II. Thực trạng hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Công ty
2. Nội dung của công tác tạo nguồn và mua hàng của Công ty
Qua hơn 3 năm thực hiện chiến lược tạo nguồn hàng, hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Công ty đã thực hiện được các nội dung sau:
Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng và nghiên cứu thị trường nguồn hàng:
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác thu nhập thông tin, nghiên cứu thị trường, Phòng Thị trường và Bán hàng ở các chi nhánh của Công ty đã cử cán bộ chuyên trách công tác tìm hiểu thị trường thực hiện việc thu thập thông
tin về tình hình cung, cầu, giá cả, sự thay đổi trong tiêu dùng mặt hàng thuốc thú y, thông tin về đối thủ cạnh tranh một cách đầy đủ nhất và nhanh nhất trên từng thị trường qua đài, báo, thông tin từ việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, thông tin từ các cán bộ công nhân mà Công ty cử đi khảo sát thị trường nước ngoài, qua mạng Intẻnet, qua các đại lý chi nhánh của Công ty, qua những khách hàng quen thuộc, qua các tổ chức của Nhà nước như: Sở Thương Mại, Cục xúc tiến thương mại.
Hàng năm Công ty đã cử các phái đoàn đi thâm nhập, tìm hiểu thị trường trong nước và nước ngoài. Tuy đây là hoạt động khá tốn kém song Công ty vẫn duy trì để đảm bảo thông tin về thị trường được cuh thể và sát với tình hình thực tế hơn.
Trên cơ sở những thông tin thu thập được về tình hình thị trường trong nước và nước ngoài, Công ty tiến hành sàng lọc thông tin, đưa ra những đánh giá về nhu cầu hiện tại của thị trường. Từ đó, Banh lãnh đạo và các phòng ban liên quan lập các phương án kinh doanh xem nên sản xuấ mặt hàng gì, với số lượng bao nhiêu, tiêu thụ ở những thị trường nào, số lượng cần dự trữ là bao nhiêu…
Không chỉ tìm hiểu xác định nhu cầu hiện tại của thị trường ma Công ty còn tiến hành dự báo những nhu cầu của thị trường trong tương lai, đưa ra những phương án dự phòng trước những biến đổi sắp diễn ra trên thị trường. Kết quả hiện tại kết hợp với dự báo về nhu cầu thị trường trong tương tai chính là căn cứ để Công ty đề ra các chi tiêu kế hoạch năm cho các phòng ban, đơn vị sản xuất, kinh doanh trong Công ty.
Ngoài ra, Công ty cũng rất chú trọng nghiên cứu các dự báo kinh tế ngành, hệ thống chính sách của Nhà nước và các điều kiệ cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng thuốc thú y của nước ta.
Để thích ứng với môi trường kinh doanh, Công ty đã thiết lập được một mạng lưới chân hàng, các đại lý mua hàng rộng khắp cả nước. Công ty đã chọn được những địa điểm tối ưu để thu mua từng loại sản phẩm. Cụ thể,Công ty đã tiến hành mua kháng sinh chủ yếu các cơ sở miền Trung( Nghệ An, Thanh Hóa..); mua nước cất ở Sơn La, Lào Cai…
Công ty cũng luôn coi trọng việc củng cố những bạn hàng lâu đời, đáng tin cậy, nhờ vậy đảm bảo được nguồn hàng ổn định, phục vụ tốt cho sản xuất và tiêu thụ.
Mặt khác, với định hướng sớm, Công ty thường xuyên cử cán bộ nghiệp vụ tới khảo sát trước tại các địa bàn được phân công nhằm chuẩn bị trước các phương án mua hàng và xây dựng uy tín tốt với các cơ sở cung cấp.
