vụ được giao. Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ kiểm tra, giỏm sỏt và đụn đốc kế toỏn của từng bộ phận hoàn thành cụng việc của mỡnh và kế toỏn của mỗi bộ phận cú nhiệm vụ chuyển số liệu cho kế toỏn tổng hợp giỳp kế toỏn tổng hợp thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mỡnh.
2.2.2. Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toỏn, tài khoản kế toỏn, sổ kế toỏn toỏn
* Về chế độ kế toỏn ỏp dụng
Cụng ty hiện nay đang ỏp dụng chế độ kế toỏn theo quyết định 1141/ 1995/QĐ-BTC ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chớnh và sửa đổi bổ sung theo thụng tư số 10/TT/CĐKT ban hành ngày 20-3-1999 và thụng tư số 89/2002/TT-BTC ban hành ngày 9-10-2002 của Bộ Tài Chớnh. Sử dụng chứng từ theo chế độ quy định của Bộ Tài Chớnh.
Niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. Kỳ kế toỏn ỏp dụng là từng thỏng.
Phương phỏp tớnh thuế GTGT là phương phỏp khấu trừ.
Trong hạch toỏn hàng tồn kho: Cụng ty sử dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để quản lý hàng tồn kho. Xỏc định giỏ trị xuất của hàng tồn kho là giỏ bỡnh quõn gia quyền.
Khấu hao tài sản cố định theo phương phỏp khấu hao tuyến tớnh. Phương phỏp tớnh giỏ thành: phương phỏp tớnh giỏ thành trực tiếp
Đơn vị tiền tệ trong ghi sổ là Việt Nam đồng. Xỏc định tỷ giỏ ngoại tệ xuất theo phương phỏp bỡnh quõn sau mỗi lần nhập.
Hỡnh thức sổ kế toỏn: Cụng ty ỏp dụng kế toỏn bằng mỏy vi tớnh, sử dụng phầm mềm kế toỏn VACOM, tổ chức bộ sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ.
Hệ thống chứng từ kế toỏn của Cụng ty cổ phần đỏ ốp lỏt và xõy dựng Hà Tõy được ỏp dụng theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT (01/11/1995).
Một số loại chứng từ kế toỏn chủ yếu đang sử dụng tại cụng ty bao gồm:
- Chứng từ tiền lương: bảng thanh toỏn tiền lương và bảo hiểm xó hội, phiếu bỏo nghỉ hưởng BHXH, phiếu xỏc nhận sản phẩm hoàn thành, bảng phõn bổ tiền lương và BHXH, bảng kờ cỏc khoản trớch nộp theo lương.
- Chứng từ hàng tồn kho: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho, biờn bản kiểm kờ sản phẩm, vật tư, hàng húa, bảng kờ mua hàng, bảng phõn bổ NVL, CCDC.
-Chứng từ TSCĐ: biờn bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ, Biờn Bản kiểm kờ TSCĐ, Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ…
- Chứng từ bỏn hàng: Húa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
* Hệ thống tài khoản kế toỏn
Hệ thống tài khoản kế toỏn mà Cụng ty cổ phần đỏ ốp lỏt và xõy dựng Hà Tõy đang sử dụng được ỏp dụng theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT (01/11/1995). Bao gồm cỏc tài khoản trong bảng cõn đối kế toỏn và cỏc tài khoản ngoài bảng cõn đối kế toỏn và đảm bảo việc hạch toỏn vào cỏc tài khoản theo đỳng nội dung kinh tế phỏt sinh và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
* Hệ thống sổ kế toỏn
Hệ thống sổ kế toỏn mà Cụng ty cổ phần đỏ ốp lỏt và xõy dựng Hà Tõy đang sử dụng được ỏp dụng theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT (01/11/1995). Do hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh cú những đặc điểm như lĩnh vực hoạt động đa dạng, kế toỏn được chuyờn mụn húa và phõn cụng
lao động rừ rệt…để tiện cho việc ghi chộp kế toỏn và kiểm tra đối chiếu số liệu, Cụng ty đó lựa chọn hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ.
Sổ sỏch sử dụng: Cụng ty sử dụng cỏc loại sổ sỏch sau: Sổ chi tiết, sổ cỏi, cỏc bảng tổng hợp và cỏc bỏo cỏo kế toỏn dựa trờn cỏc chứng từ gốc. Cỏc loại sổ Cụng ty đang sử dụng tương ứng với hỡnh thức chứng từ ghi sổ gồm cú:
- Chứng từ ghi sổ: cú tỏc dụng như một loại nhật ký và được ghi chộp theo nhiều tiờu thức khỏc nhau. Tại cụng ty hiện nay, cỏc chứng từ ghi sổ vừa được dựng để tập hợp cỏc chứng từ gốc cú cựng nội dung kinh tế (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho..)lại vừa được lập theo cỏc chỉ tiờu bỏo cỏo quản lý (chi phớ sản phẩm, doanh thu bỏn hàng). Chứng từ ghi sổ được lập vào cuối thỏng.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là một loại nhật ký tổng quỏt dựng để tập hợp lưu trữ và quản lý cỏc chứng từ ghi sổ theo trỡnh tự thời gian đăng ký của chỳng, đồng thời cũn được dựng để đối chiếu số liệu với cỏc sổ cỏi.
- Sổ Cỏi cỏc tài khoản: được mở riờng cho mỗi tài khoản kế toỏn cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế toỏn mà Cụng ty đang sử dụng. Sổ Cỏi dựng để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong kỳ vào cỏc tài khoản nhằm hệ thống húa cỏc nghiệp vụ phỏt sinh theo cỏc đối tượng hạch toỏn. Số liệu trờn Sổ Cỏi được ghi chộp dựa trờn số liệu ở cỏc chứng từ gốc thụng qua hệ thống kế toỏn mỏy.
- Cỏc sổ kế toỏn chi tiết: theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh biến động của cỏc tài khoản chi tiết theo cỏc đối tượng và là căn cứ để lập cỏc Bảng tổng hợp chi tiết.
Để phục vụ cho cụng tỏc kiểm tra, bỏo cỏo, lưu trữ văn bản, Sổ chi tiết, Sổ cỏi, Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập và lưu trữ dưới hai dạng là dạng dữ liệu mỏy tớnh trong chương trỡnh kế toỏn mỏy của
Cụng ty và dạng văn bản được in ra từ mỏy. Cỏc chứng từ gốc cú liờn quan sẽ được đớnh kốm với Chứng từ ghi sổ đó được in ra để làm bằng chứng kiểm tra.
- * Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn
Cũng như tất cả cỏc doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, hệ thống bỏo cỏo tài chớnh là bức tranh tổng hợp về tỡnh hỡnh tài sản, vốn chủ sở hữu cũng như cụng nợ và kế quả kinh doanh của Cụng ty cổ phần đỏ ốp lỏt và xõy dựng Hà Tõy. Chỳng là cơ sở quan trọng như khả năng sinh lời của vốn, khả năng thanh toỏn, cơ cấu vốn và tớnh cõn bằng của cỏc nguồn tài trợ…từ đú kết luận được hiệu quả quản lý vốn và định hướng phỏt triển trong tương lai của Cụng ty.
Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty cổ phần đỏ ốp lỏt và xõy dựng Hà Tõy đang sử dụng được ỏp dụng theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chớnh về việc ban hành chế độ bỏo cỏo tài chớnh trong doanh nghiệp. Kế toỏn của cụng ty tiến hành lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo quý, bao gồm 4 loại bắt buộc:
- Bảng cõn đối kế toỏn
- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh - Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ
Sơ đồ 13: Sơ đồ luõn chuyển chứng từ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ gụ́c Bảng tụ̉ng hợp chi tiờ́t Sụ̉ quỹ Sụ̉ kờ́ toán chi tiờ́t Bảng tụ̉ng hợp
chứng từ ghi sụ̉
Chứng từ ghi sụ̉
Sụ̉ cái
Bảng tụ̉ng hợp sụ́ phát sinh
Báo cáo tài chính Sụ̉ tụ̉ng hợp
Thuyết minh
(1) Hàng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào cỏc chứng từ hợp lệ kế toỏn ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, từ bảng tổng hợp chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ.
(2) Đối với những chứng từ liờn quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi sổ quỹ sau đú đưa sang kế toỏn lập chứng từ ghi sổ.
(3) Căn cứ vào cỏc chứng từ ghi sổ đó lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đú ghi vào sổ cỏi cỏc tài khoản.
(4) Những chứng từ liờn quan đến cỏc đối tượng được dựng làm căn cứ để ghi vào cỏc sổ chi tiết cú liờn quan.
(5) Căn cứ vào sổ chi tiết cú liờn quan, kế toỏn lập bảng tổng hợp chi tiết và từ sổ cỏi lập bảng cõn đối phỏt sinh.
(6) Đối chiếu số liệu giữa bảng cõn đối phỏt sinh với thủ quỹ, số đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết.
(7) Sau khi đó đối chiếu kiểm tra căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết để lập bỏo cỏo tài chớnh.