loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Kiểm tra, đối chiếu
1.5 Công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán.
1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. phần mềm kế toán.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, các doanh nhiệp cũng không ngừng phát triển cả về quy mô, lĩnh vực kinh doanh lẫn trình độ quản lý. Hơn nữa, nhu cầu quản lý Nhà nước về tài chính cũng như yêu cầu thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp đối với các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp đồi hỏi cần thiết phải áp dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán mà cụ thể là sử dụng phần mềm kế toán.
Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Trong đó kế toán sử dụng máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán hạch toán và cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ đồng thời tiết kiệm cả về thời gian và tiền của. Việc áp dụng rông rãi kế toán máy là rất tiện lợi và cần thiết trong việc điều hành bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ kế toán: -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Nội dung công tác kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán được thể hiện qua quá trình sau:
* Tổ chức mã hóa NVL:
Mã hóa NVL là việc phân loại, quy định ký hiệu, sắp xếp theo một quy luật nhất định để nhận diện thông tin không nhầm lẫn khi xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhất là trong hệ thống xử lý tự động. Việc mã hóa NVL được thực hiện qua các bước:
+ Xác định đối tượng cần mã hóa ( loại vật tư )
+ Lựa chọn phương pháp mã hóa ( Phương pháp mã số phân cấp, mã số gợi nhớ, mã hóa liên tiếp, mã hóa tổng hợp )
+ Triển khai mã hóa NVL theo phương pháp mã hóa đã chọn
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực kế toán trên máy:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mà hiệu xác định.
- Tổ chức luân chuyển xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ, tùy theo sự phân công phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán, cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Căn cứ vao hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.
Sau đố quy định danh mục tài khoản trên máy, chi tiết hóa các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4...theo các đối tượng quản lý đã được mã hóa
đã áp dụng. Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể “ lọc ” theo các tài khoản tổng hợp và chi tiết.
* Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán.
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Do đó doanh nghiệp phải lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin thích hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp.
Quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình sau: ( Sơ đồ 1.11 )
* Các loại báo cáo.
Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của người dùng. Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú:
- Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị
- Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí...
- Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp báo cáo nhanh và theo cách tư duy của nhà kinh doanh.
- Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên ( chứng từ kế toán ) hình thành báo cáo.
- Báo cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch, dự toán, định mức...
* Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng.
Chứng từ gốc Nhập chứng từ vaò máy Chứng từ trên máy Máy tính xử lý số liệu -Sổ kế toán TH -Sổ cái TK -Sổ chi tiết -BCTC -Báo cáo khác xem in Mã hóa
Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình dộ ứng dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tố chức bộ máy kế toán phù hợp. Theo đó cần quy định chức trách, nhiệ vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán...
Quản trị người dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán. Nhờ việc phân công, phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu.
Tóm lại, tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính mang lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng tính mềm dảo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.