1.2.2.1. Đặc điểm chung trong việc vận dụng chế độ.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
a. Kỳ kế toán: Công ty áp dụng kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày thành lập và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó.
b. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ của công ty là phương pháp khấu hao đường thẳng. Tài sản cố định được xác định theo nguyên giá, được phản ánh trên bảng cân đối kế toán theo các chỉ tiêu nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. Mức khấu hao của 1 TSCĐ được tính theo công thức sau:
Mức khấu hao năm = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm Trong đó:
Tỷ lệ khấu hao năm = x 100%
c. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho của công ty đang sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính thuế: Công ty đăng kí tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
1.2.2.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy tính. Phần mềm sử dụng là
Eureka. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán tại đơn vị mà hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành.
Hệ thống sổ công ty sử dụng bao gồm: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Trong đó sổ tổng hợp gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái. Sổ chi tiết gồm: sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Chứng từ ghi sổ: dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: dùng để phản ánh chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian, số hiệu lập chứng từ ghi sổ và ngày tháng lập chứng từ ghi sổ.
Sổ Cái: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Tổng Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. Việc ghi sổ kế toán được căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra đảm bảo quy định về chứng từ kế toán, chứng từ hợp pháp, hợp lý. Cuối kỳ kế toán thực hiện khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, trong trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì tiến hành sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán đó của năm đó trên máy vi tính. Trường hợp phát hiện ra sai sót sau khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì tiến hành chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính hoặc ghi chú vào dòng cuối sổ kế toán năm có sai sót. Các trường hợp sữa chữa khi ghi sổ bằng máy vi tính đều được thực hiện bằng “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung”.
Trình tự ghi sổ kế toán bằng máy vi tính áp dụng tại Công ty bảo đảm các yêu cầu: Có đủ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết đáp ứng yêu cầu kế toán, các sổ kế toán có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán. Các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sữa chữa sổ kế toán được thực hiện đúng theo quy định.
Sơ đồ 1-3: SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc Số thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
1.2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán.
a. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được áp dụng theo hệ thống tài khoản kế toán của tổng công ty Hàng hải Việt Nam được ban hành theo quyết
định 341/QĐ-TCKT của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam ngày 25/04/2001. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được xây dựng trên nguyên tắc: Đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, phù hợp và đáp ứng yêu cầu đặc điểm của nền kinh tế, vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực thông lệ quốc tế.
Tài khoản kế toán được kí hiệu, mã hoá theo một nguyên tắc thống nhất. b. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ.
Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ, hạch toán, giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu; là minh chứng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hiện nay, Công ty Cổ phần vận tải biển Bắc đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo mẫu được ban hành theo quyết định số:341 QĐ/TCKT của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều được lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung của chứng từ kế toán đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực. Chứng từ kế toán được lập đầy đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Mọi chứng từ phải có đầy đủ chữ ký theo quy định, chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, gồm chữ ký của Tổng Giám đốc, kế toán trưởng.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính được lập hàng quý. Vào cuối mỗi quý, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Hệ thống Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ánh thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị.
Hệ thống Báo cáo tài chính của công ty được lập với mục đích: Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, vốn chủ sở
hữu, công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự toán trong tương lai.
PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN TẠI CÔNG TY CP VẬN
TẢI BIỂN BẮC. 2.1 Đặc điểm về chi phí và tính giá thành tại công ty 2.1.1. Đặc điểm chi phí tại công ty
Đối tượng để hạch toán chi phí là dịch vụ vận tải biển mà Nosco cung cấp cho khách hàng. Để thực hiện những chuyến vận tải công ty cần sử dụng các chi phí như: chi phí cho nhiên liệu: dầu nhờn tàu chạy, chi cho vật tư trong quá trình tàu chạy trên biển, chi cho nguồn nhân lực và các chi phí sản xuất chung khác. Cụ thể các khoản chi phí liên quan đến tính giá thành như sau:
* Thứ nhất về chi phí nhiên vật liệu trực tiếp bao gồm:
Nhiên liệu dùng để chạy tàu (chiếm khoảng 30 – 40% giá thành)
Nguyên liệu, vật liệu và phụ tùng thay thế dùng trên tàu ( chiếm khoảng 6 – 7% giá thành)
Nosco là doanh nghiệp chuyên kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ nên hệ thống kho bãi để chứa nhiên liệu vật tư của công ty là khá nhỏ, hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng thấp trong cơ cấu tài sản. Công ty không có kho bãi để dự trữ nhiên liệu dầu nhờn. Nhiên liệu và dầu nhờn được mua khi có nhu cầu của tàu và nhập trực tiếp lên tàu từ nhà cung cấp không qua kho. Đối với ấn phẩm hàng hải, phụ tùng thay thế và các loại vật tư khác có thể được dự trữ trong kho công ty hoặc mua xuất thẳng từ người bán. Cũng do đặc điểm về ngành nghề hoạt động, các phương tiện vận chuyển thường xuyên đi xa nên việc kiểm soát và quản lý nhiên vật liệu là rất khó. Chi phí cho nhiên liệu dầu nhờn
là chi phí quan trọng lại không ổn định do giá cả thường xuyên biến động có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của công ty. Từ đó công tác theo dõi và ghi chép vật tư nhiên liệu tại công ty được thực hiện khá chặt chẽ. Hàng tháng, trên mỗi tàu máy trưởng là người chịu trách nhiệm theo dõi và ghi chép nhập và tiêu thụ nhiên liệu trên sổ xin cấp và sổ theo dõi sử dụng. Đồng thời thuyền trưởng xác nhận số ngày tàu chạy đối chiếu với thời gian ghi nhận của phòng kinh doanh và lượng nhiên liệu ghi chép của phòng vật tư. Phòng kỹ thuật xác nhận và gửi lên phòng kế toán của công ty. Kế toán nhiên liệu tại công ty sẽ lập bảng quyết toán và hạch toán vào sổ chi tiết để tính giá thành
* Thứ hai về chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: Tiền lương thuyền viên (chiếm khoảng 20 – 25%)
Tiền ăn định lượng thuyền viên (chiếm khoảng 1.3 – 3%) BHXH, KPCĐ, BHYT của lái tàu, phụ tàu và các thuyền viên
Đây cũng là khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra, để khuyến khích cải tiến kỹ thuật, tăng năng suất lao động, nâng cao tinh thần trách nhiệm của thuyền viên, ngoài các khoản lương được hưởng, thuyền viên còn được hưởng thêm cá khoản như: tiền thưởng, đi tàu dài hạn.
Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công của thuyền viên do trung tâm thuyền viên gửi lên phòng kế toán thì kế toán lương sẽ lập bảng lương hàng tháng, lập bảng phân bổ lương của tháng và cuối quý tập hợp vào bảng phân bổ tiền lương của quý để cho chứng từ vào máy và được hạch toán vào sổ chi tiết để tính giá thành
* Thứ ba về chi phí sản xuất chung bao gồm:
Chi phí sữa chữa tài sản cố định gồm chi phí sữa chữa lớn và chi phí sữa chữa thường xuyên
Chi phí bảo hiểm phương tiện
Chi phí khác: cảng phí, cước, chi phí mua ngoài…
Chi phí khấu hao chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giá thành của các tàu. Trường hợp tàu cho thuê định hạn không phát sinh chi phí mà chỉ có chi phí khấu hao là chính. Điều này phù hợp với đặc thù kinh doanh vận tải biển, nguồn vốn công ty đầu tư chủ yếu ở các tài sản cố định là đội tàu biển gồm 10 chiếc chiếm tỷ trọng hơn 90% trong cơ cấu tổng giá trị tài sản doanh nghiệp. Hao mòn các phương tiện này bao gồm cả hao mòn hữu hình và một tỷ trọng không nhỏ hao mòn vô hình do sự phát triển công nghệ nhanh chóng của các đối thủ cạnh tranh nước ngoài
Về chi phí sữa chữa tài sản cố định thì mức chi phí trích trước cho sữa chữa lớn, sữa chữa thường xuyên thường do phòng khoa học kỹ thuật và ban giám đốc quyết định. Khi việc sữa chữa lớn diễn ra kế toán căn cứ vào bảng quyết toán chi phí để điều chỉnh lại các chi phí đã trích.
2.1.2. Đối tượng tính giá thành vận tải tại Nosco
Đối tượng tính giá thành vận tải tại Nosco được xác định là phần dịch vụ mà mỗi tàu đã thực hiện trong tháng không kể chuyến hàng nhận chuyên chở đó được bắt đầu từ tháng trước hay kết thúc ở tháng sau. Tại Nosco không xác định chi phi dịch vụ dở dang đầu kỳ và dở dang cuối kỳ
Giá thành dịch vụ đã thực hiện trong tháng được xác định bằng phương pháp sau:
Giá thành phần dịch vụ đã thực hiện trong quý
= Tổng giá trị phần dịch vụ đã thực hiện trong quý của tất cả
của công ty
Quy trình tổng hợp chi phí và tính giá thành: kế toán căn cứ vào các chứng từ cho nghiệp vụ phát sinh để tập hợp ghi nhận các chi phí cho từng con tàu trong quý bao gồm: chi phí nhiên liệu, dầu nhờn, vật tư, chi phí phụ tùng thay thế, tiền lương thuyền viên, tiền ăn ca định lượng…, chi phí khấu hao, phân bổ chi phí bảo hiểm, trích trước chi phí sữa chữa…,các loại cảng phí, phí tàu, phí vệ sinh…Cuối cùng tổng hợp các chi phí phát sinh để xác định giá thành dịch vụ đã cung cấp trong quý.
2.2. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tại công ty cổ phần vận tải biển Bắc, hoạt động sản xuất chủ yếu là vận tải hàng hóa, hành khác bằng tàu thủy. Do đó khoản chi phí nhiên liệu, động lực, chi phí vật liệu, phụ tùng cấp cho các con tàu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Chi phí nhiên liệu ở đây chủ yếu là dầu nhờn, dầu đốt cho hai loại máy là máy chính và máy đèn của tàu. Chi phí vật liệu, phụ tùng như bản cao áp, máy nén khí, bộ lọc dầu, dây cáp bạt… cần thiết để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục, an toàn và kịp thời.
Đặc điểm của ngành vận tải biển là tàu sẽ chạy trên biển trong thời gian dài, nên số nhiên liệu tiêu hao trên một chặng cho tới cảng để có thể tiếp nhiên liệu phải được tính toán trước của phòng kỹ thuật trên tàu theo công thức:
Suất nhiên liệu tiêu hao đối với máy chính: Q = q x Ne x t Trong đó:
q: suất nhiên liệu tiêu hao g/mã lực giờ Ne: công suất máy
T: thời gian máy chạy
Giá cả nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng là giá thị trường trong và ngoài nước Dựa vào công thức trên thì phòng vật tư sẽ mua nguyên vật liệu đáp ứng đủ nhu cầu của tàu.