III. HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CCDC TẠI CÔNG TY DRC
2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ
Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng việc hạch toán chi tiết NVL - CCDC được kế toán NVL thực hiện về cả giá trị và hiện vật kế toán NVL theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách của NVL-CCDC để quản lý và sử dụng. Hàng tháng kế toán NVL - CCDC phải luôn kiểm tra việc hạch toán vật liệu về giá trị và hiện vật giữa thực tế ở kho với số liệu trên sổ sách của kế toán NVL giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng hiện nay đang chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.
* Phòng vật tư:
Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn, phòng vật tư tiến hành làm thủ tục. Chứng từ này được viết làm 3 liên. Liên gốc phòng vật tư giữ, 2 liên còn lại đưa xuống kho. Phòng vật tư theo dõi NVL - CCDC về giá trị và số lượng (giá ở đây là giá trên hoá đơn, giá thực mua)
Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị: ... Bộ phận: ... PHIẾU NHẬP KHO Ngày 13 tháng 3 năm 2003 Số 4615 Định khoản: Nợ : .... Có: ....
Họ tên người nhận hàng : Công ty Cao Su Chư Prông. Mã số thuế : 59.0019064-1
Nhập tại kho : số 3 theo hoá đơn số 3488 ngày 03/3/2001.
Lý do: phục vụ sản xuất
Hình thức thanh toán: chuyển khoản UNC.
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá T.tiền YC TN 1 Cao su cốm 1 Kg 50.000 50.000 7.700 385.000.00 0 2 Cao su cốm 3 Kg 20.000 20.000 6.800 136.000.00 0 Cộng : 521.000.00 0 Cộng tiền hàng: 521.000.000đ
Thuế suất GTGT 10% tiền thuế 52.100.000đ
Cộng tiền hàng 573.100.000đ
Số tiền bằng chữ (năm trăm bảy ba triệu một trăm ngàn đồng chẵn)
Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị: ... Bộ phận: ...
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 3 năm 2003 Số 215 Định khoản: Nợ : .... Có: .... Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn A.
Địa chỉ : Xí nghiệp Cơ khí.
Lý do xuất kho : sửa chữa máy luyện. Xuất tại kho: kho số 5 - Thúy
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Giá thực Yêu cầu Thư ûc xuấ t A B C 1 2 3 4 5 1 Bulong 3x20 Con 3 2.000 6.000 2 Aptomat 5A Cái 4 45.000 180.000 3 Phụ tùng máy luyện Cái 1 1.200.00 0 1.200.00 0 Cộng : 1.386.00 0
Tổng số tiền bằng chữ (Một triệu ba trăm tám sáu ngàn đồng chẵn)
Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm NVL và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
- Với trường hợp xuất NVL thì căn cứ vào mức đã duyệt thủ kho vào thẻ của mình.
- Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn kho trong kỳ.
* Tại phòng kế toán công ty: sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho , kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ nhập, xuất gồm: hoá đơn nhậo kho, đơn giá nhập, số lượng so với phiếu nhập, kiểm tra phiếu xuất kho về số lượng so với giấy yêu cầu vật tư. Kiểm tra thủ tục, giấy tờ đã đầy đủ chưa. Nếu chưa sẽ trả lại cho phòng vật tư để làm hoàn chỉnh thủ tục chứng từ. Sau đó kế toán NVL mới xác nhận cho người cung cấp để thanh toán tiền bán NVL.
- Kế toán NVL: theo dõi NVL, CCDC chi tiết cho từng loại vật tư, từng quy cách tương ứng với thẻ kho. Sổ chi tiết NVL có nội dung giống như thẻ kho, song theo dõi về số lượng lẫn giá trị.
Tại công ty do không thể tập hợp chi phí mua NVL cho từng hoá đơn, phiếu nhập được nên thông thường việc tính giá NVL nhậop xuất được kế toán NVL thực hiện vào đầu tháng sau. Căn cứ vào chi phí mua NVL phát sinh trong tháng, phiếu thanh toán vận chuyển, phiếu giao nhận các chi phí khác đã phát sinh. Kế toán ghi đơn giá chi và tính thành tiền cho từng phiếu nhập, phiếu xuất theo tỷ lệ bình quân cho từng kg NVL nhập.
Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra, tính thành tiền. Kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ kế toán chi tiết. Đến cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết theo từng loại NVL, tính ra tổng số lượng nhập, tổng tiền nhập, tổng tiền xuất, tổng lượng xuất vào sổ tổng hợp nhập xuất NVL. Số liệu nhập, xuất tồn trên bảng tổng hợp đối chiếu với thẻ kho theo từng loại NVL.
MẪU THẺ KHO
Đơn vị: Công ty Cao Su Đà Nẵng
Tên kho: kho số 2 - Thuý THẺ KHO
Tờ số: 02 Tên NVL: Cao su cốm 1 ĐVT: kg TT Chứng từ nhập xuất
Hoá đơn yêu cầu Diễn giải Nhậ p Xuất Tồn Ký xác nhận kế toán Số Ngà y Số Ngày 1 2 3
SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
TT Tên NVl Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Cao su cốm 1 20.000 150.000 50.000 385.000 30.000 40.000 2 Hoá chất MgO 38 213 30 Cộng 20.000 150.000
Tài vụ công ty số tổng hợp nhập xuất NVl - theo dõi từng kho NVL gồm: - Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu chính. - Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu phụ. - Sổ tổng hợp N - X - T nhiên liệu . - Sổ tổng hợp N - X - T phụ tùng. 3. Hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL - CCDC:
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
Công ty hiện đang thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nghĩa là việc nhập, xuất hàng tồn kho NVL được thể hiện trên sổ sách kế toán một cách thường xuyên có hệ thống.
Tuy thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên song để đơn giản cho việc tính giá NVL. Nên vào đầu tháng sau kế toán mới tiến hành tính giá cho tất cả hàng nhập trong tháng trước. Sau đó mới tiến hành nhập xuất NVL. Tuy vậy, nhưng trên sổ sách chi tiết vẫn thể hiện liên tục việc nhập xuất tồn NVL một cách có hệ thống và theo thứ tự thời gian. Chỉ có điều do việc tính giá chậm nên thực tế kế toán NVL chưa thể theo dõi một cách sát sao tình hình nhập xuất tồn NVL tại thời điểm NVL nhập kho, xuất, tồn trong tháng. Công việc theo dõi lượng NVL nhập, xuất, tồn tại thời điểm nhập, xuất kho thủ kho và cán bộ nghiệp vụ phòng vật tư theo dõi.
Cuối kỳ kế toán NVL được tiến hành kiểm tra số liệu của mình với số tồn trên thẻ kho và xác nhận thẻ kho. Cán bộ phòng vật tư dựa trên số liệu tồn kho của mình với thẻ kho tiến hành kiểm tra NVL - CCDc thực tế trong kho cùng với thủ kho. Nếu có sai sót thì báo lên phòng vật tư, phòng kế toán để tìm ra nguyên nhân.
4. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho NVL - CCDC:
4.1. Với NVL nhập kho:
a. NVL mua ngoài nhập kho: đòi hỏi cần có một số chứng từ sau:
- Hoá đơn bán hàng. - Phiếu nhập vật tư. - Hợp đồng mua NVL.
Phòng vật tư sau khi nhận hoá đơn của người bán, cán bộ vật tư mang về phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng hay chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật (nếu là phụ tùng thay thế). Để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận nhập lô hàng NVL này. Sau đó phòng vật tư lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, liên gốc để lại cuối, 02 liên sau chuyển xuống kho, sau khi có xác nhận của phụ trách phòng vật tư. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kiểm tra lại phiếu nhập NVL tại kho. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người cung cấp NVL ký tên vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của người giao NVL, thủ kho phụ trách phòng vật tư,
kế toán. Thủ kho sau khi vào thẻ kho phải chuyển về phòng kế toán 1 liên, phòng vật tư 1 liên (liên phòng vật tư dùng đối chiếu với liên trong cuốn). Sau đó dùng nó làm liên đưa cho nhà cung cấp thanh toán tiền với kế toán thanh toán.
b. Với NVL tự chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu báo nhập NVL (do từng xí nghiệp có NVL nhập lập)
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư sau khi nhận phiếu báo nhập NVL có chữ ký của phụ trách xí nghiệp, chữ ký phòng kỹ thuật, phụ trách phòng vật tư thì mới tiến hành làm "Phiếu nhập kho" thành 3 liên. Sau khi phụ trách phòng vật tư ký, người mang NVL và phiếu nhập kho xuống kho nhập. Căn cứ "Phiếu nhập kho" thủ kho ghi số lượng, ký nhận. 1 liên giao cho người nhập NVL, liên gốc chuyển về phòng vật tư, 012 liên thủ kho dùng để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để nhập NVL.
c. Đối với NVL thuê ngoài chế biến nhập kho:
Thủ tục gồm: - Phiếu giao hàng (của đơn vị chế biến) - Hoá đơn về chi phí chế biến.
