2.3.1.1.Chứng từ và hạch toán ban đầu nghiệp vụ nhập
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL.
- Trường hợp thu mua vật tư giao thẳng kho các công trường trực thuộc công ty dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của các công trường và được phép của Ban giám đốc cùng phòng Kế toán tổng hợp. Trong trường hợp này, tại các công trường trực thuộc Công ty lập các thẻ kho, bảng kê chi tiết để theo dõi số lượng NVL mua về.
- Trường hợp NVL nhập kho của công ty, khi một đơn vị của Công ty xuất hiện nhu cầu về NVL mà trong kho của Công ty không đáp ứng đủ nhu cầu đó thì phải lập Phiếu đề nghị mua vật tư trình Giám đốc. Khi được Giám
Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ cung ứng Phụ trách phòng Kế toán hàng tồn kho Đề nghị nhập kho Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Nghiệp vụ nhập vật tư Bảo quản lưu trữu
được Giám đốc Công ty ủy quyền ) và sau đó gửi cho bộ phận cung ứng vật tư, lúc này bộ phận cung ứng vật tư làm các thủ tục thu mua cần thiết như tham khảo giá, lựa chọn các Nhà cung cấp, quyết định ký hợp đồng mua bán với một đơn vị nào đó được xét chọn (Giám đốc công ty duyệt trên cơ sở báo giá của ít nhất có 3 nhà cung cấp). Khi mua vật tư về nhập kho, Công ty sẽ thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư bao gồm nhân viên phòng kế toán, quản đốc của đơn vị yêu cầu mua vật tư, nhân viên tiếp liệu và thủ kho tiến hành kiểm tra vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của người bán và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư sẽ lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: liên 1 chuyển cho thủ kho ghi vào thẻ kho, liên 2 và 3 kế toán vật tư lưu tại phòng kế toán để ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, kế toán vật tư tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho theo công thức:
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
Để hiểu hơn về thủ tục nhập kho NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II chúng ta cùng nhau xem xét thủ tục nhập kho cát để phục vụ thi công công trình của Đội Xây lắp (Đội Xây lắp ).
- Sau khi Phiếu đề nghị mua vật tư ( mẫu số 2.1) được sự phê duyệt của Giám đốc, bộ phận vật tư đi tìm hiểu thị trường, lựa chọn các nhà cung cấp trên thị trường căn cứ vào báo giá của các DN (mẫu số 2.2) đi đến quyết định kí hợp đồng mua vật tư phục vụ thi công với DNTN san nền và XD Thanh Phương.
Mẫu sổ 2.1:
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA
VẬT TƯ, HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ
Kính gửi: Ông Giám đốc Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Căn cứ kế hoạch sản xuất của đơn vị tháng 4 quý 2 năm 2009 được giám đốc công ty giao.
Để phục vụ thi công công trình nhà ở tập thể công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Đơn vị phân xưởng Nề đề nghị giám đốc duyệt mua một số vật tư sau:
STT Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ
Đvt Số lượng
Chủng loại, quy cách hoặc nội dung dịch vụ
Tiến dộ cung cấp
1 Cát Betong m3 60,3 Đổ mái cốc
2 Cát xây m3 60 Xây tường cho 3 nhà 24
gian
Ngày 10 tháng 4 năm 2009
Mẫu sổ 2.2:
Quảng Ninh, ngày 01 tháng 4 năm 2009
BÁO GIÁ
Kính gửi:...Anh Ngô Đức Quyền... Địa chỉ:...Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long... Điện thoại; ...033 3647540... DNTN san nền và XD Thanh Phương xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của quý Cơ quan đến doanh nghiệp chúng tôi.
DNTN san nền và XD Thanh Phương trân trọng thông báo giá bán mặt hàng cát như sau:
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Giá bán
1 Cát Bê tông m3 105.000
2 Cát xây m3 70.000
- Giá bán trên là giá chưa có thuế GTGT 10% và phí vận chuyển.
Gửi Đến quý Khách hàng lời chào trân trọng và hợp tác!
