III. Tình hình hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty cơ
2. Cách thức trả lơng
2.1. Cách xác định quỹ lơng của Công ty TMC
- Căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp xác định nguồn quỹ tiền lơng tơng ứng để trả cho ngời lao động
+ Do đó Công ty t nhân với số vốn kinh doanh tự có, Công ty hoạt động thực hiện theo cơ chế thị trờng nên chủ yếu Công ty dựa vào nguồn sản xuất kinh doanh dịch vụ là chính. Công ty phụ thuộc vào số lợng hợp đồng nhận đợc nhiều hay ít mà nguồn vốn tăng, giảm, không có sự hỗ trợ từ bên ngoài
+ Quỹ tiền lơng dự phòng từ năm trớc chuyển sang
- Để đảm bảo quỹ tiền lơng không vợt chi so với quỹ tiền lơng đợc hởng dồn hi quỹ biến tiền lơng vào các tháng cuối năm hoặc dự phòng quỹ lơng cho các quỹ sau:
+ Quỹ tiền lơng trả trực tiếp cho ngời lao động theo lơng khoán, lơng sản phẩm, lơng thời gian (ít nhất = 76% tổng số tiền lơng).
+ Quỹ khen thởng từ quỹ lơng đối với ngời lao động có năng suất, chất l- ợng cao, có thành tích trong công tác (tối đa không quá 10% tổng lơng tay nghề giỏi (tối đa không vợt quá 2% tổng quỹ lơng).
+ Quỹ dự phòng năm sau (tối đa không vợt quá 12% tổng quỹ lơng). - Quỹ lơng đợc hình thành tại Công ty TMC
+ Quỹ tiền lơng tự làm
+ Các khoản thu khác (nếu có)
2.2. Các hình thức trả lơng và trích theo lơng tiến hành
+ Thanh toán lơng và bảo hiểm cho toàn bộ Công ty a. Đối với khối phân xởng
- Việc thanh toán tiền lơng cho công nhân ở phân xởng là một việc làm rất quan trọng có thống kê ghi chép số liệu, nhất là bộ phận trực tiếp làm ra sản phẩm. Công ty áp dụng phơng pháp chấm điểm ngày công làm việc. Thông qua tỏng điểm của cả tháng Công ty tiến hành trả lơng cho công nhân theo tiêu chuẩn sau:
+ Ngày công = 8 điểm
+ Làm thêm giờ 1 giờ = 1 điểm
+ Làm việc với năng suất cao đợc công 1 đến 2 điểm
Ưu điểm của hình thức trả lơng này là công nhân rất no đến công việc chung của tập thể, tiết kiệm nguyên liệu, tăng năng suất và đảm bảo chất lợng.
- Phòng kế toán - kế toán tiền lơng trực tiếp trả lơng cho công nhân sản xuất nhng việc chấm công diễn ra dới các phân xởng do viện quản lý phân x- ởng chịu trách nhiệm về thời gian làm việc cũng nh mỗi sản phẩm khi hoàn thành của ngời lao động.
- Tiền lơng của bộ phận gián tiếp (tiền lơng nhân viên quản lý phân xởng). Nh đã nói ở trên tiền lơng của bộ phận gián tiếp ở các phân xởng cũng đ- ợc tính bằng phơng pháp thời gian do bộ phận kế toán tiền lơng căn cứ vào số ngày đi làm và kế hoạch sản xuất.
- Căn cứ vào mức lơng, cấp bậc, hệ số quy địch của Nhà nớc, kế toán tính theo công thức.
Lơng thời gian = 290.000đ ì H
26 ì N ì phụ cấp ì K ì T Trong đó:
H: Là hệ số lơng
290.000: Lơng theo quy định của Nhà nớc N: Ngày công làm việc thực tế
K: Hệ số hoàn thành kế hoạch T: Hệ số thi đua
26: Ngày công thực tế trong tháng.
