II. CHỨC NĂNG, CƠ CẤU, TỔ CHỨC
1. Mỗi trường tiểu học có một tổ văn phòng gồm các viên chức làm công tác y tế trường học, văn thư, kế toán, thủ
chức làm công tác y tế trường học, văn thư, kế toán, thủ quỹ và nhân viên khác. Tổ văn phòng có tổ trưởng, tổ phó.
• Tham mưu tổng hợp
• Giúp việc (cho lãnh đạo và quản lý)
Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc; Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch; Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
• Đại diện
Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo:
> Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ
> Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân
> Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin (theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động).
Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý:
> Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị và toàn cơ quan (giao ban)
> Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề
> Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành
> Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng
Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị :
>Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần,
quý, tháng, năm)
> Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH > Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội
thảo, lễ hội và các hoạt động giao lưu.
> Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan.
Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan (hậu cần)
> Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa,
nâng cấp cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng làm việc…)
> Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan.
> Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ.
Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:
> Tuyển chọn và bố trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách
> Hướng dẫn CBVP các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp
> Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép
> Tham gia tổ chức các buổi gặp mặt giao lưu > Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách
