I. Một số đặc điểm của công ty có ảnh hởng đến hiệu quả sử dụng quĩ tiền lơng.
b.Cơ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
* Hội đồng quản trị: Gồm năm ngời trong đó có một chủ tịch và bốn thành viên. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trớc đại hội đồng cổ đông về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại đến tài sản của công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc công ty, thành viên của hội đồng quản trị đợc hởng lơng theo quyết định của đại hội đồng.
* Ban kiểm soát: Gồm hai ngời có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết năm tài chính của công ty và triệu tập đại hội đồng cổ đông nếu xét thấy cần thiết, trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết năm tài chính, báo cáo về những sự kiện tài chính bất thờng xảy ra, những u khuyết điểm trong quản lý tài chính của hội đồng quản trị. Kiểm sát viên đợc hởng thù lao do đại hội đồng quyết định và có trách nhiệm trớc đại hội đồng về những sai phạm của mình trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ đợc giao và gây thiệt hại cho công ty.
* Ban giám đốc: Hiện nay công ty thực hiện chế độ một thủ trởng, giám đốc là ngời điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trớc đại hội đồng về việc thực hiện các nhiệm vụ đợc giao, giúp việc giám đốc gồm có các phó giám đốc, kế toán trởng.
* Phó giám đốc: Có hai phó giám đốc có nhiệm vụ giúp đỡ và bàn bạc với giám đốc về công tác tổ chức sản xuất- kinh doanh tạo điều kiện cho giám đốc nắm bắt và điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh, triển khai các công việc đã thống nhất xuống các bộ phận chức năng.
* Phòng kinh doanh: gồm bốn ngời trong đó có một trởng phòng một phó phòng và hai nhân viên có chức năng tham gia cho giám đốc trong việc xây dựng
Phòng kinh doanh Xưởng sửa chữa Bộ phận dịch vụ Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ
các chiến lợc kinh doanh của công ty , đôn đốc giám sát việc thực hiện kế hoạch đã đợc duyệt từ đó giút ra những thuận lợi khó khăn nhằm tham mu cho giám đốc có kế hoạch và định hớng đúng cho việc kinh doanh có lãi, ngoài ra còn có chức năng điều phối và kiểm soát hoạt động của các xe, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty, đa công ty ngày càng phát triển.
* Phòng tổ chức- hành chính: Gồm 5 ngời trong đó có 1 trởng phòng, 1 phó phòng,1 lao động tiền lơng, 2 nhân viên, có chức năng nhiệm vụ là giúp giám đốc và ban lãnh đạo công ty thực hiện tốt công tác quản lý về số lợng và chất l- ợng lao động, sắp xếp đời sống, nơi ăn chốn ở, vị trí làm việc, quan hệ đối ngoại, đảm bảo công tác văn th đánh máy và giữ bí mật tài liệu, quản lý lao động tiền l- ơng, định mức sản phẩm, an toàn vệ sinh lao động, bảo hiểm xã hội theo chế độ chính sách của nhà nớc.
* Phòng kế toán: Gồm 5 ngời trong đó có 1 trởng phòng, 1 kế toán tổng hợp, 3 nhân viên là bộ phận giúp việc cho giám đốc về mặt tài chính hàng năm trên cơ sở sản xuất kinh doanh, quản lý chắc nguồn vốn, hạch toán thu chi tài chính theo đúng chế độ của nhà nớc, phân tích hoạt động kinh doanh, quản lý và hạch toán giá thành sản phẩm, tham mu cho giám đốc chủ động sử dụng nguồn vốn để phát triển sản xuất kinh doanh đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Mở sổ theo dõi tài chính tài sản vật t, lập kế hoạch chứng từ ghi chép và hạch toán, thanh quyết toán gọn nhẹ việc thu chi, quản lý chặt chẽ chế độ thu chi quĩ tiền mặt.
* X ởng sửa chữa : Gồm 18 ngời trong đó có 1 trởng xởng và 17 công nhân là bộ phận trực thuộc trực tiếp của công ty có nhiệm vụ đảm bảo toàn bộ việc bảo dỡng sửa chữa phơng tiện từ cấp 2 đến đại tu máy, vỏ thùng, vỏ xe nhằm thu hút lao động có tay nghề, nâng cao chất lợng sửa chữa, quản lý tốt kinh phí sửa chữa lớn của công ty nhằm phục vụ tốt kế hoạch sản xuất của công ty.
