• Tạo sổ mới, lưu giữ
Khi chạy Excel mở kèm một sổ bảng tính mới có tên ngầm định là Book1.
Mở sổ mới: Trên thanh công cụ nhấn nút New, hay trên menu File, chọn New
Lưu trữ: Lên mục File, chọn Save hoặc Save as hay nhấn lên nút Save trên thanh công
cụ
• Nhập liệu vào bảng tính
Dữ liệu trong một ô có thể và văn bản hay số
(Text) đa 255 ký tự. Ô chứa văn bản tự động căn sang bên trái. Đôi khi bạn cần nhập số dưới dạng văn bản – ví dụ ($000) – trước hết bạn nhập dấu nháy đơn (') theo sau là số – ví dụ '39,800. Để nới rộng cột chứa hết văn bản, kéo trên tiêu đề cột.
Số (Number) Một ô có kiểu số nếu bạn nhập vào một số. Ví dụ 973, 908.37, 0.72, 3 1/4, 5.87137E+3.
Nếu ô không đủ rộng để chứa hết số, nó sẽ xuất hiện toàn dấu thăn (#######) Có thể nhập phân số: 3 1/4 hay 0 1/2
Ngày tháng Nhập ngày theo dạng sau: 11/6/97, 6–Nov–97, 6–Nov, Nov–97 Ngày là số tính từ 1/1/1900 đến ngày bạn nhập.
Nhấn Ctrl+; (chấm phảy) để nhập ngày hôm nay
Trật tự ngày/tháng/năm do Windows quy định (Settings>Control Panel>Regional Settings)
Giờ Nhập theo đinh dạng: 21:41, 21:41:35, 9:41 PM, 9:41:35 PM Ctrl+: (hai chấm) để nhập giờ hiện hành
• Nhập trên một vùng
Để tăng tốc độ nhập liệu bạn có thể chọn trước vùng nhập liệu. Excel tự chuyển sang ô kế tiếp khi kết thúc nhập một ô.
– Chọn vùng nhập liệu. Ô hiện hành có nền trắng.
– Nhập dữ liệu vào ô hiện hành.
– Nhấn Enter Æ xuống, Shift+Enter Æ lên, Tab Æ sang phải, Shift+Tab Æ sang trái một ô.
• Nhập chuỗi dữ liệu
Excel có đặc tính tự điền AutoFill, cho phép tự động nhập chuỗi giá trị liên tiếp. Chỉ cần nhập giá trị đầu tiên, AutoFill phân tích và điền các giá trị khác của chuỗi. Có thể dùng AutoFill cho ngày, tháng, năm, chuỗi số…
– Để điền một chuỗi số, nhập hai số đầu cạnh nhau theo hàng hay cột.
– Chọn hai ô, đưa con trỏ chuột lại thẻ điền tại góc dưới bên phải của vùng chọn, con trỏ chuột trở thành hình chữ thập.
– Kéo trên thẻ điền cho đến khi kết thúc vùng điền.
Lưu ý: Nếu muốn điền ngày thì nhập ngày thay vì số. Excel cũng nhận biết chuỗi văn bản dạng Qtr 1, Qtr 2... Bạn cũng có thể điền chuỗi tự tạo tuỳ ý.
Để nhập chuỗi số tăng có bước là 1, nhập số đầu, nhấn giữ Ctrl trong khi kéo trên thẻ điền.
• Nhập công thức
Công thức bắt đầu bằng dấu bằng "=", sau đó là biểu thức tính toán. Trong biểu thức có các toán tử và các toán hạng.
– Toán tử là các phép toán số học như cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa...
– Trật tự ưu tiên của các toán tử cũng giống như một biểu thức toán học thông thường.
– Để ưu tiên một phép toán yếu hơn trước một phép toán có độ ưu tiên cao hơn ta dùng cặp ngoặc tròn (). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
– Toán hạng có thể là hằng xâu, số hay địa chỉ các ô chứa các giá trị đó.
– Ví dụ của công thức như: =A5*B5, =30000+B5.
– Toán hạng cũng có thể là các hàm sẽ đề cập đến trong bài sau. Để nhập công thức:
– Chuyển đến ô cần nhập
– Gõ dấu bằng, sau đó bắt đầu nhập biểu thức tính toán
– Kết thúc gõ Enter hay nhấn lên nút trên thanh công thức.
• Sao chép công thức
Trong nhiều trường hợp công thức của các ô cùng cột giống nhau. Ta chỉ cần nhập công thức cho ô đầu tiên, và sao chép công thức xuống các ô còn lại. Địa chỉ của các ô tham gia vào công thức cũng tự thay đổi tương ứng (địa chỉ tương đối).
Để địa chỉ các ô tham gia vào công thức không đổi khi copy thì ta phải đánh địa chỉ tuyệt đối (sẽ trình bày ở bài sau).
– Chọn ô cần nhập công thức (ô đầu tiên của cột cần nhập công thức)
– Nhập công thức
– Để sao chép công thức dưới ta kéo trên thẻ điền
Hình 5.24
• Chọn ô, vùng
Chọn một ô nhấn chuột lên ô đó hay dùng bàn phím để duyệt đến ô cần chọn
Chọn một vùng nhấn chuột lên ô đầu tiên; sau đó nhấn giữ nút chuột trái và kéo tới góc đối xứng của vùng cần chọn. Thả phím chuột
Chọn một vùng lớn chọn ô đầu tiên. Sau đó cuộn bảng tính cho đến khi bạn nhìn thấy góc đối xứng. Nhấn giữ Shift, và nháy chuột lên góc đối xứng của vùng cần chọn. Tất cả các ô nằm giữa hai góc sẽ được chọn
Chọn các ô theo nội dung hay định dạng
Bôi đen vùng, lên Edit>Goto>Special: (comments), hằng số (constants), công thức (formulas), định dạng có điều kiện (conditional formats), hay các đối tượng như đồ thị (charts) Sau khi chọn các ô với Edit, Go To, Special, bạn có thể giữ nguyên vùng chọn và dịch chuyển qua lại giữa các ô bằng cách nhấn Tab, Shift+Tab, Enter, hay Shift+Enter
Chọn Nhiều vùng Chọn vùng đầu tiên; Nhấn giữ phím Ctrl và kéo để chọn vùng tiếp theo. Lặp lại cho các vùng khác
Chọn cột/hàng Chọn một cột/hàng nháy chuột lên tiêu đề cột Chọn nhiều cột/hàng cạnh nhau, kéo rê con trỏ chuột trên các tiêu đề cột/hàng
Chọn nhiều cột/hàng không liền nhau, nhấn phím Ctrl và nháy chuột lên mỗi tiêu đề cột/hàng
Lưu ý: Shift+space/ Ctrl+space để chọn hàng/cột hiện hành.
Chọn cả bảng tính Nhấn lên nút giao giữa tiêu đề hàng và tiêu đề cột
Chọn nhiều bảng tính
Nhấn lên các phiếu bảng tính ở đáy của sổ bảng tính
Chú ý: Nếu bạn chọn toàn bộ bảng tính thì các lệnh thực hiện sẽ tác động lên toàn bảng tính. Ví dụ nếu bạn nhấn phím Delete toàn bộ dữ liệu sẽ bị xoá.
• Chỉnh sửa dữ liệu
Để sửa nội dung một ô Chọn ô cần sửa
Nhấn phím F2 hoặc nhấn kép lên ô hay nhấn lên thanh công thức (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiệu chỉnh dữ liệu, kết thúc nhấn Enter.
Để xoá nội dung một ô Chọn ô cần xoá Nhấn Delete