Công thức để tính toán trên sổ. Sau khi nhập công thức, bạn có thể thay đổi nội dung các ô liên quan; Excel tự động tính lại và cập nhật kết quả.
Hàm là các công thức được định nghĩa sẵn phục vụ một tính toán cụ thể, như tính tổng, bình quân... Để tính toán hàm nhận thông tin gọi là các đối số, và trả lại một kết quả. Trong hầu hết các trường hợp kết quả là một giá trị số, nhưng cũng có các hàm trả lại kết quả dưới dạng văn bản, địa chỉ ô, giá trị lôgíc, mảng, hay các thông tin về bảng tính.
V.4.4.1 Dạng tổng quát của hàm
• Tên_Hàm(danh sách đối)
Tên_Hàm: Do EXCEL quy định, không phân biệt chữ hoa, chữ thường, ví dụ Sum, Average, If...
Đối của hàm: Có thể là các hằng số, địa chỉ ô, vùng, tên vùng hay hàm khác Ví dụ: SUM(C3*3,D3*2) hay IF(B2>5,SUM(C2:D2)
Chú ý: Có hàm không có đối. Ví dụ: hàm TODAY(), đối với những hàm này không được
bỏ cặp dấu ngoặc ().Các hàm có nhiều đối thì các đối cách nhau bởi dấu phân cách thường là dấu phẩy (,) trên một số máy có thể là chấm phẩy (;) phụ thuộc vào thiết lập trong
Control Panel>Regional Settings> Number> List Separator
V.4.4.2 Nhập công thức/hàm theo cách thông thường
– Đứng ở ô cần nhập công thức, nhập dấu bằng
– Nhập biểu thức tính toán gồm toán tử và toán hạng. Toán hạng gồm số, địa chỉ ô, vùng, tên hàm...
– Nhấn ENTER để kết thúc
V.4.4.3 Nhập công thức
– Đứng ở ô (vùng) cần nhập công thức. Nhập công thức bình thường, nếu trong công thức có hàm thì gọi thuật sỹ dùng hàm (Nhấn nút fx / Shift+F3/ Insert> Function)
– Chọn nhóm hàm trong phần cửa sổ bên trái, chọn tên hàm trong phần cửa sổ bên phải
– Khai báo đối của hàm: Dùng chuột chọn các vùng/Nhập trực tiếp địa chỉ ô Nếu đối của hàm lại là một hàm khác, nhấn nút hộp tên bên trái thanh công thức để
chọn hàm, sau đó lặp lại các bước 2 và 3 cho hàm lồng để kết thúc hàm lồng nháy vào tên hàm ngoài ở trên thanh công thức. Trong hộp đối, các đối in đậm là các đối bắt buộc, các đối in nhạt là các đối tuỳ chọn
– Nhấn OK hay gõ Enter để kết thúc
Chú ý: nếu là công thức mảng, sau khi kết thúc nhập nhấn F2 để quay lại chế độ Edit, sau đó kết thúc hàm bằng Ctrl+Shift+Enter
Hình 5.25
V.4.4.4 Các loại địa chỉ tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp
Nếu một ô chứa công thức tham chiếu đến các ô khác, có một số cách tham chiếu, mỗi cách mang lại một kết quả khác nhau và có thể được sử dụng khác nhau trong Excel, vì vậy hiểu được sự khác biệt này là rất quan trọng.
Thường Excel sử dụng địa chỉ tương đối, nghĩa là, địa chỉ ô trong công thức tự thay đổi phù hợp khi bạn sao chép công thức đến nơi khác.
Ví dụ: Nếu trong ô B10 chứa công thức =SUM(B3:B9), và bạn sao chép công thức từ ô B10 sang ô C10, công thức mới trong ô C10 tự động chỉnh thành =SUM(C3:C9).
Để địa chỉ ô trong một công thức không thay đổi khi bạn sao chép công thức đi nơi khác, sử dụng địa chỉ tuyệt đối.
Một địa chỉ trở thành tuyệt đối khi có thêm dấu đô la ($) đằng trước cột và hàng.
Ví dụ: Trên một cột bạn muốn nhân các giá trị với phần trăm hoa hồng lưu trong ô D7, khi đó bạn sử dụng $D$7 để tham chiếu đến phần trăm hoa hồng này trong công thức ở ô đầu tiên, sau đó sao chép công thức xuống dưới.
Nếu bạn chỉ muốn hàng hay cột cố định khi bạn sao chép công thức, sử dụng địa chỉ hỗn hợp.
Ví dụ: Địa chỉ $C3 làm cột không thay đổi khi sao chép công thức, nhưng hàng lại thay đổi. Ngược lại nếu bạn dùng C$3 thì hàng cố định, còn cột thay đổi khi sao chép.
1. Đến ô cần nhập công thức.
2. Để nhập một địa chỉ tuyệt đối hay hỗn hợp trong công thức, nhập dấu bằng (=) để bắt đầu công thức nhập hay nháy lên ô cần tham chiếu.
3. Nhấn F4 cho đến khi có được địa chỉ mong muốn, sau đó nhập các toán tử, ví dụ cộng (+).
4. Tiếp tục nhập các giá trị hay ô khác.
V.4.4.5 Sao chép
• Sao chép các ô
Trong Excel, bạn có thể sao chép nội dung của ô hay vùng trong một bảng tính, giữa các bảng tính, giữa các sổ bảng tính, hay giữa Excel và các ứng dụng khác.
Các bước thực hiện:
– Chọn ô hay vùng bạn định sao chép; sau đó nhấn nút Copy trên thanh công cụ chuẩn (hay Edit, Copy).
– Chọn ô trên cùng bên trái của vùng mà bạn muốn sao chép dữ liệu đến đó; sau đó nhấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn (hay chọn Edit, Paste).
Lưu ý : Để copy dữ liệu nhanh đến vùng khác trên cùng bảng tính, chọn ô hay vùng bạn
định sao chép. Nhấn và giữ phím Ctrl, và kéo trên viền của vùng đang chọn đến vị trí mong muốn. Thả phím chuột sau đó phím Ctrl.
• Sao chép dữ liệu giữa các ứng dụng
Bạn có thể sử dụng Clipboard để chia xẻ dữ liệu giữa các ứng dụng Windows. Clipboard là vùng nhớ trung gian để đặt tạm các dữ liệu sao chép. Khi bạn cắt (cut) hay sao chép (copy) văn bản hay các đối tượng trong một chương trình, Windows đặt các mục này vào Clipboard. Sau đó bạn có thể dán (paste) các mục này trên cùng bảng tính, lên bảng tính khác, hay lên một chương trình khác. Bạn có thể dãn dữ liệu đó nhiều lần, cho đến khi bạn sao chép mục dữ liệu mới vào Clipboard.
Các bước thực hiện:
– Chọn ô hay vùng bạn định sao chép; sau đó nhấn nút Copy trên thanh công cụ chuẩn (hay chọn Edit, Copy).
– Chuyển sang ứng dụng khác và đến vị trí bạn cần đưa dữ liệu ra đó. Ví dụ nếu bạn muốn sao chép đưa liệu từ Excel sang Word, chuyển sang Word và đặt con trỏ tại nơi bạn muốn dữ liệu xuất hiện.
– Nhấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn Standard (hay chọn Edit, Paste).
Trong một số trường hợp chúng ta cần sao chép và dán dữ liệu với các tính năng bổ sung, ví dụ chỉ sao chép công thức, chỉ sao chép trị, định dạng... hoặc sao chép và dán lên dữ liệu hiện có nhưng không dán đè mà cộng thêm, bớt đi... Trong những trường hợp như vậy ta cần đến Paste Special.
Để thực hiện trước hết cần sao chép vùng dữ liệu trên bảng tính vào Clipboard, sau đó đưa con trỏ đến vị trí mới và gọi dán đặc biệt từ Edit menu hay Shortcut menu. Gọi chức năng Paste Special, hộp hội thoại Paste Special xuất hiện, chọn các tuỳ chọn mong muốn.
Hình 5.26
Một số chức năng hay dùng với Paste Special là:
– Biến công thức thành trị
– Sao chép chỉ một phần nội dung ô, ví dụ như định dạng hay công thức, hoặc phần hợp lệ dữ liệu (Validation)
– Cộng, trừ,.. các phần tử tương ứng của hai ma trận có kích thước như nhau
– Hoán chuyển hàng, cột
– Liên kết các ô.
V.4.5 Nhóm hàm Toán học – Lượng giác (Math & Trig)
ABS(number) Trả lại trị tuyệt đối của tham số number ABS(–5) –>5
INT(3.2)–>3, INT(–3.2)–>–4
MOD(number,divisor) Trả lại số dư của phép chia number cho số chia divisor MOD(10,3)–>1
MOD(11,3)–>2
ROUND(number,num_digits) Làm tròn tham số number đến vị trí thứ num_digits của phần thập phân;
ROUND(123.456,2)–>123.46 ROUND(123.456,1)–>123.5 ROUND(123.456,0)–>123 ROUND(123.456,–1)–>120
SQRT(number) Tính căn hai của number SQRT(25)–>5
SUMIF(range,criteria,sum_range) Cộng các ô thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó.
– Range là vùng các ô cần ước lượng.
– Criteria là tiêu chuẩn dưới dạng số, biểu thức, hay văn bản xác định các ô sẽ được cộng. Ví dụ về tiêu chuẩn là 32, "32", ">32", "apples".
– Sum_range là các ô được cộng. Các ô trong vùng sum_range chỉ được cộng nếu các ô tương ứng trong vùng range phù hợp với tiêu chuẩn criteria. Nếu bỏ qua sum_range thì chính các ô trong vùng range được cộng
Ví dụ:
Giả sử các ô từ A1:A4 lần lượt chứa các giá bất động sản sau: $100,000, $200,000, $300,000, $400,000. Còn các ô B1:B4 chứa tiền hoa hồng lần lượt ứng với mỗi giá bất động sản: $7,000, $14,000, $21,000, $28,000. SUMIF(A1:A4,">160000",B1:B4) bằng $63,000
V.4.6 Nhóm hàm Thống kê (Statistical)
AVERAGE(number1,number2...) Tính trung bình cộng của các tham số number1, number2....
Ví dụ Trong các ô B1,B2,B3 chứa lần lượt 4, 8, 3; thì khi đó AVERAGE(B1:B3)– >5
COUNT(value1,value2...) Đếm các ô kiểu số trong danh sách đối value1, value2,.. COUNTIF(range,criteria) Đếm các ô trên vùng range thoả mãn tiêu chuẩn criteria
– Range là vùng các ô cần đếm. Criteria là tiêu chuẩn
dưới dạng số, biểu thức, hay chuỗi văn bản chỉ định ô được đếm.
Ví dụ: tiêu chuẩn có thể viết dưới dạng sau 32, "32", ">32", "apples"
Giả sử A3:A6 chứa tương ứng: "apples", "oranges", "peaches", "apples". Khi đó COUNTIF(A3:A6,"apples") bằng 2
Giả sử B3:B6 chứa 32, 54, 75, 86. Khi đó COUNTIF(B3:B6,">55") bằng 2
MAX(number1,number2...) Trả lại trị lớn nhất trong các tham biến
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô D1,D2,D3 lần lượt là 5,7,9; trong ô D4 nhập công thức =MAX(D1:D3) khi đó D4 bằng 9
MIN(number1,number2...) Trả lại trị bé nhất trong các tham biến
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô D1,D2,D3 lần lượt là 5,7,9; trong ô D4 nhập công thức =MIN(D1:D3) khi đó D4 bằng 5
SUM(number1,number2,..) Tính tổng các số trong danh sách tham số
Ví dụ: Dữ liệu trong các ô D1,D2,D3 lần lượt là 5,7,9; trong ô D4 nhập công thức =SUM(D1:D3) khi đó D4 bằng 21
V.4.7 Nhóm hàm Chuỗi (Text)
LEFT(text,num_char) Kết quả là chuỗi con được trích ra từ bên trái của chuỗi text đủ num_char ký tự
Ví dụ: LEFT("Lê Thị Minh Nguyệt",6) bằng "Lê Thị"
Ví dụ RIGHT("Lê Thị Minh Nguyệt",11) bằng "Minh Nguyệt"
MID(text,start_num,num_char) Kết quả là chuỗi con được trích từ vị trí start_num, đủ num_char ký tự
Ví dụ MID("Lê Thị Minh Nguyệt",8,4) bằng "Minh"
LEN(text) Trả lại chiều dài của chuỗi text
Ví dụ LEN("Lê Thị Minh Nguyệt") bằng 18
UPPER(text) Đổi chuỗi text thành chữ hoa (không chính xác khi dùng với Font tiếng Việt)
Ví dụ UPPER("Thomas Edison") bằng THOMAS EDISON
LOWER(text) Đổi chuỗi text thành chữ thường (không chính xác khi dùng với Font tiếng Việt)
Ví dụ UPPER("Thomas Edison") bằng thomas edison
PROPER(text) Đổi chữ cái đầu tiên của các từ thành chữ hoa, còn lại là chữ thường (không chính xác khi dùng với Font tiếng Việt)
Ví dụ PROPER("bill gates") bằng Bill Gates
TRIM(text) Cắt bỏ các ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi text.