- Cuối tháng các tổ, nhóm tiến hành bình bầu thi đua phân loại và gửi về phòng kế toán:
Cụ thể ta có: Lơng gián tiếp của phân xởng cơ khí tháng 12/2003 nh sau: Ví dụ 1: Cách tính lơng cho đồng chí Nguyễn Văn Hùng
Lơng cơ bản = 290.000 đ ì H 26 ì27 (hệ số lơng = 2,7) = 290.000 đ ì 2,7 26 ì27 = 813.200 đ/tháng Lơng ngày = 290.000 đ ì H 26 ì27 (hệ số lơng = 2,7)
= 290.000 đ ì H 26 ì27 = 30.000 đ/ngày * Phụ cấp khác = 50.000 đ/tháng * Phụ cấp thu nhập = 0,07 ì813.200 đ = 57.000đ/tháng * Tiền ăn ca = 200.000 đ/tháng ⇔ Tổng tiền = 813.200 + 50.000đ + 57.000đ + 200.000đ = 1.120.200đ *Phải trừ 1% lơng nộp BHYT
1.120.200đ ì1% = 11.202 đ
* Phải trừ 5% lơng cơ bản nộp BHXH 813.200 ì 5% = 40.660 đ
⇔ do đó số tiền còn đợc lĩnh của đồng chí Nguyễn Văn Hùng là: 1.120.200đ - 11.202đ - 40.660đ = 1.068.338đ
(bình thờng) chỉ có 26 công chế độ (tháng)
- ngày công làm việc thực tế có thể cao hơn, cha kể thời gian làm thêm giờ.
Ví dụ 2: Lơng của công nhân trực tiếp sản xuất ở phân xởng gò 12/2003 - Lơng của đồng chí Nguyễn Mạnh Tiến
Lơng ngày = lơng tháng/26 = 290.000 đ ì H 26
= 290.000 đ ì 2,7
26 = 30.000đ
* Làm thêm giờ = 1 giờ = 1 điểm (8điểm = 1 công) thêm giờ (tháng) = 32 giờ = 32 điểm = 4 công
= 4 ì 30.000đ = 120.000 đ * Phụ cấp thu nhập = 0,07 ì 783.000 đ = 54.810đ
*Tiền ăn ca = 200.000 đ * Tiền thởng = 30.000 đ
⇔ Tổng tiền = 783.000đ + 120.000đ + 54.810đ + 20.000đ + 30.000đ = 1.187.810đ
* Phải trừ 1% lơng nộp BHYT 1.187.810 ì 1% = 1.1878,1đ
* Phải trừ 5% lơng cơ bản nộp BHXH 783.000đ ì 5% = 39.150đ
⇔ do đó số tiền còn đợc lĩnh của đồng chí Tiến là: 1.187.810đ - 11878,1 đ - 39.150 đ = 1136.782 đ b. Đối với khối phục vụ quản lý Công ty
- Những ngày làm việc thực tế đợc hởng lơng sản phẩm trực tiếp
- Những ngày nghỉ phép, lễ, hội họp. đi công tác... thì đợc tính lơng thời gian theo chức vụ hiện giữ.
- Để tiện cho việc tính lơng của bộ phận gián tiếp, kế toán lơng phải có bảng chấm công, để xác định số ngày tham gia lao động cho từng nhân viên trong ban. Để đảm bảo việc chấm công chính xác hợp lý và thuận tiện cho việc tính lơng. Cuối tháng ngời chấm công phải theo dõi sát sao. Căn cứ vào bảng chấm công trong tháng kế toán tiến hành tính lơng cho từng ngời theo số công nhân tham gia lao động và bậc lơng tháng (bảng thang bậc lơng do Nhà nớc quy định).
- Chế độ phụ cấp mà cán bộ công nhân viên đợc hởng trong Công ty là: + Phụ cấp trởng, phó phòng
*Trởng phòng: 0,3 so với mức lơng tối thiểu trên tháng * Phó phòng: 0,2 so với mức lơng tối thiểu/tháng
+ Phụ cấp làm thêm:
* Làm thêm 1/2 chủ nhật: Hởng thêm 15.000đ hoặc cộng thêm 5 điểm * Phụ cấp độc hại: 2.000đ/ngày hoặc 1500/công
Cụ thể ta có: tính lơng cho đồng chí Nguyễn Văn Nam Lơng thời gian = 290.000 đ ì2,7
26 ì N ì Hệ số ABCD + phụ cấp Trong đó:
- Hệ số ABCD: hệ số thành tích + Loại A = 1,2 Hệ số lơng
+ Loại B = 1,0 N: ngày công thực tế đi làm + Loại C = 0,8 26: ngày công thực tế trong tháng + Loại D = 0,5 Lơng cơ bản = 290.000 đ ì 2,7 26 ì23 =692.654 đ * Phụ cấp làm thêm = 15.000 đ * Hệ số ABCD (A = 15%, B = 5%) * Hệ số A = 15% ì lơng cơ bản = 15% ì692.654đ =103.898đ * Hệ số B = 5% ì lơng cơ bản = 5% ì 692.654đ = 34.633đ * Tiền ăn ca = 150.000 đ ⇔Tổng tiền = 692.654đ + 15.000đ + 103.898 đ + 34.633 đ + 150.000đ = 996.184 đ.
