2.3.2.1. Quy trình thu mua nguyên, vật liệu
Căn cứ vào đơn đặt hàng do khách hàng gửi tới, phòng điều độ sẽ lập ra kế hoạch sản xuất cho toàn bộ các phân xưởng trong nhà máy và sẽ trình lên giám đốc để được phê duyệt. Sau khi được giám đốc phân xưởng phê duyệt, phòng điều độ sẽ tính ra định mức vật tư và chuyển xuống cho phòng vật tư đi mua. Phòng vật tư sẽ tiến hành thu mua nguyên, vật liệu từ những nhà cung cấp có nguyên, vật liệu đảm bảo chất lượng và báo giá thấp nhất.
Sau khi nguyên, vật liệu về đến nhà máy, thủ kho sẽ tiền hành kiểm tra chất lượng sản phẩm. Nếu phẩm chất, quy cách của nguyên, vật liệu phù hợp với yêu cầu trong hợp đồng sẽ được phép nhập vào kho, còn nếu không phù hợp sẽ thông báo với nhà cung cấp để kịp thời xử lý. Đồng thời, cán bộ thu mua sẽ chuyển hóa đơn về phòng kế toán để thanh toán.
2.3.2.2. Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ tăng nguyên, vật liệu
Tùy theo nguồn cung cấp nguyên, vật liệu và hình thức thanh toán, kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu sẽ thực hiện các nghiệp vụ khác nhau như sau:
Trường hợp 1: Nguyên, vật liệu mua ngoài chưa thanh toán với người bán.
Tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2, khi thu mua nguyên, vật liệu cán bộ thu mua thường không trả tiền trực tiếp mà sẽ chuyển hóa đơn về nhà máy để kế toán thanh toán thanh toán cho nhà cung cấp. Điều này cũng xuất phát từ đặc điểm nhà cung cấp của nhà máy chủ yếu là các nhà cung cấp thường xuyên và giao dịch với số lượng lớn. Mỗi nhà cung cấp thường xuyên được theo dõi trên một sổ chi tiết riêng. Các nhà cung cấp vãng lai được theo dõi chung trên một Sổ chi tiết.
Nhật ký chứng từ số 5 được mở đê theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Vào đầu mỗi tháng, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số dư cuối tháng trước thành số dư đầu tháng này và vào cuối tháng, phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu trên Sổ chi tiết tài khoản 331 để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Căn cứ để ghi sổ là các Hóa đơn giá trị gia tăng và các Phiếu nhập kho. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào 1 dòng của Nhật ký chứng từ số 5.
Ví dụ:
Ngày 08/05/2008, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 tiến hành nhập nhựa PVC theo hợp đồng số 00358 của Công ty nhựa Phú Mỹ trị giá 270.000.000, thuế GTGT 5% 13.500.000. Căn cứ vào hóa đơn số mua nguyên, vật liệu số 011246, phiếu nhập kho số 157, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 270.000.000 Nợ TK 133: 13.500.000
Có TK 331: 283.500.000
Đến ngày 15/05/2008, nhà máy thanh toán tiền hàng cho Công ty nhựa Phú Mỹ bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo nợ số 75 ngày 15/05/2008, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 331: 283.500.000
Có TK 112: 283.500.000
Sau đó, kế toán ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 331.
Đến cuối tháng,căn cứ vào Sổ chi tiết TK 331 do kế toán nhập vào, phần mềm kế toán sẽ tự lấy số liệu để hoàn thiện Nhật kí – Chứng từ số5.
Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện Nhà máy 2
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331
Tháng 5 năm 2008
Đối tượng thanh toán: Công ty nhựa Phú Mỹ
Chứng từ Diễn giải khoản Tài đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 175.000.000 PN157 08/05 Mua nhựa PVC 152 270.000.000 PN157 08/05 Thuế GTGT 133 13.500.000 GBN75 15/05 Thanh toán HĐ 00358 112 283.500.000 ... Cộng phát sinh 1.237.000.000 1.569.000.000 Số dư cuối tháng 332.000.000 Ngày 31 tháng 5 năm 2008
Kế toán vật tư Kế toán trưởng
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 5
Tài khoản 331 – Phải trả người bán Tháng 5 năm 2008 S T T Tên công ty hay người bán
Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK Ghi nợ TK 331, ghi Có các TK Số dư cuối tháng
Nợ Có 152 133 Cộng có TK 331 111 112 Tổng nợ TK 331 Nợ Có 1 Công ty nhựa Phú Mỹ 270.000.000 13.500.000 283.500.000 2 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ………... 7 Công ty nhựa Phú Mỹ 283.500.000 283.500.000 8 ………… …... ... ... ... ... ... ………... Cộng 970.900.000 2.536.457.000 156.038.000 2.692.495.000 356.850.000 2.469.000.000 2.825.850.000 837.545.000
Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 5 năm 2008 Ngày 31 tháng 5 năm 2008 Kế toán vật tư Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Trường hợp 2: Mua ngoài thanh toán bằng tiền tạm ứng
Trong một số trường hợp, nhà cung cấp đòi hòi phải đặt cọc hay trả trước một số tiền trước khi giao hàng. Trong tình huống này, cán bộ vật tư sẽ viết đơn đề nghị tạm ứng, trong đơn này sẽ bao gồm chủng loại nguyên, vật liệu, số lượng, đơn giá để trình lên trưởng phòng điều độ xin xác nhận. Sau đó đơn đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển lên phòng kế toán để ký duyệt, viết phiếu chi, đồng thời kế toán tạm ứng sẽ ghi vào sổ tạm ứng TK 141.