Thiết lập mối quan hệ kinh tế_thương mại bằng hợp đồng mua bán hàng hóa:
Do tính chất thường xuyên biến động mạnh mẽ của mặt hàng thuốc thú y về cung, cầu, giá cả…, tùy từng điều kiện cụ thể, Công ty đã thực hiện những biện pháp mua hàng hợp lý. Ví dụ, năm 2006 bùng nổ dịch lợn tai xanh, lường trước tình huống đó, ngay từ những tháng đầu năm, Công ty đã chỉ đạo Phòng Thị trường theo dõi biến động về cung, cầu và giá cả các mặt hàng thuốc kháng sinh, kháng khuẩn, thuốc bổ, tập trung tài chính, triển khai lực lượng cắm chốt tại các vùng nguyên liệu để mua hàng trên cả 3 miền Bắc_Trung_Nam. Do vậy, giá trị nguồn hàng từ hoạt động mua hàng của Công ty không giảm mà còn tăng cao so với năm 2006 và kế hoạch giao.
Kiểm tra hàng hóa và thực hiện hợp đồng:
Với định hướng sớm, Công ty thường xuyên cử cán bộ nghiệp vụ tới khảo sát trước tại các địa bàn được phân công nhằm chuẩn bị trước các phương án mua hàng và xây dựng uy tín tốt với các cơ sở cung cấp.
Trong quá trình mua hàng, Công ty luôn cử cán bộ nghiệp vụ theo dõi, giám sát không kể thời gian tại các cơ sở tái chế, cố gắng nhất để đảm bảo số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Trước và sau mỗi hợp đồng, cán bộ nhân viên của Công ty thường xuyên tổ chức họp mặt nhằm nghiên cứu tỉ mỉ, đưa ra các tình huống có thể xảy ra và những biệ pháp xử lý, đồng thời đúc rút kinh nghiệm kịp thời để chuyến hàng sau tốt hơn chuyến hàng trước, tránh những rủi ro chủ quan.
Do đó, mặc dù phải chịu sức ép cạnh tranh mua hàng từ một số công ty thương mại khác như: HANVET, Doanh nghiệp vật tư thú y… hoạt động mua hàng của công ty vẫn hoàn thành kế hoạch và đạt hiệu quả cao.
Huy động vốn phục vụ cho hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Công ty:
Hiện nay, vốn có ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô sản xuất hàng hóa, chất lượng hàng hóa, đến công tác tạo nguồn, đến quá trình nghiên cứu và tìm kiếm thị trường tiêu thụ hàng hóa của bất kỳ một công ty nào. Và Công ty VINAVETCO cũng không phải là một ngoại lệ. Để có nguồn vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là nguồn vốn dùng để mua hàng thuốc thú y đòi hỏi một lượng vốn lớn nên Công ty đã thực hiện huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau:
Vốn vay từ các ngân hàng:
Hiện nay việc vay vốn tại các ngân hàng ngày càng trở nên thuận lợi hơn. Công ty thường vay vốn ngắn hạn hoặc dài hạn với các mức lãi suất khác nhau. Công ty có tài khoản và có mối quan hệ tốt với ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội… Nhờ vậy công ty đã có những khoản vay lớn từ ngân hàng để đáp ứng nhu cầu về vốn cho việc thực hiện các hợp đồng. Với mỗi hợp đồng công ty đã tính toán kỹ lưỡng, lập phương án kinh doanh khả thi nên vay như thế nào để phục vụ cho công tác
kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. Hoạt động tạo nguồn và mua hàng của công ty mang tình thời vụ nên công ty thường vay các nguồn vốn ngắn hạn và trung hạn.
Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên trong Công ty:
Đây là lượng vốn nhàn rỗi khá lớn trong đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đây là nguồn vốn hỗ trợ đóng vai trò khá quan trọng đồng thời thời hạn thanh toán nợ cho các cán bộ công nhân viên không bị khắt khe như tại các ngân hàng, công ty có thể chủ động hơn trong kinh doanh. Hơn thế nữa với hình thức vay vốn này công ty đã huy động được một cách tối đa năng lực và lòng nhiệt tình của cán bộ công nhân viên.
Huy động vốn từ chính lợi nhuận tích lũy được của Công ty:
Đây là nguồn vốn cơ bản lâu dài để mở rộng phạm vi kinh doanh của Công ty. Những năm gần đây công ty đạt được kết quả kinh doanh tốt nên lợi nhuận hàng năm thu được trên 1 tỷ đồng nên tạo điều kiện thuận lợi cho thúc đẩy hoạt động tạo nguồn và mua hàng.