Ví dụ TRIM(" Lê Quốc Minh ") bằng Lê Quốc Minh
TEXT(value,format_text) Đổi số value thành chuỗi theo khuôn dạng chỉ định trong format_text
Ví dụ TEXT(1234.56,"##,###.###") bằng 1,234.56
VALUE(text) Đổi chuỗi có kiểu số thành số Ví dụ VALUE("123") bằng 123
V.4.8 Nhóm hàm Ngày giờ (Date & Time)
Ví dụ: DATE(2000,08,22) bằng 22/08/2000
DAY(serial_number) Trả lại ngày của tham số serial_number kiểu ngày tháng
Ví dụ: DAY("24–12–2000") bằng 24
Chú ý: Tham số kiểu ngày có trật tự ngày – tháng – năm tuân theo thiết lập trong Control Panel trong máy của bạn. Trước khi sử dụng các hàm có liên quan đến kiểu ngày hãy kiểm tra xem máy đang đặt trật tự ngày – tháng – năm hay tháng – ngày – năm, hay một trật tự khác.
NOW() Trả lại giờ hiện hành
TODAY() Trả lại ngày hôm nay
MONTH(serial_number) Trả lại tháng của tham số serial_number kiểu ngày tháng
Ví dụ: MONTH("8–3–2000") bằng 3 (giả sử máy đang đặt ngày theo trật tự ngày–
tháng–năm)
YEAR(serial_number) Trả lại năm của tham số serial_number kiểu ngày tháng
Ví dụ: YEAR("8–3–2000") bằng 2000 (giả sử máy đang đặt ngày theo trật tự ngày–tháng–năm)
V.4.9 Nhóm hàm Logic (Logical)
AND(logical1,logical2...) Cho kết quả là phép Và của các biểu thức logíc. Hàm AND cho kết quả TRUE nếu tất cả các biểu thức logíc là TRUE, ngược lại hàm AND cho kết quả FALSE
Ví dụ: AND(1000>900,LEFT("Excel",2)="ex") bằng TRUE
OR(logical1,logical2...) Cho kết quả là phép hoặc của các biểu thức logíc. Hàm OR cho kết quả TRUE nếu có một trong các biểu thức logíc là TRUE, ngược lại nếu tất cả biểu thức logíc là FALSE thì hàm OR cho kết quả FALSE.
Ví dụ: OR(1000>9000,LEFT("Excel",2)="ex") bằng TRUE
NOT(logical) Cho kết quả là phép phủ định của biểu thức logíc. Hàm NOT cho kết quả TRUE nếu biểu thức logíc là FALSE và ngược lại.
Ví dụ: NOT(3>2) bằng FALSE
NOT(AND(1000>900,LEFT("Excel",2)="ex")) bằng FALSE
IF(logical_test,value_if_true, value_if_false) Hàm IF cho kết quả:
value_if_true nếu logical_test là TRUE value_if_false nếu logical_test là FALSE
Ví dụ: Nhập công thức =IF(D2>5,"Trên TB","Dưới TB") trong ô D3 Nếu nhập 6 trong D2 ta có "Trên TB" trong D3
CHƯƠNG VI
INTERNET VÀ DỊCH VỤ WORLD WIDE WEB
Hiện nay nhu cầu khai thác thông tin trên mạng Internet ngày càng tăng. Vì vậy trong chương này sẽ giới thiệu những khái niệm cơ bản về Internet, các dịch vụ trên Internet và cách sử dụng trình duyệt Internet Explorer để khai thác thông tin trên Internet.