Khi việc thu mua hoàn thành, nguyên, vật liệu đã được nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán tạm ứng sẽ tiền hành thanh toán tiền tạm ứng. Căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng, hóa đơn GTGT, kế toán sẽ ghi vào Nhật kí – Chứng từ số 10.
Ví dụ:
Phiếu chi số 78, quyển số 7, ngày 18/07/2008, anh Nguyễn Đức Toàn – Phòng Vật tư nhận tạm ứng 43.000.000đ. Ngày 23/07/2008, anh Toàn tiến hành hoàn ứng như sau:
Số tiền đã chi: 41.300.000 đ, bao gồm mua 350 kg nhựa ABS, 26.100 đ/kg, tổng giá trị 35.000.000 đ, thuế GTGT: 1.750.000 đ.
Còn dư: 6.250.000 đ.
Căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng, hóa đơn số 012367, kế toán định khoản và ghi vào Nhật kí – Chứng từ số 10 như sau:
Khi tạm ứng: Nợ TK 141: 43.000.000 Có TK 111: 43.000.000 Khi hoàn ứng: Nợ TK 152: 35.000.000 Nợ TK 133: 1.750.000 Nợ TK 111: 6.250.000 Có TK 141: 43.000.000
NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 10
Tài khoản 141 – Tạm ứng Tháng 7 năm 2008
STT Diễn giải Số dư đầu
tháng
Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Ghi Có TK 141, ghi nợ các TK Số dư cuối
tháng 111 112 Tổng Nợ TK 141 111 133 152 Tổng nợ TK 141 Dư đầu tháng 76.500.000 ………. ………… ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. 8 Toàn tạm ứng mua NVL 43.000.000 43.000.000 ………. ………… ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
13 Toàn hoàn ứng mua
nguyên, vật liệu 6.250.000 1.750.000 35.000.000 43.000.000
………. ………… ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
Cộng 97.500.000 78.500.000 95.500.000
Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 7 năm 2008 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Trường hợp 3: Nguyên, vật liệu mua ngoài thanh toán ngay.
Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài được thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt hay giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Nhật kí – Chứng từ số 1, 2. Nhật kí – Chứng từ 1, 2 được lập cho từng tháng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ 1: Thanh toán bằng tiền mặt.
Phiếu chi số 8, quyển số 9, ngày 03/09/2008, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 mua thép ống Φ26,6 của Công ty thép Việt Bắc với trị giá 18.880.000, thuế GTGT 5% 944.000 đã trả bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 18.880.000 Nợ TK 133: 944.000
Có TK 111: 19.824.000
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi có Tài khoản 111 – Tiền mặt Tháng 9 năm 2008
Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 9 năm 2008 Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Biểu số 14: Nhật kí – Chứng từ số 1
Số TT
Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các Tài khoản
112 …… 133 …… 152 …… 334 … Cộng có TK 111 A B 1 …… 6 …… 12 ……. …… …. 26 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. 253 03/09 944.000 18.880.000 19.824.000 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. Cộng ……….. 97.780.000 1.955.600.000 ………
Ví dụ 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Phiếu chi số 115, quyển số 8, ngày 15/08, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 mua 15.000 kg nhựa MCS với giá chưa thuế 27.645 đ/ kg, thuế GTGT 5%. Nhà máy đã thanh toán toàn bộ hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 414.675.000 Nợ TK 133: 20.733.750
Có TK 112: 435.408.750
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2
Ghi có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 9 năm 2008
Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 9 năm 2008 Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Biểu số 15: Nhật kí – Chứng từ số 2
Số TT
Ngày Ghi Có TK 112, ghi Nợ các Tài khoản
111 …… 133 …… 152 …… 331 … Cộng có TK 112 A B 1 …… 6 …… 12 ……. …… …. 26 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. 142 15/08 20.733.750 414.675.000 435.408.750 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… … ……….. Cộng ……….. 97.780.000 1.955.600.000 ………