2.1.1 Đặc điểm chung ảnh hưởng tới công tác kế toán và quản lý NVL
Đặc điểm tổ chức quản lý SXKD của Công ty là tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng, tổ chức thành các phòng ban, bộ phận riêng biệt có chức năng quản lý chuyên môn. Phương thức tổ chức này đã tạo điều kiện cho công tác quản lý NVL được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác. Các khâu như lên kế hoạch thu mua, quá trình thu mua NVL, quá trình xuất NVL theo nhu cầu sản xuất và trách nhiệm quản lý, dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng.
Đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất theo các đơn hàng từ các công trình, dự án…,với hợp đồng được ký kết chặt chẽ, liên tục. Vì vậy, NVL cũng được sử dụng liên tục, chủng loại NVL phức tạp, hoạt động nhập – xuất NVL cho sản xuất khá nhiều nên khâu quản lý kho được tập trung và phối hợp chặt chẽ với kế toán vật tư để tránh gây thất thoát NVL.
Thành phẩm Công ty sản xuất gồm nhiều chủng loại, trong đó sản phẩm chính là: Cột, xà thép mạ kẽm nóng cho các đường dây tải điện đến 500kV, Phụ kiện dây cho các đường dây tải điện đến 220kV, kết cấu thép và thiết bị cho các nhà máy thủy điện, nhiệt điện. Với NVL đầu vào thường xuyên biến động nên Công ty cũng phải có kế hoạch thu mua và dự trữ hợp lý, đặc biệt là trong thời điểm tỷ lệ lạm phát ở mức cao như hiện nay.
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ trách nhiệm và nhiệm vụ của các bộ phận tham gia vào quá trình chu chuyển chứng từ để hạch toán NVL: Bộ phận sản xuất, Kế toán vật tư, Phòng kinh doanh, Thủ kho, Kế toán trưởng, Giám đốc.