* BHXH phải nộp 5% = (lơng cơ bản + lơng phép) ì 5%
= (692.654 + 105.000 đ) ì 5% = 39.883đ
* Lơng phép = lơng sản phẩm = khối lợng sản phẩm công việc hoàn thành ì đơn giá tiền lơng sản phẩm
* BHYT phải nộp 1% = (lơng cơ bản + lơng phép) ì 1%
= (692.654 + 105.000 đ) ì 1% = 7.976,54đ
⇔ Số tiền còn đợc lĩnh = 996.184đ - 39.883đ - 7.977đ - tạm ứng (tạm ứng = 300.000đ) = 996.184đ - 39.883đ - 7.977đ - 300.000đ
= 648.324 đ
Công ty trả lơng vào cuối tháng một lần. Đối với 1 số trờng hợp riêng, nếu nhân viên có yêu cầu tạm ứng thì phải đợc sự đồng ý trực tiếp của ngời quản lý công nhân, cùng kế toán trởng, kế toán tiền lơng cho tạm ứng trớc.
- Ta có phiếu chi tạm ứng cho đồng chí Nguyễn Thu Trang tháng 12/2003
Đơn vị Địa chỉ... Phiếu chi Số 158 Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Mẫu số 02 - TT QĐ số 1141TC/CĐKT Nợ141 Có 111
Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thu Trang Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội
Lí do chi: Chi tạm ứng lơng tháng 1/2004
Số tiền:300.000 ...Bằng chữ: ba trăm ngàn đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc Thủ trởng đơn vị Giám đốc (Ký họ tên, đóng dấu) Kế toán trởng (ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngời nhận tiền
Từ bảng chấm công kế toán tiền lơng căn cứ vào để tính lơng cho công nhân trong Công ty, sau đó lập bảng thanh toán lơng.
Bảng 4
bảng thanh toán lơng
Bộ phận sản xuất tháng 12/2003 Đơn vị tính: đồng ST T Họ và tên Chức vục Cấp bậc Phân thu nhập Lơng cơ
bản Thêm giờ trách Tiền nhiệm
Tạm
ứng ăn ca
số còn lại 1 Kiều Thiện Tài Quản đốc Kỹ s 1.000.000 100.000 500.000 200.000 800.000
2 Nguyễn Văn Hùng P quản đốc Kỹ s 900.000 55.000 300.000 200.000 845.500
3 Quang Thắng Tổ trởng hàn Bậc 7/7 800.000 700.000 30.000 200.000 1.100.000
4 Mạnh Phong Tổ phó hàn Bậc 7/7 750.000 50.000 10.000 100.000 200.000 910.000
5 Nguyễn Mạnh Cờng Thợ sửa chữa Bậc 7/7 680.000 120.000 0 350.000 200.000 650.000
Cộng 4.130.000 240.000 195.000 1.250.000 1.000.000 4.305.000
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
Bảng 5
Bảng thanh toán lơng bộ phận quản lý
Tháng 12/2003 Đơn vị tính: đồng ST T Họ và tên Chức vục Phân thu nhập Lơng
cứng Thêm giờ Thởng ăn ca tạm ứng Phụ cấp số còn lại 1 Nguyễn Hồng
Quang Giám đốc 1.250.000 120.000 100.000 200.000 500.000 50.000 1.220.000
2 Nguyễn Việt Hải P.Giám đốc 1.100.000 120.000 100.000 200.000 200.000 50.000 1.370.000
3 Lê Bá Mạnh kỹ s (TP) 950.000 15.000 50.000 200.000 0 0 1.215.000
4 Nguyễn Thu Huyền Kế toán 700.000 15.000 50.000 200.000 0 0 965.000
5 Nguyễn Văn Quân Kế toán 650.000 30.000 50.000 200.000 100 0 830.000
2.3. Hạch toán các khoản trích kèm theo tại Công ty TMC
Đầu tháng kế toán tiền lơng căn cứ vào số liệu hiện có và tiền lơng cơ bản hiện giữ của từng cá nhân lập danh sách trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ sau đó vào bảng.
Tháng Đóng BHXH,
KPCĐ
15% BHXH thu của ngời
lao động
Quỹ tiền lơng thực tế Tổng l- ơng KPCĐ % 2% BHYT tính vào giá thành sản phẩm 1% BHYT thu của ngời
lao động
12/2003
- Hàng quý cấp trên sẽ căn cứ vào bảng trên để tiến hành thu về quỹ BHXH và BHYT theo tỷ lệ sau
+ 20% thu về quỹ BHXH cấp trên trong đó: 15% Công ty chịu, còn 5% cá nhân chịu (tính lơng cơ bản)
+ 3% thu về quỹ BHYT: 2% Công ty nộp, 1% lơng ngời lao động nộp - Sau đó căn cứ vào chứng từ ốm đau, tai nạn, viện phí... cấp trên lại tiến hành cấp trả cho Công ty số thực chi.
+ Với KPCĐ thì 2% làn quỹ đoàn Công ty: 1% Công ty đóng, 1% ngời lao động nộp (tính lơng cơ bản).
- Trong quá trình hình thành quản lý sử dụng các quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ Công ty thực hiện theo nguyên tắc
+ Chi đúng chính sách + Chi trong giới hạn thu
+ Mọi ngời đều có quyền bình đẳng nh nhau + Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ
* Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ
- Công ty TMC trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ quy định của Nhà nớc là 25% quỹ lơng
- Việc tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ đợc tiến hành theo từng tháng chẳng hạn tháng 12/2003 Công ty trích nh sau:
* Tổng quỹ lơng thực tế trích KPCĐ là: 68.931.898đ * Tổng quỹ lơng cơ bản tính trích BHXH là: 50.180.500đ * Trích KPCĐ (TK 3382): 68.931.898đ ì 1% = 689318,98đ * Trích BHXH (TK 3383): 50.180.500đ ì 5% = 2509025đ * Trích BHYT (TK 3384): 50.180.500đ ì 2% = 1003610đ Vì trong 25% quỹ lơng thì
_ BHXH trích 20% trong đó Công ty chịu 15% còn cá nhân phải chịu 5% lơng cơ bản
- BHYT 3% trong đó Công ty chịu 2% cá nhân chịu nộp 1% lơng cơ bản - KPCĐ trích 2% Công ty
Tổng BHXH, BHYT = 17% ì lơng chính (NĐ 26CPCP) KPCĐ = 2% ì lơng thực tế
* Từ bảng thanh toán tiền lơng cuối quý kế toán lập bảng phân bổ tiền l- ơng BHXH, KPCĐ cho công trình) đơn vị: đồng
Nợ TK 622: 9.700.000
Có TK 334: 9.700.000(tính lơng) - Tính theo lơng
Nợ TK 622: 1.843.000
3382: 194.000 (9.700.000 ì 0,02) 3383: 1.455.000 (9.700.000 ì 0,15) 3384: 194.000 (9.700.000 ì 0,052) Nợ TK 334: 950.400 Có TK 338: 950.400 3383: 792.000 3384: 158.400.
