Phòng kế toán là một trong 6 phòng chức năng của Công ty với chức nămg giúp Giám đốc tổ chức, quản lý và giám sát các hoạt động có liên quan đến vấn đề tài chính, theo dõi sự tăng giảm của nguồn vốn cũng như của tài sản bằng tiền, phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Phòng gồm 7 người và được tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng.
SƠ ĐỒ 03:
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
Kế toán trưởng: Làm công tác chỉ đạo và giám sát chung.
Kế toán chi phí giá thành, Nguyên vật liệu Kế toán tiền lương, Tiền gửi ngân hàng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ, kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán tiền mặt, tạm ứng, thanh toán Kế toán BHXH, BHYT, kiêm viết hoá đơn bán hàng KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán chi phí giá thành, nguyên vật liệu: Đảm nhiệm công việc cuối tháng
căn cứ trên sổ chi tiết vật tư, bảng phân bổ NVL-CCDC, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, sổ chi tiết tập hợp chi phí sản xuất chung,….kế toán tính ra giá thành sản phẩm. Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xẩy ra.
Kế toán tiền lương, tiền gửi ngân hàng: Làm nhiệm vụ dựa trên bảng chấm
công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành ở phân xưởng gửi lên, dựa vào bậc lương, dựa trên những hợp đông khoán gọn, hợp đồng nội bộ để tính ra tiền lương cho công nhân viên. Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động. Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, các bộ phận SXKD, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Lập các báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý của Nhà nước và của doanh nghiệp. Theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi, kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo khi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến. Nếu có chênh lệch thì thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ, kế toán nguồn vốn quỹ, kế toán thuế: Có
nhiệm vụ dựa trên thẻ tính giá thành mà kế toán chi phí giá thành cung cấp để tính ra giá vốn hàng bán, dựa trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng thanh toán lương do kế toán tiền lương cung cấp, bảng trích khấu hao TSCĐ, sổ chi tiết thanh
toán với người mua, người bán, sổ cái các tài khoản để tính ra kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng, ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ hàng tháng mở sổ tài sản cố định, bảng tính trích khấu hao TSCĐ, sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh, sổ chi tiết phát hành cổ phiếu để theo dõi sự tăng giảm của tài sản và nguồn vốn của Công ty, theo dõi các loại thuế, phí, lệ phí và lập báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.
Kế toán tiền mặt, tạm ứng: Làm nhiệm vụ viết phiếu thu, phiếu chi, viết giấy
tạm ứng; phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Hàng tháng mở sổ quỹ tiền mặt để theo dõi sự tăng giảm tiền mặt, sổ chi tiết tài khoản 141 để theo dõi sự biến động của các khoản tạm ứng.
Kế toán BHXH, BHYT kiêm viết hoá đơn bán hàng: Tập hợp các Giấy chứng
nhận nghỉ ốm hưởng BHXH để lập danh sách ngưởi nghỉ hưởng trợ cấp ốm đâu. Tiến hành làm việc với cơ quan BHXH, BHYT để chi trả cho người lao động. Căn cứ vào Phiếu bán hàng từ Phòng Kinh doanh chuyển xuống. để viết Hoá đơn bán hàng.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ xuất nhập tiền dựa trên những chứng từ đã có chữ ký
của kê toán thanh toán và kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Nhiệm vụ của phòng kế toán
Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh và chiến lược đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn trình giám đốc và hội đồng quản trị phê duyệt.
Thu thập và xử lý số liệu theo từng đối tượng kế toán và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Lựa chọn và tổ chức triển khai thực hiện các phần hành kế toán tài chính và kế toán quản trị sao cho phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nghiên cứu và đề xuất với Ban giám đốc về các giải pháp huy động vốn nhanh và có hiệu quả nhất, đảm bảo có đủ vốn cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
Luôn kiểm tra, giám sát, theo dõi các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ của các khách hàng cũng như của Công ty.
Quản lý và bảo quản mẫu cổ phiếu và chỉ tổ chức cấp cổ phiếu cho cổ đông khi có quyết định của Hội đồng quản trị; quản lý và lưu giữ những cổ phần đã bị thu hồi. Hàng năm tổ chức thực hiện phân phối lợi nhuận và chi trả cổ tức cho các cổ đông, thực hiện phương án phát hành thêm, mua, bán cổ phần hoặc các chứng khoán khác.
Thẩm định và trình Giám đốc phê duyệt các hồ sơ, báo cáo sau:
+Bản kế toán quản trị về dự toán chi phí sản xuất, giá thành và giá bán các sản phẩm do Công ty sản xuất.
+Bản báo cáo tồn kho vật tư, bán thành phẩm và thành phẩm tại các phân xưởng sản xuất và tại kho của Công ty.
+Bản báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch cung ứng vật tư- kỹ thuật cho sản xuất.
+Bảng tổng hợp thanh toán lương của các phòng ban, tổ chức chi trả lương cho các phòng ban và người lao động không muộn hơn 10 ngày của tháng kế tiếp.
Giữ bí mật những thông tin, tài liệu kế toán có liên quan đến hoạt động tài chính và các bí quyết quản trị tài chính của Công ty.
Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Công ty.
+Hàng ngày, báo cáo trực tiếp Giám đốc: Tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; tình hình thu nợ đến hạn, quá hạn vào hồi 16h30’ trong ngày.
+Báo cáo tuần gửi Giám đốc vào 16h00’ ngày thứ 7 hàng tuần về: tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, thu hồi công nợ, thanh toán lương hoặc công nợ đến hạn hoặc quá hạn trong tuần.
+Báo cáo tháng gửi Giám đốc vào 16h00’ ngày thứ 5 tuần cuối cùng của tháng về: chương trình giám sát hoạt động kinh doanh và tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, thu nộp thuế, thu hồi công nợ, thanh toán lương hoặc công nợ đến hạn hoặc quá hạn trong tháng.
+Phân tích hoạt động kinh doanh và lập báo cáo kế toán quản trị của Công ty theo từng quý gửi Giám đốc vào ngày 20 tháng thứ nhất của quý tiếp theo.
+Phân tích hoạt động kinh doanh và lập báo cáo kế toán quản trị theo từng công trình hoặc hợp đồng cung cấp sản phẩm của Công ty (đặc biệt đối với Hợp đồng có
tổng giá trị từ 500.000.000 đồng trở lên ), gửi Giám đốc trong vòng 20 ngày sau khi hợp đồng được thanh lý.