III. NGHIỆP VỤ HCVP III. NGHIỆP VỤ HCVP
• Có khả năng đảm đương công việc hành chính VP
• Hướng dẫn cho nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể nhân viên
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận
những yếu tố và phương pháp làm việc mới
• Gần gũi, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm dịu đi những tình huống khó khăn, căng thẳng
• Phong cách lịch sự • Kiểm soát cảm xúc • Có óc sáng kiến
• Tự tin
• Có óc phán đoán
• Có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
• Nhân viên VP là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn
bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày…
• Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức thông tin: xử lý văn bản đi - đến
(đăng ký các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng, thảo các văn bản,…)
• Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị,
đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,…
• Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của đơn vị
• Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu
• Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan, đơn vị;
• Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp
• Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc
• Cẩn thận và chu đáo
• Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết
• Kín đáo
• Năng động và linh hoạt • Tương trợ và đoàn kết
• Kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng: + Soạn thảo văn bản. Quản lý văn bản đi-
đến, lưu trữ hồ sơ, hiện đại hoá công tác văn phòng …
+ Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng…
+ Tiếp khách
+ Lên lịch công tác + Trực điện thoại
• Các kiến thức tổng quát về mọi mặt: kinh tế, pháp luật, quản trị , Kế toán tài chính, tâm lý xã hội, văn hoá nghệ thuật, ngoại ngữ...
• Trách nhiệm tổ chức công việc một cách khoa học , làm cho cấp trên thấy được mọi việc trong tầm kiểm soát