Bảng 07:
Đơn vị: Công ty TMC Địa chỉ:
Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH
Bộ phận sản xuất 12/2003
Đơn vị tính: Đồng STT
TK 334 Tk 334
Lơng thời gian Phụ cấp Cộng có TK 334 KPCĐ 2% BHXH 15% BHYT 2% Cộng có TK 334 Tổng 1 TK 622 8.600.000 1.100.000 9.700.000 194.000 1.455.000 194.000 1.843.000 11.543.000 PX 1 5.250.000 640.000 5.890.000 117.800 883.500 117.800 1.119.100 PX 2 3.350.000 450.000 3.800.000 76.000 570.000 76.000 722.000 2 TK 627 5.800.000 340.000 6.140.000 122.800 921.000 122.800 1.166.600 7.306.600 PX 1 3.500.000 320.000 3.820.000 76.400 573.000 76.400 725.800 PX 2 2.300.000 120.000 2.420.000 48.400 363.000 48.400 459.800 3 TK 642 9.580.000 2.050.000 11.630.000 232.600 1.744.500 232.600 2.209.700 13.839.700 4 TK 334 1.373.500 274.700 1.648.200 1.648.200 5 Cộng 23.940.000 3.490.000 27.470.000 868.000 7.883.500 1.142.700 9.894.200 34.336.900
Cuối cùng kế toán trực tiếp hoặc phân bổ chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 154
Có TK 622
- Từ bảng phân bổ lơng, kế toán ghi sổ chi tiết 622, sổ cái TK 622. Bảng 08:
Sổ chi tiết TK 622 "Chi phí nhân công trực tiếp"
Đơn vị tính: đồng
STT Diễn giải Nợ Có
1 Tiền lơng phải trả công nhân trực tiếp sản xuất 9.700.000 2 1.843.000 3 11.543.000 Cộng 11.543.000 11.543.000 Bảng 09:
Sổ cái TK 622 "Chi phí nhân công trực tiếp"
STT Chứng từ
SH NT Diễn giải TKĐƯ
Số tiền
Nợ Còn
Tiền lơng phải trả công nhân trực tiếp sản xuất
334 9.700.000 Trích BHXH, YT, KPCĐ 338 1.843.000 Kết chuyển chi phí nhân công
trực tiếp
154 11.543.000
Cộng 11.543.000 11.543.000
Ví dụ: tháng 12/2003 chi phí phát sinh đợc tổng hợp trên bảng thanh toán lơng cho nhân viên quản lý phân xởng là; 6.140.000 đồng. Số liệu này đợc kế toán ghi vào bảng phân bổ lơng và trích BHXH.
Có TK 334: 6.140.000 Có TK 338: 1.166.600
Số liệu này đợc kết chuyển vào TK 154 vào sổ chi tiết TK 6271, sổ cái TK 6271.
Bảng 10:
Sổ chi tiết TK 6271 "Chi phí nhân viên phân xởng"
Ngày....tháng....năm 2003
Đơn vị tính: đồng
STT Diễn giải Nợ Có
1 Lơng phải trả cho CNV PX 6.140.000
2 Trích BHXH, YT, KPCĐ 1.166.600
3 Kết chuyển chi phí nhân viên phân xởng
7.306.000
Cộng 7.306.000 7.306.000
Bảng 11:
Sổ cái TK 622 "Chi phí nhân công trực tiếp"
STT SHChứng từNT Diễn giải TKĐƯ Nợ Số tiền Còn
Lơng phải trả cho CNV PX 334 6.140.000 Trích BHXH, YT, KPCĐ 338 1.166.600 Kết chuyển chi phí nhân viên
phân xởng
154 7.306.000
Cộng 7.306.000 7.306.000
* Trên cơ sở bảng phân bố tiền lơng và các khoản trích làm theo kế toán tiến hành ghi vào sổ:
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích trong tháng Nợ TK 334
Có TK 338 (2,3,4)
Lơng BHXH = Lơng BHXH tháng trớc khi nghỉ 26 ì Số ngày nghỉ ì 75% đối với CNV chức ì 100% đối với CNV chuyên nghiệp
- Việc chi trả theo đúng quy định của ngành BHXH hiện nay có nghĩa là căn cứ vào thời gian công tác để tính cụ thể cho từng đối tợng.
+ 30 ngày trong 1 năm nếu đóng BHXH dới 15 năm. + 40 ngày nếu đóng BHXH từ 15 đến 30 năm
+ 50 ngày nếu đóng BHXH từ 30 năm trở lên. 2.4. Tổ chức hạch toán lao động.
Nội dung của hạch toán lao động là hạch toán về số lợng lao động, kết quả lao động và thời gian lao động.
a. ở công ty TMC việc hạch toán số lợng lao động đợc thực hiện ở phòng kế toán thông qua hệ thống sổ sách lao động của công ty.
Bảng 12: Cơ cấu lao động gián tiếp của công ty Ngày ...tháng...năm 2003 Đơn vị tính: ngời STT Chức năng Số l- ợng Giới tính Trình độ Nam Nữ Chuyên môn Ngoại ngữ 1 Giám đốc 1 1 0 Kỹ s Anh
2 Phó giám đốc 1 1 Cử nhân KT Anh
3 Kế toán trởng 1 1 K.toán TC Anh
4 Phòng vật t thiết bị 4 3 1 Kỹ s Anh
5 Phòng tài vụ 2 1 1 Tài chính Anh