- Phiếu nhập kho.
Phòng vật tư căn cứ vào phiếu giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập vật tư thành 3 bản. Sau khi người phụ trách phòng vật tư ký rồi giao cho người mang hàng xuống nhập kho. Thủ kho căn cứ vào "Phiếu nhập kho" để kiểm nhận và nhập kho. Ghi số thực nhập kho vào phiếu nhập và cùng người giao hàng ký vào 3 bản. Một ban giao cho người giao hàng,1 bản chuyển về phòng vật tư, 01 bản thủ kho giữ và ghi vào "Thẻ kho" Sau đó chuểyn về phòng kế toán để tính tiền, ghi vào sổ kế toán.
4.2. Với NVL xuất kho:
a. NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị:
Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất NVL (giấy yêu cầu NVL) - Phiếu xuất NVL định mức.
- Phiếu xuất kho
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, đơn vị có yêu cầu làm, giấy yêu cầu, sau đó phụ trách đơn vị ký, giám đốc, phòng vật tư. giấy này được chuyển phòng vật tư. Căn cứ giầy đề nghị yêu cầu hợp lý phòng vật tư lập "Phiếu xuất NVL" thanhd 3 bản, căn cứ "Phiếu xuất NVL" thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu rồi cùng người ký nhận ký vào 3 bản ký xuất. 01 bản người nhận giữ, 01 bản chuyển phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
b. Trường hợp NVL xuất bán:
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Phòng vật tư căn cứ giấy đề nghị xuất bán, phải có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, phụ trách phòng vật tư . phòng vật tư căn cứ giấy này lập "hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" thành 3 bản, cả 3 bản được phụ trách phòng vật tư ký. Giám đốc duyệt, kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi giao cho khách hàng đến kho để nhận. Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt, ngân phiếu, sec thì trước khi nhận phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền" vào phiếu. Căn cứ hoá đơn, thủ kho xuất NVL và ký vào 3 bản, 01 bản giao cho khách hàng, 1 bản giao cho phòng vật tư, 1 bản thủ kho làm căn cứ vào "thẻ kho" và sau đó chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.
c. Với NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến: Thủ tục gồm: - Hợp đồng thuê gia công.
- Phiếu xuất kho NVL.
Phòng vật tư căn cứ "hợp đồng thuê gia công" để lập "phiếu xuất kho NVL" và ghi rõ vào phiếu là xuất gia công chế biến. Sau khi phòng vật ký ký, giám đốc duyệt, phiếu xuất chuyển xuống kho làm cơ sở xuất NVL, một bản giao cho đơn vị nhận NVL gia công, 1 bản chuyển về phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào "thẻ kho" và sau đó chuỷen về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
IV. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP NVL - CCDC: 1. Trình tự hạch toán: 1. Trình tự hạch toán:
1.1. Mua cao su nhập kho:
Ngày 03/3/2003 hoá đơ nsố 1828 của Công ty Cao Su Chư Hông giao cho phòng vật tư làm phiếu nhập 127 ngày 04/3/2003 trên hoá đơn ghi:
+ Cao su cốm 1 : 20.000kg x 7.600 = 152.000.000đ + Cao su cốm 3 : 30.000kg x 6.800 = 204.000.000đ Cộng tiền hàng : 356.000.000đ Thuế GTGT 10% 35.600.000đ
Tổng tiền: 391.600.000đ
Ngày 4/3/2003 nhận 1 phiếu thanh toán vận chuyển: 18.500.000đ, thuế GTGT 5%: 925.000đ. Tổng tiền thanh toán 19.425.000đ đã trả bằng tiền mặt phí mua vật tư cuối tháng phòng vật tư thanh toán là 750.000đ bằng tiền mặt.
* Khi mua vật tư nhập khẩu và nhập kho. Căn cứ tờ khai nhập khẩu, số tiền vay, chi trả cho nhà cung cấp kế toán hạch toán .Tại công ty khi mua NVL nhập khẩu luôn phải trả tiền trước khi nhận hàng nên kế toán NVL không theo dõi TK chênh lệch tỷ giá.
