Ne 32 - Coton chải thô Sợi khăn mặt 32/4 mộc m m kg kg 8.250 79.548 8.934 6.487 6.254.387.198 611.322.525 1.756.250.340 298.073.976 210.562.000 PL PL 001 PL 002 …. Vật liệu phụ Chỉ màu 121-60/3-500m/c Chỉ trắng 60/3-5000 m/c Cuộn Cuộn …… 2.200 2.200 …… 278.927.145 39.773.800 34.256.200 …………. NL NL 001 NL 002 NL 003 ….. Nhiên liệu Xăng MOGA 92 Xăng MOGA 83 Dầu cầu 90 Lít Lít Lít …. 2.600 650 640 ….. 28.668.800 14.040.000 3.315.000 9.891.200 ……. PT Phụ tùng sửa chữa thay thế
BB BB 001 BB 002 BB003 Bao bì Túi đựng tất kinh tế Túi PE 40x60 Túi PE 32 x35 Cái Cái Cái 115.400 2.000 20.000 38.257.000 35.774.000 247.000 2.236.000 Tổng cộng 6.600.240.143
Sổ chi tiết công nợ
Từ ngày 01/06/2006 đến ngày 28/06/2006 Tài khoản 336 - phải trả nội bộ
Mã khách: NXN 71 xí nghiệp dệt
D có đầu kỳ: 8.315.940.611 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ Diễn giải TKĐU PS nợ PS có
Số N 02/02 BC1-35 BC1-36 05/06 22/06 22/06
Nhập vải phin rêu XN 71 Trờng cán bộ quản lý GD DDT trả tiền XN 7
Xí nghiệp may Thành Long - Nam Định trả tiền XN 152 112 112 543.245.900 27.560.000 21.816.000 PS nợ PS có D có cuối kỳ 592.621.900 8.908.562.511
Công ty 20 là đơn vị nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Do đó giá vật t, hàng hoá , dịch vụ mua vào là giá thực tế cha có thuế HTHT đầu vào. Để kế toán chính xác và theo dõi đợc dễ dàng số thuế GTGT đầu vào, kế toán vật liệu căn cứ vào các chứng từ mua vật t, hàng hoá dịch vụ để nhập số liệu vào máy và lập bảng kê hoá đơn chứng từ vật t hàng hoá mua vào và chỉ theo dõi riêng phần thuế GTGT đầu vào
Mẫu 30/GTGT
bảng kê khai hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào
(Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng năm 2006
Tên công sở: Công ty 20
Địa chỉ: Phơng Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội
N S 012840 065410 015635 028712 036560 001246 ….. 01 07 09 04 06 08 ….
Công ty Đông Đô
Công ty may thêu Thành Công Công ty 28 - TCHC Công ty 247 Công ty hoá dệt Công ty TNHH Hữu Nghị …………. 26.240.810 6.145.820 584.638 1.939.700 564.926 9.364.600 …………..
Mua chân tất nhô Mua vải
Mua sợi chun Mua túi PE Mua vải Mua vải
……….. Ngày 28 tháng 06 năm 2006 Kế toán trởng Ngời lập biểu