VI.1.GIỚI THIỆU INTERNET
VI.1.1 Internet đã bắt đầu như thế nào?
Năm 1965, Bộ quốc phòng Mỹ đã xây dựng một hệ thống mạng máy tính phục vụ cho việc nghiên cứu quân sự. Mạng này có tên là ARPAnet, hệ thống này được thiết kế với khả năng chịu đựng được những sự cố nghiêm trọng như thiên tai, chiến tranh,…mà vẫn hoạt động bình thường. Đây chính là tiền thân của mạng Internet sau này. Tại thời điểm này, chỉ có những nhà khoa học, cơ quan của chính phủ Mỹ mới có quyền truy cập vào hệ thống ARPAnet.
Vào cuối những năm 1980, hiệp hội khoa học Mỹ đã có những nỗ lực để cho phép các nhà khoa học, các trường cao đẳng và các trường đại học có thể tham gia sử dụng hệ thống mạng ARPAnet để chia sẻ những thông tin, dữ liệu khoa học của họ. Tuy nhiên việc sử dụng Internet lúc đó rất khó khăn, đòi hỏi người dùng có kỹ năng sử dụng máy tính cao.
Mạng Internet có thể chỉ dừng lại ở đấy nếu như không có sự ra đời của World Wide Web, được phát minh bởi Tim Berners–Lee trong thời gian làm việc tại CERN (Tổ chức nghiên cứu nguyên tử của Châu Âu đặt tại Thụy Sĩ). Ông Tim đã tìm ra cách thức để máy tính ở các vị trí, địa điểm khác nhau có thể hiển thị những văn bản có liên kết đến các tập tin văn bản khác. Kết quả nghiên cứu của ông Tim đó là ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML (Hyper Text Markup Language).
VI.1.2. Thông tin gì được cho phép đưa lên Internet?
Internet là một mạng diện rộng mà trong đó có nhiều cá nhân, tổ chức, quốc gia cùng tham gia. Thông tin đưa lên mạng Internet có xuất xứ từ nhiều nguồn khác nhau, và phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Từ những thông tin phục vụ cho giáo dục, y tế, quốc phòng, du lịch cho đến những thông tin có thể có hại cho các tổ chức, các quốc gia, hoặc các nền văn hóa.
Vì mỗi quốc gia có hệ thống pháp lý riêng của họ và những hệ thống pháp lý này đôi khi lại trái ngược nhau nên thông tin được đưa lên mạng Internet hầu như không thể kiểm soát được. Chẳng hạn tòa án Canada muốn kết tội một công dân nước họ vì tội tuyên truyền, ủng hộ chủ nghĩa phát xít mới nhưng họ không thể đưa anh ta ra tòa được vì thông tin anh ta đưa lên mạng được lưu trữ ở Mỹ. Mà theo luật pháp Mỹ thì điều này lại được
VI.1.3. Nguyên lý hoạt động của Internet
Để hiểu nguyên lý hoạt động của Internet theo cách đơn giản nhất, ta có thể hình dung thông tin gởi và nhận từ các máy tính giống như việc gởi thư qua hệ thống bưu điện. Khi muốn gởi thư, người ta thường đến một trạm bưu điện gần nhất để bỏ thư vào thùng. Tại đây thư của chúng ta và của nhiều người khác nữa sẽ được phân loại theo địa chỉ rồi tiếp tục được gởi lên tuyến cao hơn. Qui trình cứ tiếp tục như thế cho đến khi thư của chúng ta tới được địa chỉ của người nhận.
Tương tự như vậy, khi nhận và gởi thông tin trên Internet, thông tin cần phải được xác định địa chỉ duy nhất. Địa chỉ Internet của các tư liệu được quản lý bằng bộ định vị tài nguyên đồng dạng URL (Uniform Resouce Locator). Mỗi trang Web khi được đưa lên Internet sẽ có ít nhất một địa chỉ URL tham chiếu đến nó.
VI.2.MỘT SỐ KHÁI NIỆM VI.2.1. Địa chỉ Internet
Địa chỉ IP (Internet Protocol Address)
Khi tham gia vào Interntet, các máy tính gọi là các host, phải mang một địa chỉ IP dùng để nhận dạng. Địa chỉ IP được chia làm 4 số thập phân giới hạn từ 0 – 255, phân cách