Ngày 20/1/2009
Người trả tiền: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Số tài khoản: 0100106352
Địa chỉ: 21 B - Cát Linh – Hà Nội
Người hưởng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên Số tài khoản: 0200119700
Tại NH Công thương Hải Phòng Số tiền: 1.390.778.400
Viết bằng chữ: Một tỷ ba trăm chín mươi triệu bảy trăm bảy mươi tám nghìn bốn trăm đồng./
Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng
Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán mua hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ.
Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người bán, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người bán.
Đối với các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những nhà cung cấp thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở sổ theo nhà cung cấp với từng loại ngoại tệ.
Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán với người bán và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán.Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng nhà cung cấp để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 331.
Dựa vào ví dụ 1 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ như sau:
Từ ngày 1/1 đến ngày 31/1 năm 2009
Tài khoản: 3312.15 – Phải trả cho DN khác
Khách hàng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên
Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh
SH NT Nợ Có
…………
99347 20/1 Mua đá silic 1561.11 1.264.344.000
99347 20/1 Thuế GTGT được khấu trừ
13312 126.434.400
99348 20/1 Thanh toán 80% bằng Ủy nhiệm chi
1121 1.112.622.720 0 ………… Tổng cộng 1.112.622.72 0 1.390.778.400 Ngày 20 tháng 1 năm 2009
Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009 STT Mã KH Tên nhà cung
cấp
Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … 7 DKC002 Cty Dịch vụ thương mại Thanh Hóa 41.057.740 40.000.000 79.295.920 80.353.660 8 DKC018 Cty CP SXVLXD Trường Sơn 3.089.980 624.687 10.435.180 12.900.473 9 DKC003 Cty Thương mại Thủy Nguyên 1.435.943.047 1.112.622.720 1.390.778.400 1.714.098.727 …. … ….. ….. …. ….. Tổng cộng 92.710.70 0 1.693.543.56 7 1.569.417.906 1.789.967.142 30.000.00 0 1.851.373.103
Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Fast Accounting. Cũng như hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán cũng được thực hiện thông qua phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng hợp vào sổ tổng hợp.
Tài khoản sử dụng:
TK 331: Phải trả nhà cung cấp
TK 3311: Phải trả các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 3312: Phải trả các DN ngoài Tổng công ty
TK 3312.11: Phải trả Tổng công ty Than TK 3312.12: Phải trả DN vận tải hàng hóa TK 3312.13: Phải trả cho DN sửa chữa lớn TK 3312.14: Phải trả cho DN XDCB TK 3312.15: Phải trả cho DN khác TK 3313: Phải trả cho DN có vốn nước ngoài TK 3314: Phải trả các đối tượng khác
TK 3315: Phải trả KH tại các đơn vị trực thuộc TK 3315.11: Phải trả KH tại CN Ninh Bình
TK 3315.12: Phải trả KH tại VP đại diện TPHCM TK 3315.13: Phải trả KH tại CN Quảng Ninh
……
Các TK 111, TK 112, TK 144 được chi tiết theo ngân hàng và loại ngoại tệ.
Nguyên tắc hạch toán:
Các chứng từ thanh toán được tập hợp ghi sổ kế toán vào các phân hệ kế toán tương ứng. Máy tính sẽ tự động xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái tổng hợp của các tài khoản lien quan đến nghiệp vụ thanh toán với người bán.
Cuối kì, kế toán công nợ sẽ thực hiện lên các Sổ cái tài khoản và in ra các sổ này. Căn cứ vào sổ liệu trên sổ cái máy tính sẽ tự động lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán của công ty.
Đối với các nghiệp vụ thanh toán có gốc ngoại tệ thì tỷ giá ngoại tệ được sử dụng hạch toán khoản phải trả người bán tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ. Khi công ty tiến hành thanh toán cho người bán thì tỷ giá dùng để ghi sổ là tỷ giá lúc ghi nhận nợ, chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào thu chi hoạt động tài chính.
Trình tự hạch toán tổng hợp:
Trên cơ sở nghiệp vụ phát sinh ở ví dụ nêu trên ta có mẫu Sổ cái cho tài khoản 331
Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009
Số dư có đầu kỳ :1.600.823.867
Hà Nội, ngày 31 tháng 1năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK Phát sinh
SH NT Trang số Dòng Nợ Có
….. …. ……. … … … … …..
52/12DT 30/1 Trả tiền silic- Cty ĐTXDHP 112114 1.300.000.000
99346 30/1 HT tiền mua silic 15612 1.270.733.445
99346 30/1 HT tiền mua silic 1331 127.073.345
49556 30/1 HT tiền DVXD 64288 130.110.000 14 31/1 HT tiền phạt trừ ẩm Bazan bán cho Hmai 7118 624.687 … … ….. … ….. …… Tổng cộng 1.569.417.906 1.789.967.142
nhà cung cấp vào thời điểm cuối niên độ với nhứng khách hàng thường xuyên có quan hệ với công ty và đối chiếu theo hợp đồng đối với những khách hàng mới mua hoặc thanh toán dứt điểm.
Việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp được Phòng tài chính chủ động thực hiện. Đến cuối niên độ hoặc sau khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp kế toán công nợ sẽ lập Biên bản đối chiếu công nợ để nhà cung cấp xác nhận số nợ công ty còn phải trả. Khi nhận được phản hồi từ phía nhà cung cấp xác nhận thông tin trong biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ sử dụng để kịp thời điều chỉnh nếu có những sai sót trong quá trình theo dõi công nợ và lên Báo cáo quản trị về tình hình công nợ với nhà cung cấp.
Biên bản đối chiếu công nợ còn được sử dụng làm căn cứ bù trừ công nợ trong trường hợp người bán hàng đồng thời cũng là nhà cung cấp của công ty. Trong Biên bản đối chiếu công nợ được thực hiện hàng tháng sẽ đồng thời có cả thỏa thuận bù trừ nợ giữa Công ty với các đơn vị này.
Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng còn thực hiện bù trừ công nợ với những quan hệ tay ba giữa công ty và hai đối tác có quan hệ phải thu phải trả với công ty và với nhau bằng Biên bản thỏa thuận bù trừ nợ. Việc bù trừ nợ tay ba được các công ty thực hiện khá nhiều nhằm giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp trong Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng được kế toán công nợ thực hiện dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng thông qua biên bản đối chiếu công nợ nếu có sự không thống nhất về số nợ theo ghi chép của của kế toán công ty với bên nhà cung cấp thì hai bên sẽ phải xem xét và có những điều chỉnh cho khớp nhau để đảm bảo quyền và nghĩa vụ mỗi