* Bộ phận dịch vụ: Đang từng bớc đi vào ổn định và phát triển với chức năng phục vụ cho sản xuất nội bộ là chính, đồng thời mở rộng sản xuất phục vụ cho khách hàng bên ngoài nhằm tạo thêm công ăn việc làm cho ngời lao động.
Trên đây là toàn bộ các phòng ban chức năng của công ty, mỗi phòng ban có chức- nhiệm vụ riêng. Song có mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ xung cho nhau nhằm tìm ra phơng án kinh doanh tốt nhất dới sự chỉ đạo chặt chẽ của các ban nghành liên quan. Song với cơ cấu phòng ban tơng đối phức tạp sẽ là khó khăn cho công tác tiền lơng của công ty nh với mỗi bộ phận phòng ban khác
nhau, với chức năng, nhiệm vụ khác nhau thì cần có các cách quản lý và sử dụng cũng nh việc đánh giá hiệu quả sử dụng quĩ tiền lơng khác nhau. Mặt khác, nhiều phòng ban chức năng khác nhau sẽ dẫn đến qui mô và cơ cấu quĩ lơng phức tạp hơn, gây khó khăn cho công tác quản lý và sử dụng.
4. Đặc điểm nguồn nhân lực.
Bảng 1: Báo cáo tình hình sử dụng và cơ cấu lao động 6 tháng cuối năm 2001.
Chỉ tiêu TS có đến kì BC (ngời) Tỷ lệ % Chia ra Bình quân kì BC kk Nữ Nam Số ngời Tỷ lệ Số ngời Tỷ lệ 1.Tổng số 197 100 27 13,7 170 86,3 173 2. Lao động quản lý 23 11,7 12 6,1 11 5,6 23 3. Lao động sản xuất (vận tải &sửa chữa)
137 69,5 6,1 137 69,5 137
4. Lao động dịch vụ 13 6,6 9 4,6 4 2 13
5. Lao động nghỉ việc 24 12,2 6 3 18 9,2
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực vận tải nên số lao động nữ chiếm tỉ lệ nhỏ khoảng 13,7% trong đó tập trung chủ yếu ở bộ phận lao động quản lý và dịch vụ xăng dầu. Trong khi đó ở bộ phận vận tải và sửa chữa thì hầu nh không có lao động nữ, đây là nét nổi bật của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải nói chung và công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây nói riêng.
Một đặc điểm nữa về nguồn nhân lực của công ty là có số lao động dôi d chiếm tỉ lệ khá cao(12% tổng số lao động). Sở dĩ có lao động dôi d là do công ty mới thực hiện cổ phần hoá, xắp xếp lại cơ cấu lao động dẫn đến d thừa. Đây cũng là bài toán khó đối với doanh nghiệp mới cổ phần trong giải quyết vấn đề lao động dôi d.
Bảng 2: So sánh mức độ biến động số lao động của công ty 6 tháng cuối năm 1999 và 6 tháng cuối năm 2000
Chỉ tiêu Đơn vị 6 tháng cuối năm 1999 6 tháng cuối năm 2001 1. Số lao động tăng trong kì Ngời 14 13 2. Số lao động giảm trong kì - 48 6 3. Số lao động không có nhu cầu sử dụng đến kì BC
- 31 24
Từ bảng trên ta nhận thấy 6 tháng cuối năm 1999 tình hình lao động của công ty có nhiều biến động đặc biệt có số lao động giảm trong kì lớn ( 48 ngời) và số lao động không có nhu cầu sử dụng lớn hơn so với cuối năm 2001(31 ngời 6 tháng cuối năm 1999 so với 24 ngời 6 tháng cuối năm 2001). Có sự khác nhau này là do giữa năm 1999 công ty chính thức chuyển đổi thành công ty cổ phần, sau khi chuyển đổi do xắp xếp lại cơ cấu tổ chức, giải quyết lao động dôi d dới nhiều hình thức nh chuyển công tác, đào tạo lại, nghỉ chế độ, nghỉ hu... Dẫn đến có sự biến động về số lao động lớn hơn so với cuối năm 2001
Với đặc điểm nguồn lao động nh đã trình bày ở trên, đa số lao động của công ty là nam, lại tập trung chủ yếu ở bộ phận vận tải. Mà tính chất của ngành vận tải có những nét riêng biệt nh phạm vi hoạt động, nơi làm việc, đối tợng phục vụ… Dẫn đến khó quản lý lao động, vì vậy công tác quản lý tiền lơng của công ty có nét đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh vận tải.