Đến thời gian giao hàng như đã thỏa thuận như trong hợp đồng, hai bên tiến hành giao nhận hàng và DNTN san nền và XD Thanh Phương giao liên 2 hóa đơn GTGT ( biểu số 2.1 ) cho Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II .
Biểu số 2.1:
HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG LK/2008B
Liên 2: Giao cho khách hàng 0099647
Ngày 16 tháng 04 năm 2009
Đơn vị bán hàng: DNTN san nền và XD Thanh Phương.
Địa chỉ: Tổ 8 – Khu 8 – P. Bãi Cháy – Tp. Hạ Long- Quảng Ninh Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Ngô Đức Quyền.
Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II.
Địa chỉ: Khu 2 – P. Hà khẩu – Tp. Hạ Long – Quảng Ninh. Điện thoại:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 5700545505 STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 2 Cát Bê tông Cát xây m3 m3 60,3 60 105.000 70.000 6.331.500 4.200.000 Cộng tiền hàng: 10.531.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.053.150 Tổng cộng tiền thanh toán: 11.584.650
Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu năm trăm tám tư nghìn sáu trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên)
HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG LK/2008B
Liên 2: Giao cho khách hàng 0099647
Ngày 16 tháng 04 năm 2009
Đơn vị bán hàng: DNTN san nền và XD Thanh Phương.
Địa chỉ: Tổ 8 – Khu 8 – P. Bãi Cháy – Tp. Hạ Long- Quảng Ninh Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Ngô Đức Quyền.
Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II.
Số TK:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 5700545505 STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Cước vận chuyển cát m3 120,3 50.000 6.015.000
Cộng tiền hàng: 6.015.000 Thuế suất GTGT: 05% Tiền thuế GTGT: 300.750 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.315.750
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu ba trăn mười lăm nghìn bảy trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên
Trước khi vật liệu được nhập kho thì phải trải qua công đoạn kiểm
nghiệm vật tư và ban kiểm nghiệm phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư “ ( mẫu số 2.3 ).
Mẫu sổ 2.3:
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ báo giá đã được giám đốc công ty phê duyệt tháng 04 năm 2009.
Hôm nay ngày 30 tháng 04 năm 2009, chúng tôi thành phần kiểm nghiệm vật tư hàng hóa bao gồm:
1. Ông Đặng Minh Tân Chức vụ: Quản đốc phân xưởng Nề 2. Bà Nguyễn Thị Lan Anh Chức vụ: Kế toán
Cùng nhau tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo hóa đơn số 99647-48 ngày 16 tháng 04 năm 2009 sau đây:
STT Tên hàng hóa và quy cách sản phẩm Đvt Số lượng Đạt yêu cầu Không đạt yêu cầu Ghi chú 1 Cát Betong m3 60,3 60,3 2 Cát xây m3 60 60
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu đưa vào sử dụng
Kế toán Đơn vị sử dụng NV tiếp liệu Thủ kho
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0099647 và số 0099648 ngày 16 tháng 04 năm 2009 của DNTN san nền và XD Thanh Phương và biên bản kiểm nghiệm vật tư của ban kiểm nghiệm, nhân viên phụ trách vật tư của phòng kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho ( mẫu số 2.4 ).
Mẫu sổ 2.4:
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II Phường Hà Khẩu – Thành phố Hạ Long – Quảng Ninh
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày.30..tháng .4..năm2009 Người giao hàng
Đơn vị : NBQND1-Ngô Đức Quyền
Địa chỉ: Nhân viên phòng kinh tế tổng hợp
Số hóa đơn: 0099647. Seri: LK/2008B. Ngày 16 tháng 4 năm 2008 Nội dung: Nhập vật tư
TK có: 331-Phải trả người bán STT Mã kho Mã vtư Tên vtư TK Đvt Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 KCT C0002 Cát Betong 1521 m3 60,3 105.000 6.331.500 2 KCT C0001 Cát xây 1521 m3 60,0 70.000 4.200.000 Tổng cộng tiền hàng: 10.531.500 Chi phí: 6.015.000 Thuế GTGT: 1.353.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.900.400 Bằng chữ: Mười bảy triệu, chín trăm nghìn, bốn trăm đồng chẵn
Nhập ngày 30 tháng 4 năm 2009
Thủ trưởng Kế toán Kế toán Người giao Thủ kho đơn vị trưởng vật tư hàng
2.3.1.2 Chứng từ và hạch toán ban đầu nghiệp vụ xuất.
Hàng tháng, khi có nhu cầu về xây dựng công trình hoặc căn cứ vào kế hoạch xây lắp (đơn đặt hàng) đã được duyệt thì các Đơn vị và phụ trách công trường trực thuộc công ty có trách nhiệm lập sổ xin lĩnh vật tư gửi Phòng Kế toán tổng hợp sổ xin lĩnh vật tư cho từng công trường hoặc từng hạng công trình, mục công trình phải căn cứ vào khối lượng thi công dở dang, hoàn thành, kiểm kê xác định lượng vật tư xin lĩnh bằng công thức : Khối lượng vật tư xin lĩnh = Tồn ĐK + Nhập trong kỳ - tồn CK. Trong đó : Tồn ĐK là số liệu kiểm kê tháng trước.
Nhập trong kỳ là số liệu vật tư thực tế nhập vể công trường theo dự trù.
Phòng Kế toán tổng hợp kiểm tra xác định số vật tư xin lĩnh, số vật tư nhập và tồn trên công trường, tìm nguyên nhân thừa thiếu, hao hụt để xác định số vật tư xin lĩnh nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lý, để lập phiếu xuất kho làm 3 liên, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng, Giám đốc ký và giao cho cán bộ thủ kho công trường 01 liên để theo dõi quyết toán vật tư. Đối với vật tư nhập hoặc có sẵn tại kho vật tư công ty thì khi có nhu cầu thì thủ kho vật tư công trường căn cứ dự trù xin lĩnh chuyển về công trường sử dụng và đồng thời cặp nhật số liệu nhập kho công trường theo dõi và quyết toán hàng tháng.
Phiếu xuất kho có thể được lập riêng cho từng thứ NVL hoặc chung cho nhiều thứ NVL nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình hay một hợp đồng kinh tế. Liên 1 của phiếu xuất kho được lưu tại nơi lập; liên 2 thủ kho giữ để ghi số lượng thực xuất, ngày tháng xuất kho và ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, thành tiền và nhập liệu vào máy tính; liên 3 do người nhận giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL.
Người có nhu cầu hàng Thủ trưởng, kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán hàng tồn kho Người có nhu cầu hàng Bảo quản lưu trữu
Chẳng hạn, ngày 30 tháng 4 năm 2009 khi có nhu cầu về thép để phục vụ công trình xây dựng nhà tập thể Nhà máy xi măng Hạ Long, kế toán vật tư căn cứ theo giấy đề nghị xuất vật tư lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho ( mẫu số 2.5 )
Mẫu sổ 2.5:
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II
Phường Hà Khẩu – Thành Phố Hạ Long – Quảng Ninh
PHIẾU XUẤT KHO
Người nhận hàng:
Đơn vị: NBTDM1 – Đặng Minh Tân Địa chỉ: Quản đốc phụ trách xây dựng.
Nội dung: Lĩnh vật tư phục vụ công trình nhà tập thể xi măng Hạ Long
STT Mã khoMã vật tưTên vật tư TK
nợ TK có Đvt Số lượng Giá Thành tiền
1 2 3 KCT KCT KCT T0035 T0070 T0071 Thép góc 50x50 Thép phi 10 Thép phi 6 6213 6213 6213 1521 1521 1521 kg kg kg 1365,9 131 34 12 000 11 143 11 428 16 390 800 1 459 733 388 552 Tổng cộng 18.239.085 Bằng chữ: Mười tám triệu, hai trăm ba chín nghìn, không trăm tám lăm nghìn đồng.
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng KT vật tư Người nhận hàng Thủ kho
Phiếu nhập kho, xuất kho là các chứng từ thiết yếu cho công tác hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tại công ty. Phần tiếp theo, em xin trình bày quá trình hạch toán chi tiết NVL tại công ty.