Ngoài việc huy động vốn từ các nguồn trong nước thì công ty cong tiến hành vay vốn nước ngoài.
Tận dụng nguồn vốn của các bạn hàng: thông qua thanh toán trả chậm hoặc xin ứng trước vốn trước khi xuất hàng. Do công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng nên công ty cũng đã huy động được vốn tư hình thức này.
Khi đã huy động được vốn, công ty đã sử dụng hiệu quả các nguồn vốn này bằng cơ chế vay vốn, góp vốn, cổ phần…để tạo nguồn vốn phục vụ cho kinh doanh tạo nguồn và mua hàng thuốc thú y.
Công ty đã chỉ đạo triển khai một khối lượng lớn công việc bao gồm:
• Xây dựng và lắp đặt xong máy móc thiết bị cho một số nhà máy, xí nghiệp thuộc Xí nghiệp chế biến, sản xuất.
• Xúc tiến xây dựng hệ thống cung cấp nguyên liệu bằng công tác quy hoạch vùng nguyên liệu, ký kết hợp đồng cung cấp nguyên liệu cho các xí nghiệp liên doanh, liên kết sản xuất.
• Quy hoạch tổng thể đền bù, giải phóng mặt bằng, khảo sát địa chất, đo đạc và vẽ bản đồ quy hoạch cụm công nghiệp, thỏa thuận kỹ thuật hạ tầng, xây dựng cơ sở hạ tầng cho Công ty và các chi nhánh.
Các sản phẩm thuốc nứoc và thuốc bột của Công ty như: Penicilin, Khoáng, Cocistop… đã và đang được có mặt rộng rãi và được ưa chuộng trên thị trường trong và ngoài nước.
Sang năm 2008, Công ty vẫn tiếp tục hoàn chỉnh các nhà máy, xí nghiệp sản xuất.
Mặt khác, Công ty cũng đem nguyên liệu gia công sản phẩm tại một số doanh nghiệp để đảm bảo các tiêu chuẩn cần thiết cho việc sản xuất và tiêu thụ.
3.Hiệu quả hoạt động tạo nguồn, mua hàng thuốc thú y của Công ty.
Hoạt động tạo nguồn và mua hàng của Công ty trong thời gian qua tỏ ra rất hiệu quả, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Đồng thời, số lượng và cơ cấu nguồn hàng luôn đạt và vượt mức kế hoạch đề ra, đáp ứng một cách tương đối đầy đủ các hợp đồng kinh tế.
Điều đó đã giúp cho doanh thu của Công ty năm sau cao hơn năm trước: năm 2004 đạt xấp xỉ 37,9 tỷ VND, năm 2005 đạt xấp xỉ 46,6 tỷ VND, năm 2007 đạt xấp xỷ 50,6 tỷ VND.
Hiệu quả của hoạt động tạo nguồn:
Qua hơn 3 năm thực hiện chiến lược tạo nguồn, khối lượng và chất lượng hàng hóa từ hoạt động tạo nguồn hàng thuốc thú y của Công ty luôn đạt và vượt mức kế hoạch đề ra. Năm 2005 đạt 14.003 triệu đồng, tăng 13,92% so vơi kế hoạch đề ra. Năm 2006 đạt 20.804 triệu đồng, tăng 24,27% so với kế
hoạch và tăng 84,6% so với năm 2005. Đến năm 2007, con số này là 25.711 triệu đồng, tăng 20,29% so với kế hoạch và tăng 48,66% so với năm 2006 và tăng 121% so với năm 2005.
Chất lượng nguồn hàng thuốc thú y từ hoạt động tạo nguồn của Công ty luôn đảm bảo vệ sinh an toàn cho người và vật nuôi.
Tuy nhiên, giá trị nguồn hàng thuốc thú y tự hoạt động tạo nguồn của Công ty còn tương đối nhỏ so với chi phí mà Công ty bỏ ra đầu tư cho các dự án tạo nguồn và so với nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. Vì vậy, trong những năm tiếp theo cần đẩy mạnh hơn nữa hoạt động tạo nguồn hàng thuốc thú y của Công ty.