* Hạch toán (ĐVT: đồng) Nợ TK 152 375.250.000 Nợ TK 133 36.552.000
1.2. Mua vải mành ôtô và camaron
Ngày 3/3/2003 nhận được hoá đơn số AL 7302 của doanh nghiệp Quang Đức làm phiếu nhập ngày 6/3/2002 trên hoá đơn ghi:
Vải mành ôtô: 55.000kg x 17.000đ = 935.00.000đ. Camaron : 12.000kg x 32.000đ = 384.00.000đ. Thuế GTGT 10% 131.900.000đ Tổng giá thanh toán : 1.450.900.000đ Đã thanh toán bằng tiền gởi ngân hàng. Các chi tiết liên quan đến lô hàng như sau:
Ngày 7/3/2003 nhận 1 phiếu thanh toán vận chuyển: 24.120.000đ. Thuế GTGT 5% 1.260.000đ. tổng giá vận chuyển 25.380.000 đã thanh toán bằng tiền mặt.
Phí vật tư cuối tháng phòng vật tư thanh toán bằng tiền mặt 335.000đ Kế toán hạch toán (ĐVT đồng) Nợ TK 152 1.343.455.000 Nợ TK 133 133.160.000 Có TK 112 145.900.000 CóTK 111 25.715.000
1.3. Mua vukalen - G nhập khẩu và nhập kho:
Căn cứ tờ khai nhập khẩu, số tiền vay, chi trả cho nhà cung cấp kế toán hạch toán. Tại do khi mua NVL nhập khẩu luôn trả tiền trước, khi nhập hàng, nên kế toán NVL không theo dõi chênh lệch tỷ giá theo TK.
Ngày 09/3/2003 nhận được tờ khai số 3525 ngày 7/3/2002 phiếu nhận số 200.
Tờ khai ghi: Vukalen - G: 2.950 kg x 3.758 = 11.062,5 đ Thếu nhập khẩu 3% 4.646.000đ
Thuế GTGT 10% 15.952.100đ
Lô hàng này kế toán vay ngắn hạn để thanh toán với tỷ giá 14.032đ. Phí giao nhận 0,6% trị giá hàng nhập khẩu 930.000đ chưa thanh toán, phí mua vật tư thanh toán cuối tháng bằng tiền mặt 45.000đ.
Chi phí vận chuyển: 1.180.000đ, thuế GTGT 5% 59.000đ đã thanh toán bằng tiền mặt 1.239.000đ.
Phí bảo hiểm 729.000đ, thuế GTGT 10%: 73.000đ tổng 802.000đ chưa thanh toán cho Công ty bảo hiểm.
Kế toán sau khi tập hơkj chứng từ của lô hàng này gồm: tờ khai hải quan , phiếu nhập kho, phiếu vận chuyển, phiếu bảo hiểm chứng từ thanh toán phí tiến hành hạch toán trên phiếu nhập và tính giá thực nhập của lô hoá chất trên như sau:
* Kế toán hạch toán:
Có TK 311 155.229.000 b. Nợ TK 152 4.646.000 (thuế nhập khẩu) Nợ TK 133 15.952.000 (thuế GTGT) Có TK 3333 4.646.000 Có TK 311 15.952.000 2. Nợ TK 152 2.155.000 Nợ TK 133 59.000 Có TK 111 1.284.000 Có TK 331 930.000 3. Nợ TK 152 729.000 (phí bảo hiểm) Nợ TK 133 73.000 Có TK 331 802.000
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NVL NHẬP Tháng 3 năm 2003 Nhóm: NVL chính TK 1521 Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền N S 03/3/02 116 Công ty CS Chu Prông Cao su cốm 1 Kg 20.000 7.985 159.700.000 03/3/02 116 Công ty CS
Chu Prông Cao su cốm 2 Kg 30.000 7.185 215.550.000 05/3/02 118 DN Quang Đức Vải mành ôtô Kg 55.000 17.365 955.075.000 05/3/02 118 DN Quang Đức Camaron Kg 12.000 32.365 388.380.000 17/3/02 171 HySung Vulkalen-G Kg 2.950 55.173 162.759.000 1.881.464.000 Kế toán hạch toán: Nợ TK 1521 1.881.464.000 Nợ TK 133 185.796.100 Có TK 111 438.801.000 Có TK 112 1.450.900.000