Chi phí sử dụng máy thi công là một khoản mục chi phí riêng có trong các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, do đặc điểm của quy trình sản xuất khó khăn, yêu cầu của công việc cao mà sức con người thì có hạn không thể đáp ứng được. Công ty thực hiện phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa bằng máy.
Công ty Cổ phần Xây dựng Vinashin có tổ chức đội máy thi công riêng biệt (Xí nghiệp Vật tư xe máy) và có tổ chức hạch toán riêng cho đội máy này. Tuy nhiên cũng có một số công trình do điều kiện vận chuyển khó khăn, công trình ở xa, thì vẫn phải thuê máy thi công bên ngoài.
Chi phí sử dụng máy thi công ở Công ty bao gồm chi phí khấu hao máy thi công, chi phí sửa chữa máy, chi phí khác bằng tiền.
Tài khoản sử dụng là tài khoản 623
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình để tập hợp các khoản chi phí sử dụng máy thi công phát sinh trực tiếp tại các công trình, hạng mục công trình. Đối với các khoản chi phí sử dụng máy thi công có liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình khác nhau, không thể hạch toán trực tiếp cho một công trình, hạng mục công trình cụ thể
(như chi phí thuê máy dùng cho nhiều công trình, chi phí bảo dưỡng chung cho toàn bộ máy thi công trong kỳ dùng cho nhiều công trình ...) thì được tập hợp vào tài khoản 623 phân bổ và được phân bổ cho các công trình, hạng mục công trình liên quan vào cuối kỳ kế toán theo các tiêu thức phù hợp.
* Đối với trường hợp máy thi công thuộc quyền sở hữu của Công ty :
Xí nghiệp Vật tư xe máy là xí nghiệp được Công ty giao cho quản lý tất cả các loại máy thi công và xí nghiệp này được tổ chức hạch toán kế toán riêng, các xí nghiệp khác khi cần điều động máy thi công cần phải liên hệ với xí nghiệp Vật
tư xe máy để thuê. Việc điều hành máy và theo dõi hoạt động sản xuất bằng máy được đặt dưới sự điều khiển trực tiếp của các đội máy thi công và có sự giám sát của giám đốc xí nghiệp Vật tư xe máy .
Trong trường hợp này chi phí sử dụng máy thi công tại Công ty bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công. chi phí nguyên liệu vật liệu sử dụng cho máy thi công.
Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công bao gồm: chi phí điện, nước, chi phí sửa chữa máy thi công, chi phí bảo hiểm cho máy thi công... các khoản chi phí này phát sinh ở công trình nào thì tập hợp tại công trình đó.
Công ty sử dụng tài khoản 623 để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình. Tài khoản 623 được Công ty chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: - TK 6231 : Chi phí nguyên liệu, công cụ dụng cụ
- TK 6232 : Chi phí nhiên liệu máy thi công - TK 6234 : Chi phí khấu hao máy thi công - TK 6237 : Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6238 : Chi phí bằng tiền khác
Để nâng cao chất lượng quản lý, tạo sự chủ động cho các đội công trình, Công ty đã giao thẳng máy thi công cho các đội tùy thuộc vào giai đoạn thi công của từng công trình. Việc điều khiển máy và theo dõi hoạt động sản xuất được đặt dưới sự quản lý của đội cơ giới. Việc hạch toán chi phí cho máy thi công thì toàn bộ nhân viên quản lý đội theo dõi cụ thể bằng nhật trình ca máy để tính ra vật liệu, nhân công, khấu hao (theo quyết định 166 của Bộ Tài Chính) các chứng từ hạch toán chi phí máy thi công được hạch toán theo từng công trình cụ thể.
khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tập hợp giá thành công trình: Nợ TK 154: 17.545.000
Có TK 623: 17.545.000
* Hạch toán chi phí nguyên liệu, công cụ dụng cụ dùng cho máy thi công:
Tại các đội thi công công trình sau khi thuê máy thi công của Xí nghiệp Vật tư xe máy, tiến hành giao cho các đội thi công, đội trưởng các đội thi công căn cứ vào định mức công việc thi công viết giấy đề nghị tạm ứng gửi lên phòng kế toán của Công ty hoặc cứ tiến hành thu mua rồi đem hoá đơn GTGT về Công ty đề nghị thanh toán, kế toán xí nghiệp dựa trên các chứng từ thu thập đầy đủ và hợp lý rồi và bảng kê phải trả người bán. Sau đó vào Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 623, Sổ cái tài khoản 623. Sau đó chuyển tất cả các chứng từ liên quan lên phòng Tài chính – Kế toán của Công ty.
Trên phòng kế toán của Công ty: Kế toán Công ty sau khi nhận được các chứng từ đó sẽ tiến hành xác minh lại số liệu và nhập vảo máy tính để máy tính tự động lên các Sổ.chi tiết TK 623, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 623.
* Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công:
Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 6237 và được hạch toán như sau:
Tại xí nghiệp: Khi phát sinh các nghiệp vụ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công, kế toán đội nhận hoá đơn từ nhà cung cấp rồi ghi vào Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy thi công, cuối tháng tổng hợp lại số liệu để chuyển lên phòng kế toán của Công ty.
Tại phòng Tài chính – Kế toán của Công ty: sau khi nhận được các chứng từ trên, kế toán Công ty tiến hành kiểm tra xác minh lại số liệu của các chứng từ,
sau đó nhập vào máy tính. Các số liệu này sẽ được máy tính tự tổng hợp và tự động vào Sổ chi tiết TK 623, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 623.
* Hạch toán chi phí khấu hao máy thi công:
Phương pháp khấu hao TSCĐ mà Công ty áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng. Cuối mỗi quý, kế toán Xí nghiệp Vật tư xe máy sẽ tiến hành tính khấu hao cho các máy thi công và vào Bảng Khấu hao
TSCĐ.
Biểu 2.13:
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xây dựng Vinashin
PHIẾU XÁC NHẬN CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH
Ngày 17/12/2008 Tên đơn vị: Công Ty Vận Tải Sơn Lộc
Theo hợp đồng số : MTC 07
STT Tên công việc ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Thuê máy
cẩu Giờ 60,5 290.000 17.545.000
Cộng X 60,5 290.000 17.545.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu năm trăm bốn mươi năm nghìn đồng chẵn.
Người giao việc Người nhận viêc Giám sát Người duyệt
Biểu 2.14:
Liên 2 : Giao cho khách hàng Số: 67390
Ngày18háng12năm 2008
Đơn vị bán hàng : Công ty Vận Tải Sơn Lộc Địa chỉ : Số 44B – Mê Linh – Vĩnh phúc
Điện thoại: ...MS:... Người mua hàng:... Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng Vinashin
Địa chỉ: Số1 – Ngách 371/3 – Đê La Thành – Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM MS: 0128365234
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Thuê máy cẩu Giờ 60,5 290.000
17.545.000
Tổng tiền hàng 17.545.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 1.754.500 Tổng cộng tiền thanh toán : 19.299.500 Số tiền viết bằng chữ : Mười chín triệu hai trăm chín mươi chín nghìn năm trăm đồng
Biểu 2.15:
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TK623
CÔNG TRÌNH: CẦU PHONG CHÂU – VĨNH PHÚC
Ngày ghi
sổ Chứng từ Diễn Giải
TK đối
ứng Ghi Nợ TK 623
SH NT Tổng số Chia ra
Thuê ngoài Của doanh nghiệp 18/9/2008 006512 18/9/2008 Công trình Cầu Phong Châu thuê máy cẩu sử dụng tại công trình 331 17.545.000 17.545.000
18/9/2008 KC CT Cầu Phong Châu 18/9/2008
Kết chuyển toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công sang chi phí sản xuất kinh doanh DD để tính giá thành sản phẩm
154 17.545.000 17.545.000
Cộng số phát sinh 17.545.000 17.545.000
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để tập hợp giá thành công trình:
Nợ TK 154: 17.545.000
* Trường hợp máy thi công do công ty thuê ngoài:
Đối với những máy thi công mà Công ty không có hoặc do công trình ở xa so với địa điểm đặt máy không thích hợp cho việc vận chuyển máy thì các đội xây dựng sẽ phải thuê máy móc từ bên ngoài theo phương thức thuê trọn gói cả ca máy, tiền thuê máy sẽ được tính căn cứ vào số ca máy hoạt động và đơn giá tiền thuê một ca máy.
Khi có nhu cầu về máy thi công thuê ngoài đội trưởng các đội xây dựng ký hợp đồng với các nhà cung cấp và lập bảng theo dõi chi phí máy thi công thuê ngoài để theo dõi số ca máy hoạt động và làm căn cứ thanh toán với nhà cung cấp.
Cuối tháng kế toán đội tổng hợp số liệu trên bảng theo dõi chi phí máy thi công thuê ngoài rồi mang lên phòng Kế toán – Tài chính của Công ty kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. Kế toán Công ty sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy. Máy sẽ tự động đưa số liệu vào sổ chi tiết TK 623, Sổ Nhật ký chung và chuyển sang Sổ Cái TK 623.
Sæ c¸i TK 623 - Quý I n¨m 2006 Công trình: Cầu Phong Châu – Vĩnh Phúc
Ngày tháng
ghi sổ Chứng từ DiÔn gi¶i TK đối
ứng
Trang
NKC Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Sè d ®Çu kú - -
31/12/2008 006512 31/12/2008 Công trình Cầu Phong Châu thuê máy cẩu sử
dụng tại công trình 331 03 17.545.000 31/12/2008 KC CT Cầu Phong Châu
31/12/2008 Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công sang chi phí sản xuất kinh doanhDD để tập hợp giá thành công trình
154 05 17.545.000
Cộng hết sổ 17.545.000 17.545.000