Trong 3 hình thức tạo nguồn của Công ty, giá trị nguồn hàng từ hình thức mua ngoài và đem nguyên liệu gia công sản phẩm giảm ( từ 3.537 triệu đồng năm 2005 xuống 2.478 triệu đồng năm 2006 và đến năm 2007 chỉ còn2.597 triệu đồng) trong khi giá trị nguồn hàng từ hình thức tự sản xuất, khai thác hàng hóa lai tăng ( từ 5.967 triệu đồng năm 2005 lên 15.305triệu đồng năm 2006 tới năm 2007 đã là 23.795 triệu đồng). Đây là một xu hướng tốt và là điều hoàn toàn hợp lý.
Hiệu quả của hoạt động mua hàng:
Bằng việc thiết lập mạng lưới chân hàng rộng khắp cả nước, thường xuyên củng cố mối quan hệ với các bạn hàng lâu đời, Công ty đã tạo ra được một nguồn hàng thuốc thú y tương đối ổn định phục vụ cho thị trường trong nước và nước ngoài. Tuy nhiên, do đánh giá không chính xá năng lực của các nhà cung ứng nên đôi khi có một vài hợp đồng Công ty không có hàng để đáp ứng, do đó bỏ lỡ hợp đồng.
Do biết lựa chọn những địa điểm tối ưu để mua từng loại sản phẩm tối ưu nên chất lượng nguồn hàng của Công ty thường xuyên đảm bảo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, do đặc tính chịu ảnh hưởng
lớn của điều kiện thời tiết, chất lượng hàng hóa trong từng thời điểm, từng mùa vụ tại một địa điểm có sự khác nhau, dẫn đến việc một số lô hàng bán ra bị trả về.
Mặt khác, việc có các chân hàng rộng khắp cả nước đã khiến chi phí mua hàng của Công ty hiện vẫn ở mức cao so vơi các Công ty khác và so vơi định mức do chi phí đi lại, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng.
Dù vậy, giá trị nguồn hàng thuốc thú y tự hoạt động mua hàng của Công ty vẫn không ngừng tăng qua các năm và chiếm tỷ trọng cao ( trên 90% tổng giá trị nguồn hàng của Công ty), thường xuyên đạt và vượt mức kế hoạch đề ra. Đặc biệt, năm 2005, giá trị nguồn hàng thuốc thú y từ hoạt động mua hàng đạt 236.943 triệu động, tăng 70,56% so với năm 2004, tăng 11,1% so với kế hoạch đề ra.
Trong các hình thức mua hàng, hình thức mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế chiếm tỷ trọng đáng kể ( trên 80% giá trị nguồn hàng mua) với giá trị ngày càng tăng qua các năm. Cụ thể: năm 2004 tăng 29,34%, năm 2005 tăng 49,67%, năm 2006 tăng 74,8%, năm 2007 tăng 84,7%). Hình thức mua hàng này giúp Công ty ổn định được nguồn hàng, có nguồn khá chắc chắn để đáp ứng nhu cấu của khách hàng, mặt khác giúp Công ty tính toán được một cách chính xác vad chặt chẽ các chi phí, so sánh giá mua và giá bán, giá mua vơi nhau để có được lợi nhuận cao nhất. Tuy nhiên, hình thức này có nhược điểm là mang tính rủi ro. Khi giá cả lên xuống thất thường, Công ty không kiểm soát nổi nên nhiều lô hàng phải chịu lỗ hoặc không có lãi khi giá xuất bằng giá mua. Tiếp đó là hình thức mua qua đại lý ( chiếm tỷ trọng gần 12% giá trị nguồn hàng mua) và hình thức nhận bán hàng ủy thác và ký gửi ( chiếm tỷ trọng gần 2% giá trị nguồn hàng mua). Hình thức nhận bán hàng ủy thác và kí gửi đem lại lợi nhận thấp do Công ty chỉ nhận được phí ủy thác, ký gửi, do đó Công ty không chú trọng hình thức này.