Việc lập kế hoạch sản xuất thì công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên khả năng và nhu cầu sản xuất của công ty. Công ty thu mua các loại nguyên vật liệu chính để phối liệu sản xuất như: đất sét, cao lanh, Feldspar, Đolômít...
Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chủ yếu là mua ở trong nước và một số vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài.
2.3.2.1. Nguyên vật liệu mua trong nước
Nguyên vật liệu được mua từ các nguồn như: đất sét được cung cấp từ mỏ sét Trúc Thôn - Chí Linh - Hải Dương, cao lanh xương được cung cấp ở Lào Cai, Yên Bái, Đôlômit thì ở Thanh Hóa.
Các nguyên vật liệu được mua dưới dạng ký hợp đồng với công ty khoáng sản. Một số mẫu hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu, phiếu giao nhận vật tư, phiếu nhập kho như sau:
Biểu 12: HỢP ĐỒNG MUA BÁN
Ngày 3 tháng 1 năm 2009 (Số 0134 năm 2009) Bên bán: Công ty khoáng sản Yên Bái
Địa chỉ: 393 đường Điện Biên - phường Minh Tâm - thị xã Yên Bái Bên mua: Công ty Cổ phần Thạch Bàn
Địa chỉ: Thạch Bàn – Gia Lâm – Hà Nội
Hai bên ký hợp đồng mua bán với những điều khoản sau:
Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền
Tên hàng: Bột cao lanh xương, số lượng 100.000 kg Đơn giá gốc 605đ/kg
Thuế GTGT: 10%; tổng giá trị thanh toán: 66.550.000đ
Điều 2: Quy cách, chất lượng
Cỡ hạt < 0,1 mm; Al2O3 > = 35%; độ ẩm < 5% SiO2 < = 44% -> 53%
Độ trắng: 74%
Điều 3: Bao bì, đóng gói
Đóng gói trong bao, trọng lượng 50 kg
Điều 4: Hàng được giao tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn từ ngày
8/1/2009 đến ngày 13/1/2009
Điều 5: Thanh toán muộn nhất là ngày 25/2/2009 Điều 6: Hai bên thực hiện đúng hợp đồng
Đại diện bên bán Đại diện bên mua
Hoá đơn GTGT Công ty nhận được có mẫu như biểu số 1. Sau khi nhận hóa đơn GTGT thì nhân viên thu mua vật liệu mang về phòng kế hoạch để kiểm
tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để có quyết định nhận hàng hay không. Phiếu nhập kho sẽ được lập theo biểu số 4.
Dựa trên các phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan, kế toán nhập số liệu vào máy tính, máy tự động ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó ghi sổ cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết có liên quan tùy hình thức thanh toán.
Việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu chính nhập kho thì công ty sẽ thanh toán chậm hoặc trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng.
Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Số này được lập chi tiết theo từng người bán.
Với nghiệp vụ nhập bột xương cao lanh của công ty khoáng sản Yên Bái, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2009, phiếu nhập kho số 08 ngày 8/1/2009, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản sau:
Nợ TK 1521: 60.500.000
Nợ TK 133: 6.050.000
Có TK 331 - KSYB 66.550.000
Sổ chi tiết thanh toán với người bán có mẫu như sau:
Biểu 13:
Công ty Cổ phần SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Mã khách hàng: KH - 03 công ty khoáng sản Yên Bái Loại tiền: VNĐ
NT Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngà
y Nợ Có Nợ Có
1/1 Dư đầu kỳ 0
4/1 PN03 04/1 Nhập bột cao lanh xương 1521 24.080.000 24.080.000 thuế GTGT 1331 2.408.000 26.488.000 8/1 PN08 08/1 Mua bột cao lanh xương
nhập kho
1521 60.500.000 86.988.000
thuế GTGT 1331 6.050.000 93.038.000 9/1 PC14 09/1 Thanh toán tiền hàng 1121 30.000.000 63.038.000 15/1 PN21 15/1 Nhập Feldpar 1521 190.000.000 253.038.000
thuế GTGT 1331 19.000.000 272.038.000 25/1 PC26 25/1 Thanh toán cho người bán
(HD 0134) 1121 63.038.000 209.000.000 1121 63.038.000 209.000.000 Cộng phát sinh 93.038000 302.038.000 Dư cuối kỳ 209.000.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Trong trường hợp mua nguyên vật liệu trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho để hạch toán.
VD: Ngày 15/1/2009 công ty nhập bột đá theo hóa đơn 400 của Công ty hóa chất Việt Trì, thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 459 vật liệu nhập kho theo phiếu nhập kho số 17 kế toán định khoản và ghi sổ như sau:
Nghiệp vụ này được kế toán ghi vào sổ chi tiết Tk152 như sau:
Nợ TK 1524 32.500.000
Nợ TK 133 3.250.000
Có TK 141 35.750.000
Số tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu được vào sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, số này được mở theo dõi từng đối tượng và ghi chép tương tự sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Ngoài các hình thức thanh toán trên, chỉ có một số ít vật liệu được công ty mua bằng tiền mặt, thường là các loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sử dụng ở các phòng ban. Các nghiệp vụ thu chi tiền đều được xem xét trên các chứng từ hợp lý.
1.2.3.2. Vật liệu nhập khẩu
Công ty Cổ phần Thạch Bàn hiện nay đang phải nhập khẩu một số loại men dùng trong sản xuất. Công ty hiện nay đang sử dụng hai phương thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác.
Nhập khẩu trực tiếp hình thức thanh toán chủ yếu là giá thực tế hoặc ngoại tệ luân chuyển khoản. Công ty dùng tỷ giá thực tế để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá này được cấp nhập theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ … Căn cứ vào giấy thông báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ có liên quan theo định khoản sau.
Nợ TK 152: giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 112, 331: tính theo tỷ giá thực tế Có Tk 3333: thuế nhập khẩu
Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK: 1332
Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu Trong đó:
Giá thực tế vật liệu bằng giá mua ghi trên hóa đơn thanh toán của người bán + thuế nhập khẩu + các chi phí phát sinh…
Nếu như mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau thì chi phí mua hàng nhập khẩu được đơn vị phân bổ cho từng loại theo tiêu thức số lượng.
Ví dụ: Ngày 13/1/2009 công ty nhập khẩu men Fsit SBT theo số hóa đơn 1078 của hãng Carmadi chưa trả tiền.
Biểu 14:
COMMERCIAL INVOICE (Hóa đơn thương mại)
No (số) 1078
For account and sisle of messrs (khách hàng): Thach Ban Joinstock Company - Việt Nam
Add (địa chỉ): Gia Lam – Ha Noi
Commodity (hàng hóa): Leaven for brick prodution (men dùng sản xuất) No (số) Commodity (hàng hóa) Quantity (số lượng) (kg) Unit price (đơn giá USD/kg)
Amount (thành tiền) (USD)
1 Fsit Ceramic 7,000 0.1535 1,075
Total (Tổng cộng) 1,075
Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ là: 1 USD = 17.580 VNĐ
Chi phí vận chuyển tính vào giá thực tế của vật liệu nhập kho của số hàng trên là: 600.000 VNĐ
Giá thực tế nhập kho = 17.580 x 1.075 + 600.000 = 19.500.000 VNĐ Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (theo mẫu Biểu 11) và sổ chi tiết thanh toán với người bán (theo mẫu Biểu 13) như sau:
Nợ TK 1522: 19.500.000
Có TK 331: 18.900.000
Có TK 111: 600.000
Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau:
Nợ TK 1332: 1.890.000
Có TK 33312: 1.890.000